¿Te pasas el día corriendo de un
lado a otro, ocupada con mil y una cosas y sintiendo que no has hecho nada
productivo, que tendrías que haber acabado más cosas, que el día no tiene
suficientes horas?
Si este es tu caso y quieres
gestionar mejor tu tiempo y ser más productiva, en este artículo te explico cómo
conseguirlo. Tienes que tener en cuenta dos cosas: ser más eficiente, y ser más
efectiva.
CÓMO SER
MÁS EFICIENTE
Para ser más
eficiente es
importante determinar cuándo eres más productiva y qué te hace perder el tiempo.
Para averiguar estas dos cosas es muy útil apuntar durante una semana (al menos
3 o 4 días) todo lo que haces y el tiempo que empleas en cada cosa.
Durante un día normal todos
tenemos picos de
productividad. Por ejemplo, en mi caso he identificado tres
horarios diferentes: por las mañanas de 11 a 2 son muy productiva, el tiempo
vuela y acabo cosas más rápido que en cualquier otro momento del día.
Después
hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que me cuesta mucho
concentrarme y pierdo el tiempo con cualquier cosa.
Sabiendo esto, escribir artículos
en los momentos de baja concentración sería una enorme pérdida de tiempo, ya que
tardaría mucho más que si lo hago en los ratos donde soy más productiva.
Tú
puedes hacer algo parecido, utiliza tu tiempo con inteligencia. Haz el trabajo
importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos
productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración.
Eso
hará que tu productividad aumente y que te sientas más satisfecha al ver que
haces y acabas más cosas (el truco está en acabar no en empezar y dejar a
medias).
También tienes que conocer cómo
pierdes el tiempo, las actividades o tareas que supuestamente te van a llevar
cinco minutos y sin darte cuenta has perdido media mañana.
Eso incluye
normalmente redes sociales (Facebook, Twitter), irte “cinco minutos” a tomar un
café, mirar un momentito el correo.
Averigua cuanto tiempo empleas al día en
esas actividades, los resultados te sorprenderán.
Ahora ya sabes cuándo eres más
productiva y que “ladrones” de tu tiempo debes eliminar o limitar, aquí
tienes otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:
● Agrupa tareas: En vez de mirar tu correo cada 15 minutos, proponte
hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días para algo, dedica un
solo día a hacerlo todo.
● Programa periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono,
internet,…). Esto funciona muy bien, te recomiendo que lo pruebes.
Si te
parece difícil, comienza con periodos cortos de 10-15 minutos y los vas
aumentado. Lograrás acabar muchas más cosas. Es una de las técnicas que yo uso
más porque funciona muy bien.
CÓMO SER
MÁS EFECTIVO
La segunda parte consiste en ser
más efectivo, en centrarte en las cosas importantes, las que te van dar mejores
resultados. En resumen, en saber priorizar. Aquí te dejo tres métodos que me
gustan mucho:
1. Los cuatro cuadrantes (técnica
descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de
Stephen Covey), consiste en agrupar tus tareas en uno de estos cuadrantes:
● importante y urgente
● importante y no urgente
● no importante y urgente
● no importante y no urgente.
Por supuesto, primero te centras
en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo
es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas
importantes no lleguen a ser urgentes.
2. Ley de Pareto.
El 80% de tus
resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifica ese 20% y hazlo
primero. Una forma de hacerlo es dividir el número de tareas que tengas entre
cinco y del número resultante seleccionar las más importantes.
Por ejemplo, si
tienes una lista de 20 tareas, utilizando este sistema, sólo 4 serían las
realmente importantes, decide cuales son y encárgate de ellas primero.
3. Responde a estas preguntas. Cuando estás agobiada y tienes muchas cosas que hacer, responde a estas dos
preguntas: ¿qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? y ¿si sólo tuviera
que hacer una cosa, qué sería? (yo esta la uso mucho).
LO MÁS
IMPORTANTE
Ahora ya sabes como ser más
eficiente y más efectiva y se notará en tu trabajo, pero hay una tercera parte,
la más importante: “querer”.
Como todo en esta vida, ser más productivo depende
de si quieres seguir adelante a pesar de los obstáculos e imprevistos que te
surjan. Así que dime, ¿necesitas ser más eficiente, más efectiva, o las dos
cosas? ¿Estás dispuesta a hacer lo que haga falta?
No
esperes que la suerte golpee a tu puerta y diga: “Tengo un trabajo para
ofrecerte; uno que te hará sentir feliz y completo”.
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