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Hacer copias de seguridad de sus archivos financieros es uno de los primeros
pasos para lograr la seguridad financiera.
Cada vez más personas están
trabajando a distancia, ya sea a tiempo completo o parcial. Cada vez más gente
se levanta, se toma un café y empieza el día hábil en su computadora mientras
todavía esté en pijama.
Las video-llamadas o las reuniones de Skype pueden ser
parte de la rutina, pero casi todo el trabajo se lleva a cabo de forma
electrónica, vía mail.
Si usted está dentro de este grupo de trabajadores
virtuales, seguramente tenga decenas de archivos de datos en su computadora que
son cruciales para su actividad laboral.
Además, es probable que también tenga
en su disco duro archivos con su información financiera, como registros de
impuestos, las contraseñas de sus cuentas bancarias y las contraseñas de
distintos sitios de internet.
Tanto por razones laborales como personales, usted
necesita saber cómo proteger y realizar copias de seguridad de todos sus datos
sensibles, para no perderlos en caso de sufrir un problema en su computadora ni
tener problemas en sus cuentas si alguien le roba su computadora portátil.
La regla número 1 es guardar siempre los datos en dos lugares. Esto significa
que, si hace una copia de seguridad de sus archivos a una unidad externa, no
debe borrarlos de su disco duro.
Si
no, terminaría teniendo sólo una copia de sus
archivos, y la unidad externa podría fallar de la misma manera que el disco duro.
Por supuesto, una de las razones por las que podría querer copiar sus archivos a
un disco externo es porque necesita liberar espacio en su disco duro, porque se
está quedando sin capacidad.
Si ese es el caso, entonces la solución es hacer
dos copias de seguridad de sus archivos en lugares distintos antes de borrarlos
del disco.
Por ejemplo, podría utilizar un disco duro externo y una unidad de
disco USB.
El problema, sin embargo, es que si tanto la computadora, la unidad
externa y el dispositivo USB se encuentran en su casa, los tres podrían dañarse
sin posibilidad de reparación en un incendio o una inundación.
Entonces, ¿cuál es la mayor garantía para sus archivos? Es recomendable realizar
copias de seguridad en una unidad externa y/o una unidad de memoria, además de
una copia de seguridad online.
De esta manera, incluso aunque la computadora y
el medio físico donde está la copia de seguridad sean destruidos o robados,
siempre tendrá acceso a sus archivos en lo que los geeks llaman "la nube".
Muchos servicios de este tipo están disponibles a precios razonables y algunos
ofrecen almacenamiento gratuito para una cierta cantidad de datos antes de tener
que comenzar a pagar.
Este servicio realmente vale la pena. Si usted almacena estos archivos laborales
y financieros insustituibles en internet, siempre podrá retazaerarlos desde
cualquier lugar del planeta con una computadora con conexión a internet.
Además,
una vez que uno accede a los archivos en la nube, puede cambiar rápidamente
todas sus contraseñas para protegerse contra los hackeos de sus cuentas, si su
computadora portátil podría haber caído en malas manos.
Guarde todos sus
archivos importantes en un disco duro externo y también en la nube. Una vez que
realice una copia de seguridad de sus archivos financieros, siempre podrá
retazaerarlos, sin importar lo que pase.
Cómo hacer una copia de seguridad de sus archivos
Si ya ha tomado la decisión de realizar copias de seguridad digitales para sus
archivos. ¿Por dónde se debe empezar?
El proceso para realizar las copias de seguridad de sus archivos depende del
servicio que vaya a utilizar. En sitios de renombre como Mozy, tendrá que
descargar e instalar el software.
El proceso de instalación es generalmente
corto y simple. Con Carbonite, otro conocido servicio de copias de seguridad
digitales, el proceso sólo le llevará unos minutos y usted no tendrá que
reiniciar la computadora ni cerrar los archivos en los que está trabajando.
Algunos servicios ofrecen aplicaciones para celulares, que también deben ser
descargados.
Aunque este es un gran servicio (y esencial), hay algunas limitaciones a tener
en cuenta. Esto no debe influir en su decisión de realizar copias digitales,
pero es mejor que no lo encuentren con la guardia baja.
Aunque suele ser fácil descargar el software necesario para este servicio, subir
los datos al servidor es otra historia.
Dependiendo de la cantidad de datos que
usted tenga, y la velocidad de su conexión a internet, el proceso de carga
podría durar días, literalmente.
El proceso de carga puede ejecutarse mientras
usted sigue trabajando en otros archivos, por lo que no es tan problemático,
sólo largo.
Algo similar sucede si ocurre un desastre y necesita retazaerar sus archivos.
Enviarlos de vuelta a su computadora es, también, un proceso largo.
Por lo
general, el servicio simplemente vuelve a enviar sus documentos y archivos, pero
no los programas que se utilizan para poner en marcha el equipo.
Pero usted
puede hacer que le envíen los archivos a otra computadora, si así lo desea. Por
un monto adicional, algunos servicios también le enviarán una unidad de DVD o
USB con sus datos.
Si tiene un presupuesto ajustado, puede no limitarse a un sólo servicio de
copias de seguridad digital.
La mayoría de estos sitios ofrecen unos 5 GB de
almacenamiento gratuito, así que usted podría obtener dos o tres servicios
gratuitos poniendo, por ejemplo, fotos en un sitio y documentos en otro.
Esto no servirá para todos, ya que muchas personas tienen muchos más datos que
eso.
En ese caso, considere la opción de realizar copias de seguridad digitales
sólo de los archivos esenciales (presentaciones de negocios, fotos
irremplazables, etc.) y poner el resto (música, videos) en un disco duro externo.
También podría considerar almacenar los mismos datos en más de una unidad
externa. Cuando se trata de la protección de datos, la redundancia puede ser una
buena idea.
Lo más importante, sin embargo, es comenzar a realizar copias de seguridad
digitales. Recuerde que sus archivos pueden verse amenazados por muchas razones.
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