Este tipo de reuniones se programarán con no menos de un año de anticipación y con delegados del exterior. Los aspectos esenciales a tener en cuenta son:

- fecha
- duración
- temario
- disertantes
- invitados especiales
- invitados en general
- confección de programas
- contactos con el exterior
- envío de material informativo
- locales
- carteles
- banderas
- grabaciones
- micrófonos
- computadoras
- fotografía y filmaciones
- maestro de ceremonias
- recepción en aeropuerto
- hoteles
- obsequios y atenciones
- actos sociales
- servicio médico
- correo, telefax, Internet
- paseos turísticos
- difusión
- acto inaugural
- actos de clausura
- transportes
- material de trabajo y promoción y

- secretaría.