La
agenda tiene una importancia fundamental. No en vano una de las tareas
más importantes de los/as ayudantes ejecutivos consiste en conseguir la mayor
eficiencia en la organización del trabajo y la
gestión del
tiempo de los directivos, llevando al día su agenda.
Acerca de la agenda
Es liberador apuntar todo aquello que tiene una fecha y hora determinada. Tan
pronto como queda plasmado en la agenda nos sale un suspiro, “ahora sé
que no se me olvidará y no quedaré mal con el cliente, compañero, jefe,
proveedor, etc.”. ¿Para qué preocuparnos de olvidar algo? ¿O para qué fiarnos de
nuestra memoria y tener que estar pendientes de no olvidarlo?
Aquí la
autodisciplina es fundamental. Para que el sistema funcione con
eficiencia es imprescindible que vayamos apuntando todo a medida que surge,
y también que consultemos la agenda con frecuencia, al menos al llegar al
trabajo, al volver de comer y antes de salir del trabajo. Aunque lo ideal es
chequearla más a menudo por si ha surgido algo nuevo, o nos hemos olvidado de
algo.
Elementos auxiliares de la agenda
Las bandejas, ya sean de plástico para carpetas de papel, o las de Outlook o en
la nube de tu proveedor de correo electrónico si se trata de documentos
recibidos por email, son imprescindibles para la organización del trabajo.
Te ayudará tener varias bandejas rotuladas apiladas, para colocar las carpetas
según si se trata de un tema profesional o personal; si es algo importante, para
hacer en el día, urgente, menos urgente, para archivar, etc. También es
necesario un buen sistema de archivo, tanto virtual como físico.
La libreta donde apuntarlo Todo
Además de la agenda, son múltiples las ventajas de una libreta, y a mi
parecer llevarla siempre es imprescindible para ganar en eficiencia.
Lleva siempre contigo una pequeña libreta y un bolígrafo, porque las personas
tendemos a olvidar las cosas, especialmente si nuestro trabajo mueve mucha
información.
Escribir todo lo que tenemos que hacer, pedir, llamar, incluso las ideas que se
nos ocurren, nos resta estrés porque ya no tenemos que estar tratando de no
olvidarlo.
Si después pasamos la información a la agenda poniendo fechas
a las tareas, estaremos ayudando a la organización del trabajo.
Una buena organización del trabajo requiere de agenda para
poder cumplir los compromisos, fechas de entrega y poder optimizar el tiempo.
Además debe ir acompañada de carpetas y un buen sistema de archivo que
aumentarán la eficiencia. Es muy importante también tener por escrito
todo aquello que se nos ocurre, ideamos, recordamos o planificamos, para lo que
es ideal llevar siempre una libreta.
“La mayoría de la gente fracasa no por falta de talento, dinero u oportunidad;
fracasa porque nunca planifica por escrito” Robert H. Shuller
Por Marta Morón
www.mujerlider.es
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