Un Plan de Continuidad de Negocios (PCN) es el seguro más barato que cualquier
empresa puede tener (especialmente para las pequeñas empresas, ya que producirlo
no cuesta casi nada).
En él se detalla cómo mantendrán en contacto los empleados
y cómo seguirán trabajando en caso de un desastre o una emergencia, como un
incendio en la oficina. Desafortunadamente, muchas empresas no se toman el
tiempo necesario para desarrollar dicho plan.
En esta nota podrá ver los pasos y las consideraciones sugeridas, de forma
resumida, para que una pequeña empresa pueda armar un PCN, que mejorará sus
posibilidades de operar de forma continua durante o después de un inconveniente
importante. Desarrollar un PCN para empresas más grandes no está dentro del
alcance de este artículo.
Los planes de continuidad de negocios suelen ser denominados Planes de
Recuperación de Desastres (PRD) y los dos tienen mucho en común.
Sin embargo, un PRD debe estar orientado a la recuperación después de un desastre, mientras que
un PCN se enfoca en cómo seguir con los negocios hasta que se logre la
recuperación. Ambos son muy importantes y suelen combinarse en un único
documento para mayor conveniencia.
Arme un listado de personal clave
Estas son las personas que ocupan los
puestos sin los cuales su empresa no podría funcionar. Arme un listado teniendo
en cuenta lo siguiente:
·
Considere qué puestos de trabajo son sumamente necesario, en las tareas
cotidianas. Piense en quién ocupa ese cargo cuando el titular principal del
puesto se encuentra de vacaciones.
·
Haga una lista de todas aquellas personas, incluyendo toda la información de
contacto, incluyendo el número de interno, el teléfono de la casa, el celular,
el correo electrónico laboral, el correo electrónico personal, y cualquier otra
forma posible de contactarlo en caso de emergencia, cuando las comunicaciones
normales pueden no estar disponibles.
Identifique quién puede trabajar a distancia
Algunas personas de su
empresa podrían ser capaces de trabajar desde su casa. Averigüe quién puede y
quién no.
Puede ser recomendable asegurarse de que todo el personal esencial (identificado
en el paso 1) pueda trabajar desde su casa si es necesario.
Documente los contactos externos
Si usted tiene proveedores o
contratistas importantes, arme una lista de contactos especiales, que incluya
una descripción de la empresa (o persona) y cualquier otra información
importante sobre ellos, incluyendo la información de contacto.
Incluya en la lista abogados, banqueros, consultores… cualquiera que pueda
llegar a necesitar para resolver diversas cuestiones operativas.
No se olvide de las empresas de servicios públicos, municipales, los teléfonos
de emergencia (policía, bomberos, hospitales) y la oficina de correos.
Listado de equipos importantes
Las computadoras personales suelen
contener información crítica (usted tiene copias de seguridad, ¿no?).
-
Algunas empresas no pueden funcionar ni siquiera por unas horas sin una
máquina de fax. ¿Usted depende en gran medida de una fotocopiadora? ¿Tiene
laguna impresora especial que usted no puede dejar de lado?
-
No se olvide del software, que suele ser considerado equipamiento
importante, especialmente si se trata de software especializado o si no
puede ser reemplazado.
Identifique los documentos importantes
Contratos y otros documentos legales, facturas, información bancaria, documentos
de recursos humanos, documentos de arrendamiento, declaraciones de impuestos…
usted necesita identificar todo lo que sea necesario para comenzar su negocio
nuevamente.
Recuerde que usted puede tener que lidiar con una pérdida total de las
instalaciones. ¿Quiere saber cuándo tiene que pagar el préstamo de los vehículos
de la empresa? ¿A quién debe enviarle el mail para pagar sus servicios?
Identifique las opciones de equipamiento de emergencia
Si su empresa
utiliza camiones, y es posible que los camiones resulten dañados ante un
eventual incendio en el edificio, ¿dónde puede alquilar camiones?
¿Dónde puede
alquilar computadoras? ¿Puede recurrir a algún negocio de alquiler de
fotocopiadoras, fax, impresoras y otros elementos importantes?
Establezca una locación de emergencia
Este es el lugar en el que se
desarrollará su actividad comercial mientras sus oficinas principales no estén
disponibles.
·
Podría ser un hotel, muchos cuentan con instalaciones laborales muy bien
equipadas, que usted podría utilizar. Podría ser la oficina de uno de sus
contratistas, o la oficina de su abogado.
·
Puede que la opción de que todos los empleados trabajen desde sus casas es una
opción viable.
·
Si tiene una ubicación temporal determinada, incluya un mapa en el PCN.
Asegúrese de que tenga toda la información adecuada (incluyendo los nombres de
las personas).
o
Arme un plan de acción
Debe incluir instrucciones paso a paso sobre lo que se debe hacer, quién debe
hacerlo y cómo.
