Para no olvidarnos de una reunión importante, para recordar cumpleaños o seguir la evolución de una tarea que estamos desarrollando, es imprescindible contar con la ayuda de un buen organizador.
La tecnología moderna nos brinda una interesante gama de posibilidades, para poder manejar estas alternativas desde nuestra PC, o con herramientas online, disponibles desde cualquier lugar.
Administrar de manera eficiente nuestro tiempo, es un aspecto fundamental en nuestra vida diaria.
En este artículo, conoceremos las herramientas que nos brindan una valiosa ayuda en esta tarea.
Utilizando el calendario de Windows Vista
Windows Vista nos ofrece un herramienta de calendario, que nos permite registrar nuestros eventos y reuniones.
Para acceder, debemos ir al menú de Inicio de Windows, hacer clic sobre “Todos los programas” y buscar el icono de “Calendario de Windows”.
Este calendario se puede publicar y compartir en internet, en un directorio de red o en nuestro propio equipo, para otras personas que deseen verlo.
Además podremos suscribirnos al calendario o permitir que otra gente lo haga.
Contamos con la posibilidad de generar nuevos eventos, crear tareas con seguimiento y utilizar colores para identificarlas.
Esta herramienta está completamente integrada al sistema operativo y se destaca por su facilidad de uso.
Es una aplicación sumamente útil para realizar planificaciones o para cumplir la función de agenda.
Contamos con opciones de impresión y el acceso a los contactos cargados en Windows.
Organizando citas y eventos con Microsoft Outlook
Microsoft Outlook 2007, programa distribuido junto al paquete de Microsoft Office 2007, nos brinda un potente calendario, donde podremos registrar nuestras citas y programar eventos.
Esta opción es de fácil acceso, se ubica en el panel de la izquierda del programa. Podremos acceder a vistas diarias, semanales o mensuales, con distinto nivel de detalle.
Con un doble clic sobre el día elegido, tendremos acceso a una ventana donde cargaremos los datos del evento: asunto, ubicación, fecha de comienzo y de finalización.
Podremos escribir un texto descriptivo, adjuntar archivos, incluir tablas, colocar gráficos y agregar vínculos o marcadores.
Llegada la fecha agendada, recibiremos un aviso, que podremos leer o posponer. Además, tenemos la posibilidad de enviar recordatorios a otras personas.
Otra alternativa muy útil que brinda esta herramienta, es la posibilidad de crear una lista de “Tareas” con características avanzadas. Opción ubicada en la barra izquierda, debajo de “Contactos”.
Nos permite crear distintos tipos de tareas, agregar elemento, definir prioridades y hacer seguimientos.
Organizándonos online
Dentro de las aplicaciones web, podemos encontrar una gran variedad de organizadores, agendas y calendarios online.
Google Calendar (http://www.google.com/calendar/) es un servicio gratuito de Google, que nos permite organizar nuestra agenda de manera sencilla y tener nuestro calendario online. Esta herramienta no requiere instalaciones adicionales.
Podremos personalizar la vista, para ver el calendario por día, semana o mes.
Tenemos la posibilidad de agregar eventos, programar recordatorios, dejar comentarios o enviar invitaciones.
Contamos con la posibilidad de incorporar eventos de otras aplicaciones, como por ejemplo de Microsoft Outlook.
Podremos tener un calendario individual o compartirlo con otras personas. Si lo deseamos, también podemos trabajar con múltiples calendarios.
Para nuestra tranquilidad, el sistema cuenta con opciones para configurar los niveles de seguridad.
Google Calendar nos permite incorporar nuestro calendario en un sitio web. Con esta opción, podremos integrar un calendario personalizado en nuestro sitio.
Remember the milk (http://www.rememberthemilk.com/) es una web que nos brinda la posibilidad de gestionar y organizar nuestras tareas, sin necesidad de instalar aplicaciones adicionales. El sistema es totalmente gratuito y puede configurarse en español.
Podremos crear listas, incluir etiquetas, programar tareas, utilizar notas, trabajar en grupo, o ubicar las tareas en un mapa, para saber donde se encuentran.
Este servicio nos ofrece la posibilidad de recibir recordatorios por correo electrónico, SMS y mensajería instantánea (AIM, Google Talk, ICQ, MSN, Skype y Yahoo!, entre los más populares).
Además, puede trabajar con Google Calendar. Tenemos la opción de agregar tareas por e-mail o desde un móvil.
Las aplicaciones de escritorio se destacan por la variedad de opciones y por poder trabajar independientemente de internet, si lo deseamos.
Las herramientas web tiene la ventaja de ser gratuitas y estar disponibles desde cualquier computadora que se conecte a internet y posea un navegador.
Aprende a usar el Word como un profesional. Inscríbete ahora en nuestro curso gratis de Microsoft Word
