Los expertos, recomiendan principalmente, tener desarrollada una política de viajes corporativa que se difunda a todos los miembros involucrados en la organización.
Allí, se debe definir, por ejemplo, a qué categoría de hoteles o clases de vuelos pueden elegir los distintos tipos de ejecutivos, la organización del viaje y cuáles serán los gastos que cubrirá la empresa y cuales correrán por cuenta de cada persona.
En caso de que el viaje se realice en avión, la compra anticipada es una de las principales claves del ahorro. Cuánto más se planifique la fecha de viaje, se dispondrán de más opciones y se armará un mejor presupuesto.
Lo ideal, es planificar los viajes al menos dos veces al año y procurar no moverse de ese esquema. Preferentemente a principios y a mediados del año laboral.
Si se puede convencer al personal de viajar los fines de semana, momento en el que también se reducen los costos, se logrará mayor economía. Seguramente, la cifra que se abone por ese tiempo extra laboral a cada pasajero nunca superará el costo de viajar en fechas populares.
Tampoco deben descartarse los convenios con aerolíneas y hoteles que les proveerán precios preferenciales y otros beneficios. Se recomienda diagramar alianzas en todos los países donde existan sucursales, de manera que faciliten paquetes por convenios multinacionales en las aerolíneas, hoteles y hasta en restaurantes.
En caso de tratarse de empresas más chicas, asociarse a una determinada empresa de viajes, traerá como resultado un beneficio conjunto y lógicamente, logrará bajar costos en torno a la fidelización que busca la agencia para con el potencial cliente.
Adaptar el itinerario también juega un rol decisivo ya que si se obtiene una tarifa muy económica para estar en un destino a las 10 de la mañana, comprometerse a estar a las 9 de la mañana puede suponer tener que pagar el doble por un pasaje.
Si se encuentra una buena tarifa, se reserva, se realiza el cierre de la reunión y luego se compra de inmediato.
Los especialistas recomiendan además no fanatizarse con una empresa de vuelos o un hotel, conviene comparar costos y existen múltiples sitios webs donde se encargan de hacer ese trabajo y enviar reportes diarios hasta encontrar el precio que se busca.
Y como en todo, la clave está en saber diferenciar las verdaderas necesidades. Concientizar al personal de que piensen si harían determinado gasto en caso de que el dinero saliera de sus bolsillos es un factor ineludible.
Y entender el concepto de que no se trata de hacer menos reuniones, sino de que asista la gente necesaria para cubrir los objetivos. En viajes de incentivos, la US Travel Association recomienda que no viaje más de un 10% de ejecutivos de la firma patrocinadora.
Por Clarisa Ercolano
