Un álbum es una buena
forma de asegurarse la preservación de la información. En él, pueden guardarse
las fotos archivadas para la identificación de las posesiones y mantener
ordenados datos sobre los objetos recolectados y el material escrito.
La
cantidad de organización y el sistema que usted emplee, dependerá de cuanta
información tenga o haya conseguido durante la investigación.
Las pequeñas
colecciones pueden clasificarse según: calidad artística, uso o fotografías. Si
usted tiene una Biblia, dos diarios, varias cartas y un periódico, la categoría
podría denominarse “Comunicación o Escritos”.
Las colecciones más grandes en una sola categoría, puede subdividirse
cronológicamente. Independientemente del tipo o cantidad de material que posea o
el sistema que adopte, la organización de las posesiones es fundamental en la
efectividad de su utilización, sin tener que manipularlos constantemente
arriesgándose al deterioro. Hacer copias de las fotos, le permitirá tener los
originales en un lugar seguro.
Después de dividir la colección en diversas categorías, comienza el inventario.
Disponga una forma simple que esté encabezada por fechas, persona o personas que
se encarguen de ese inventario, categoría de pistas y su destino final.
Anote
cada ítem, haga una descripción, describa su estado, el contexto, la información
genealógica relevante que contenga, y las conjeturas o precisiones sobre su
origen.
Las bases de datos computarizadas, dan una excelente forma de organizar dicha
información. Un buen diseño le permitirá imprimir una lista de información en
diferentes formas:
-por tipo de objeto
-por fecha de fabricación
-por nombre del dueño original
-por actual cuidador
La base de datos, puede mejorarse sumando información similar en todos los
casilleros familiares, aun en aquellos en los que los miembros familiares
rechazan compartir la información.
Los familiares que no pueden desprenderse de
los objetos (o no lo desean), le pueden permitir tomar fotografías o escribir
una descripción de los mismos. Ellos acceden más fácilmente, si en cambio,
reciben información similar de otros dueños de pistas familiares.
