Lo nuevo de Microsoft Office 2010
Desde hace un largo tiempo, el nombre de Microsoft Office es un sinónimo de
programas de oficina. A pesar de los avances de las opciones gratuitas, como por
ejemplo la suite OppenOffice, aún hoy los programas de oficina creados por
Microsoft mantienen una cuota muy importante del mercado.
Aplicaciones como Word y Excel se han convertido en herramientas vitales para la
oficina moderna y cada nueva versión apunta a optimizar el flujo de trabajo,
simplificar las tareas más rutinarias y ofrecer nuevas funciones que mejoran el
aspecto visual de los archivos generados con estos programas.
Claro está que a pesar de que Word y Excel son las aplicaciones estrella de la
suite, existen otras herramientas muy utilizadas en el paquete, como es el caso
de Microsoft PowerPoint para realizar presentaciones o Microsoft Outlook para
gestionar correo electrónico.
Todas estas herramientas han evolucionado en cada nueva versión de la suite
ofimática de Microsoft y ahora con el lanzamiento de Microsoft Office 2010, las
encontramos renovadas y con muchas opciones nuevas que nos ayudarán en gran
medida con nuestros trabajos de oficina y presentaciones multimedia.
En esta nota, vamos a conocer todo lo que debemos saber antes de instalar esta
suite, los primeros pasos y luego recorreremos las nuevas características que
nos ofrece Microsoft Office 2010 y analizaremos los aspectos más destacados de
esta versión.
Antes de comenzar con Microsoft Office 2010
Lo primero que debemos saber sobre Office 2010 es que este paquete es compatible
con sistemas Windows XP (con SP3), Windows Vista y Windows 7.
En líneas generales, esta versión podrá funcionar correctamente en una PC que
corría anteriormente la versión 2007 de Office, por lo tanto, si contamos con un
equipo que podía correr decentemente Office 2007, en principio, no sería
necesario renovar el hardware.
Office 2010 se encuentra disponible en diferentes idiomas incluyendo el
castellano. Como ocurre con otros productos de Microsoft, la suite se
comercializa a través de distribuciones que cuentan con diferentes
características, en este caso las diferencias radican principalmente en las
aplicaciones que se incluyen. Por ejemplo, la versión de Office 2010 destinada
al hogar y a las pequeñas empresas, ofrece las herramientas más utilizadas,
entre las que se encuentran Word, Excel, Outlook, Power Point y OneNote.
Instalación y primeros pasos
La instalación de Microsoft Office 2010 es bastante sencilla y no presenta
contratiempos si se cumplen con los requisitos y se cuenta con el mínimo de
espacio en disco necesario (1,5 GB o más). Los usuarios más experimentados
podrán personalizar la instalación, eligiendo las aplicaciones y características
que se cargarán en el sistema.
Una vez instalado el sistema, se crearán el grupo y los iconos en el Menú Inicio
de Windows, y a partir de ese momento se podrá acceder a los programas.
La primera vez que ingresemos a alguna de las aplicaciones de la suite, veremos
un cartel que nos consulta si deseamos instalar actualizaciones del paquete
(cuando estén disponibles), si sólo vamos a cargar las actualizaciones
importantes o si no deseamos activar esta posibilidad.
Esta pantalla demuestra la importancia que le asigna Microsoft a las
actualizaciones de seguridad y a las mejoras del producto, al igual que lo hace
con sus sistemas operativos Windows. Es recomendable utilizar estas alternativas
si no somos usuarios avanzados o recordar cargarlas manualmente, si preferimos
tener más control sobre ellas. Para obtener las actualizaciones es necesario
estar conectado a internet.
Respecto al tema de compatibilidad, Microsoft Office 2010 puede abrir los
archivos creados con versiones anteriores del paquete, en el caso inverso,
Office 2007 podrá abrir los archivos creados con 2010, aunque algunas
características pueden no estar presentes si son exclusivas de esta nueva
versión. Para que versiones anteriores a Office 2007 pueda abrir documentos
creados con Office 2010, será necesario que sean guardados desde la solapa
“Archivo”, con la opción “Guardar como” y allí en el “Tipo”, debemos elegir la
opción que sea compatible con 97 y 2003.
Las novedades de la suite
Si bien la interfaz que presenta Office 2010 ofrece algunos cambios respecto a
la versión 2007, seguramente el salto más marcado se dio entre esa versión y la
2003, no obstante esto, Office 2010 termina de afianzar el salto, trasladando el
estilo de la interfaz a mayor cantidad de elementos.
Otro aspecto visual que se destaca es que el estilo de la nueva versión de la
suite de oficina más utilizada, se integra perfectamente con la apariencia de
Windows 7, aunque claro está, esto no afecta en absoluto su correcto uso en
Windows XP y Vista y los otros sistemas operativos de Microsoft compatibles con
Office 2010.
Uno de los aspectos que ha cambiado es el botón de Office, que ha sido
reemplazado por la solapa “Archivo”.
Entre las opciones para cortar (o copiar) y pegar, además del portapapeles
múltiple que ya conocíamos, se agregan nuevas características para personalizar
el pegado, además de la inclusión de la posibilidad de previsualizar el
contenido, esto nos resultará especialmente interesante al utilizar Microsoft
Word.
En lo que se refiere a texto, Word 2010 nos brinda un nuevo conjunto de
opciones, entre las que podemos destacar la posibilidad de trabajar con efectos
que simulan sombras, reflexión e iluminación.
Excel incorpora lo que se conoce en inglés bajo el término de sparkline, es
decir pequeños gráficos que muestran información para tener una vista rápida y
clara de los datos, también se conoce a este término como información gráfica
condensada, que en este caso además podemos personalizar.
Por el lado particular de Microsoft Outlook, notamos una mayor integración con
la interfaz de Office, así como también que ha adoptado el uso de
“conversaciones” para mostrar y organizar los mensajes, de alguna manera como lo
hace Gmail desde hace tiempo.
PowerPoint sorprende principalmente por el agregado de nuevas características
multimedia, como por ejemplo, la posibilidad de incluir videos, ya sean AVI,
MPG, WMV o SWF. Esta opción permite algunos retoques básicos, como el recorte
del clip y también algunos efectos 3D.
Dentro de lo que es multimedia, PowerPoint también ha agregado nuevas funciones
para aplicar efectos y correcciones a las imágenes que se incorporan en las
presentaciones, una característica que le brinda aún mayor potencia a la
aplicación.
Dependiendo de la versión de Microsoft Office 2010 adquirida, podremos disfrutar
de algunas herramientas adicionales, como por ejemplo OneNote, Publisher,
Access, InfoPath y SharePoint Workspace, entre otras.
Como podemos ver, en la mayoría de sus nuevas características de este paquete,
encontramos una evolución de las herramientas que conocimos en versiones
anteriores y algunas funciones nuevas para ampliar y potenciar el espectro de
posibilidades que ofrece la suite ofimática más utilizada del mercado.
A la par de Office 2010, Microsoft desarrolló lo que se conoce como Office Web
Apps, que es una versión gratuita de las herramientas de escritorio, pero para
ser utilizadas desde una interfaz web. Estas herramientas son: Word Web App,
Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App. No necesitan instalación,
pero sí es necesario que el usuario cuente con un navegador de Internet moderno,
una buena conexión a Internet y se recomienda que esté instalado el complemento
de Silverlight (http://www.silverlight.net)