Puntos a considerar al planear un viaje de negocios
La mayoría de los viajeros de negocios novatos guardan ciertas precauciones de protocolo en las salidas que realizan, mientras que la gran parte de los más experimentados, suele creer que ya conoce todos los secretos respecto a las conductas públicas que se deberían mantener, y por lo tanto no creen que sería necesario incorporar más información.
Sin embargo, sea este su primer o su milésimo viaje de negocios, siempre se debe estar consciente de la conducta que se consideraría más apropiada durante la ausencia de la oficina. Sucede que, como representante de la compañía, es necesario conocer muy bien cómo comportarse apropiadamente durante un viaje de negocios. Pero para entender mejor todo esto, le brindamos las siguientes sugerencias:
Comportamiento en un viaje de negocios
En primer lugar, debería tener presente, antes que nada, que el tiempo que permanezca en el viaje de negocios no es un tiempo propio o libre, sino que de hecho ha sido delegado por su empleador para una razón específica, por lo que no se lo debe utilizar para cuestiones personales.
Asimismo, evite las actividades recreativas durante su tiempo de ocio si las mismas podrían quitarle una considerable cantidad de tiempo como para planificar sus negocios. Cierto es que cuando se está en una ciudad nueva se tienen muchas ganas de conocer sus principales puntos turísticos, pero si no se limita la diversión, muy posiblemente no se esté bien predispuesto como para llevar adelante una tensa reunión de negocios al día siguiente.
Sería muy importante también que tenga en cuenta vestirse profesionalmente durante todo el viaje entero. Su traje debe reflejar el hecho de que usted está en un viaje de negocios, más allá de que se encuentre en el avión, en un campo de golf o en una sala de reuniones.
Asimismo, antes de partir, empaque en un bolso de mano todos los artículos esenciales que deberá usar en todo momento durante las citas, para evitar quedarse sin elementos para manejarse para el cado de que la línea aérea pierda su equipaje. De hecho, aparecer en una exposición de comercio o en una reunión con un cliente vestido la ropa de ayer, sin dudas no le dará una impresión positiva…
Esté siempre preparado y sea puntual. Cierto es que, normalmente, puede llegar a la oficina diez minutos después del horario de entrada, y no tener ganas de hablar hasta después que su primera taza de café, pero debe tener en cuenta que los clientes no tomarán muy gratamente su decisión de llegar diez minutos tarde a una reunión importante, y necesitar tiempo para repasar sus notas antes de comenzar a involucrarse.
También será muy importante que en todo momento utilice un idioma apropiado de negocios. Aunque algunos viajes de negocios pueden incluir situaciones más informales, como un almuerzo, cena, o incluso un partido de golf, siempre se debe tener presente que, todavía, se está representando a la compañía, y nada ni nadie deben sacarlo de su misión.
Protocolo durante un viaje de negocios
Repase y practique los principios de protocolos y modales en la mesa, y en las reuniones o negocios de etiqueta antes de partir. Tomarse un poco de tiempo para esto le podría ayudar a evitar una situación muy embarazosa y vergonzante durante su viaje.
Además, condúzcase siempre con gracia pero también recato. Si no está del todo seguro de cuanto utilizar cada uno de de estos términos, considere comprar un libro de negocios de etiqueta para leer mientras está en el avión, y tener así una mayor idea de cómo podría comportarse al bajar.
Tampoco olvide preguntar si puede fumar antes de encender su cigarrillo, sobre todo por el hecho de que el acto de fumar ha llegado a estar cada vez más prohibido en mucho países del primer mundo, y lejos de ser una practica de socialización en los encuentros de negocios, en los últimos años ha estado siendo mal visto. En especial, si su compañero de negocio o cliente no fuman, será fundamental pedir permiso antes de hacerlo.
Utilice una tarjeta telefónica personal para hacer llamadas telefónicas de larga distancia de mucho tiempo, mientras se encuentra lejos. De esta manera, podrá controlar mejor sus gastos ya que no tendrá que re-embolsar a la compañía por estas cargas aparecidas en la factura de hotel, cuyo costo suele ser mayor que el de muchas tarjetas.
Tenga también muy en cuenta que viajar en países extranjeros puede ser complicado. Por eso, antes de partir, asegúrese de comprar una guía turística o consultar a alguien que haya viajado recientemente a su destino, para así saber más acerca de la idiosincrasia y cuestiones legales de la ciudad o país en cuestión.
Por supuesto, permanezca bien lejos de la pornografía, el alcohol y cualquier cosa que sea potencialmente inadecuado para su viaje de negocios. Si tiene ganas de divertirse de esta forma, espere al regreso, pues en el caso contrario se estará arriesgando a entrometerse en cualquier situación que podría tener como resultado su detención y consecuente dificultad personal y laboral.
Por último, guarde todos los recibos de su viaje, para así poder determinar fácilmente cuales fueron sus gastos cuando esté de regreso.
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