Para que una determinada reunión pueda ser efectiva al momento de efectuarse, es necesario planificar previamente, algunos detalles:

• El tiempo de duración,
• El Ambiente,
• La lista de los asistentes,
• El porcentaje máximo de ausentes permitidos,
• Si requiere repartir convocatorias a los convocados,
• Si requiere repartir comunicados a los convocados,
• Si requiere elaborar un acta de la reunión,
• Si requiere realizar una lista de los presentes,
• Si la reunión amerita sancionar a los que no asistan.

Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy significativa la reunión, ya que si es necesario darle carácter de reunión formal, tomando en cuenta los pasos previos, en medio de la reunión, y posteriores a la reunión, puede darle carácter de reunión formal, a los involucrados desde el primer momento que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se esta llevando a cabo un acta de reunión, para dejar plasmada las decisiones finales. 

Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le den mayor importancia a la reunión, por el sólo hecho, de percibir, que la reunión tiene carácter formal. En caso de ser una reunión sencilla, también lo percibirán desde el primer momento, de acuerdo a como la organización se lo transmita.

En el caso de que la reunión sea de poca importancia, y para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunión de manera improvisada, ya los empleados podrían ver el carácter de la reunión, desde el primer momento que son convocados, en medio de la reunión y luego de ella, ya que este tipo de reunión, no amerita, convocatorias, ni actas, ni listado de asistentes, ni comunicados.