Totalmente cierto que hoy en día, los sistemas se han vuelto más y más
complejos, los candados que ponemos en las empresas nos ayudan a sentir una
cierta seguridad en cuestión de creer que las cosas se están desarrollando en
una forma correcta, que los controles funcionan y que los números que vemos mes
a mes en nuestros reportes, son correctos.
Sin embargo lo que no podemos cambiar de la noche a la mañana es el factor
Humano, de nada sirven proceso multimillonario para arrojarnos números y
estadísticas, si la base, el origen de esas formulaciones está mal.
No es tan suele en una empresa donde lo he visto , este error que a continuación
vamos a detallar , es uno de los errores más comunes que se presentan en las
áreas comerciales y es un error que por pequeño que sea ( aparentemente ) nos
está costando millones de pesos cuando sacamos la cuenta anual .
El error más frecuente que hemos detectado en las empresas es la ausencia, la
falta, de un registro escrito y firmado, tanto por el proveedor como por el
comprador, de los acuerdos comerciales
Las personas cambian , los funcionarios pasan a otras áreas , los mismos
compradores son promovidos o removidos y lo que debiera ser un control físico ,
por escrito , con firmas autógrafas de los acuerdos , condiciones , descuentos ,
rappel , bonificaciones por volumen etc. etc. se deja para después y usualmente
ese después no llega .
Los acuerdos se acumulan , el tiempo se le viene encima al comprador y la
información se queda sin actualizar en el cajón o en el escritorio del
asistente, desafortunadamente la información que llega a contabilidad puede ser
incompleta , por decir lo menos , cuando no incorrecta y un pequeño error de un
.5% esto es medio punto , en las
negociaciones con sus principales proveedores
se vuelve una cifra bastante importante cuando usted multiplica ese pequeño
medio punto , por el volumen de operaciones generado anualmente por esa área.
Hemos visto como en aras de la rentabilidad y funcionalidad de las empresas,
recortamos gastos aquí y allá y en ocasiones tenemos que castigar un área para
ahorrarnos ese medio punto que estamos dejando de ganar simplemente por no
capacitar y entrenar de forma correcta y sistemática a nuestros compradores.
No se trata de que haya mala voluntad o mala fe en el comprador o en el
asistente, si el comprador no sabe, si el comprador carece de las herramientas,
de la secuencia de datos, es prácticamente que lo aplique, no puede hacer lo que
no sabe, amén de que por las cargas de trabajo que se tiene en las empresas
muchas de estas funciones administrativas se delegan en asistentes o
secretarias, que tienen mucho menor idea de la importancia de documentar y
registrar estos acuerdos.
No importa que tan sofisticado sea tu sistema contable o cuanto hayas invertido
en RP y Sistemas, si la información que entra al sistema está mal, el producto
final estará mal, así de sencillo.
Por Gonzalo Estrada O. de M.
http://www.forocomercial.org
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