Enumere todas las tareas y escriba el nombre de la persona encargada. También
puede hacerlo a la inversa: para cada persona, arme un listado de las tareas a
su cargo.
De esta manera, si usted quiere saber quién debe encargarse de llamar a la
compañía de seguros, usted puede buscar la palabra "seguro." Y si usted quiere
saber qué está haciendo
Juan Pérez, puede buscar "Juan" para ver esa
información.
Reúna la información
Un PCN es inútil si toda la información se
encuentra dispersa en diferentes lugares. Un PCN es un documento de referencia:
toda la información debe estar organizada y agrupada.
Haga muchas copias y déle una a cada uno de los empleados principales.
Conserve varias copias extra en un lugar fuera de la oficina, puede ser en su
casa y/o en una caja de seguridad.
Comuníquelo
Asegúrese de que todos en la empresa conozcan el PCN.
Dicte cursos de formación obligatorios para todos los empleados, ya sea que
estén en la lista de empleados importantes o no. Usted no querrá que, si su
personal no esencial llega a un edificio que ha sido dañado por el fuego, nadie
sepa qué hacer.
¡Pruebe el plan!
Usted ha desarrollado grandes ideas, ha compilado toda
la información, estableció locaciones de emergencia, ha armado listados con sus
empleados, pero, ¿podría llevar a cabo el plan?
Elija un día e infórmeles a todos lo que va a pasar (incluyendo a sus clientes,
contratistas y proveedores). Ese día, actúe como si sus oficinas hubieran sido
destruidas. Haga las llamadas necesarias y vaya al lugar de emergencia.
Una cosa que sin duda aprenderá en la prueba es que no ha salido todo
exactamente como lo esperaba. No espere hasta que ocurra un desastre real para
averiguar qué debería cambiar, pruebe su plan.
Si usted realiza algún cambio importante, ejecute una nueva prueba unos meses
más tarde. Incluso una vez que haya desarrollado un plan sólido, debe probarlo
una vez por año.
No dude en cambiar el plan
No importa que tan bueno sea su plan, y no
importa lo bien que funcione la prueba, lo más probable es que surjan
contingencias que estén por fuera de lo planeado.
Puede que el hotel que ha
elegido como locación de emergencia esté organizando una convención. O que no
pueda ingresar al banco, porque el desastre ocurrió en un feriado bancario.
Puede que no haya luz en su casa. O que su consultor informático esté de
vacaciones.
Examine y revise
Cada vez que algo cambie, actualice todas las copias
del PCN.
Nunca deje que se desactualice. Un plan desactualizado puede ser
contraproducente: puede que usted se sienta seguro cuando definitivamente no lo
es.
Consejos prácticos y advertencias
• Los celulares prepagos son una opción de bajo costo para las comunicaciones de
emergencia. Los celulares pueden dejar de funcionar ante algunas situaciones,
por lo que los sistemas de comunicación satelitales pueden mantener su capacidad
de comunicación.
• Establezca un número al que sus empleados puedan llamar para obtener
información actualizada sobre las condiciones. Puede recurrir a los nuevos
servicios de telefonía por internet, que pueden proporcionarle un mensaje de voz
grabado.
• Además, enviar mensajes por Twitter es una forma barata para comunicarse en
caso de una emergencia, cuando las líneas telefónicas no funcionan.
Asegúrese de
que todos en la oficina tengan una cuenta de Twitter y conozcan el usuario con
el que deben comunicarse.
• Asegúrese de que su plan permanezca visible para que todo el mundo pueda verlo
con frecuencia; de esa manera, el plan quedará en la mente de todos.
• El encuadernado que utilice para el PCN debe ser muy llamativo: un naranja
brillante y fosforescente es una buena opción.
• Todos los empleados importantes deben conservar una copia del plan. Es
recomendable tener una copia en el auto.
• Según
las agencias especializadas, el fuego es el peligro más común para las oficinas. Asegúrese de
que esta situación esté contemplada en el PCN.
• No confíe en una caja de seguridad a prueba de fuego para guardar sus medios
informáticos. La mayoría de las cajas de seguridad a prueba de fuego están
diseñadas para guardar papeles; los CD’s, DVD’s, disquetes o cintas magnéticas
se derretirán. Almacene estos artículos en un lugar seguro. Mejor aún,
almacénelos fuera de la oficina.
• No realice copias piratas del software importante. Incluso aunque usted pueda
hacerlo (a menudo no se puede), puede que no funcione, y podría generarle serios
problemas legales.
Póngase en contacto con su proveedor de software si usted no
conoce sus opciones.
• No distribuya su plan entre personas que no necesiten tenerlo. Su PCN contiene
información confidencial y delicada, que podría ser utilizada para fines
inadecuados por un empleado descontento.
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