Las habituales
reuniones corporativas pueden llegar a ser útiles o bien un mal menor, pero el
verdadero problemas son las reuniones entre pequeños grupos de trabajo, sobre
todo porque un empleado medio pasa un buen tiempo de su trabajo asistiendo a
este tipo de reuniones, muchas de las cuales, no obstante, son mal conducidas, poco
puntuales, y dispersas.
Una de
las causas, es que las reuniones se convocan en momentos poco adecuados, es decir sólo
cuando existe una situación absolutamente crítica, o bien cuando no son necesarias
para continuar realizando sin mayores problemas las tareas, lo que el
especialista en psicología organizacional Lic. Bernardo Blejmar definió como
“síndrome de reunionitis crónica”.
Por eso, en pos
de ubicar el mejor momento para realizar una reunión, y saber cómo actuar en
ella, debería tener en mente las siguientes sugerencias:
En
busca de una reunión efectiva
En primer lugar,
decida si realmente necesita llamar una reunión, o bien si el asunto puede ser
resuelto por una persona o un llamado en conferencia.
Si decide que
será necesario un encuentro, planifique esta reunión antes del almuerzo, al
final del día, o inmediatamente antes de otra, para evitar que la misma
se extienda demasiado.
En este sentido,
trate también de quitar las sillas del espacio de reunión para incentivar a la
gente a mantenerse parada y de esa forma hacer el encuentro más corto y
eficiente.
El paso
siguiente, será determinar quién necesita asistir. Para esto, tenga en cuenta
tratar de mantener reducido al mínimo el número de asistentes, pues las
reuniones grandes a menudo suelen ser poco manejables. En este sentido, sugiérales
también a los empleados que asistan sólo a las partes de la reunión que los
impliquen.
Defina
claramente y desde un principio cuál será el comienzo y el tiempo que se
estipulará para la reunión.
Prepare una
agenda para ordenar el encuentro. Explique claramente la meta de la reunión, y
si hay muchas metas, decida cuál de ellas tendrá prioridad para ser resuelta,
y comuníquelo claramente.
Con todo, tenga
en cuenta comenzar la reunión con asuntos que puedan ser fáciles de
comprender y estén medianamente resueltos, antes de dirigirse a los temas más
espinosos.
Haga circular
esta agenda por adelantado, para permitir que los asistentes se
prepararen correctamente para el encuentro.
Prepare recursos
de ayuda visual como gráficos, cuadernillos, pizarrones, y demás material que
pueda servir de soporte a su ponencia.
Comience la
reunión en el tiempo estipulado, más allá de si todos están o no presentes, o
en caso contrario premiará a los impuntuales y castigará a los puntuales.
Luego, evite tomar demasiado tiempo para actualizar de la reunión a los
rezagados.
Asigne una
cantidad específica de tiempo para cada asunto. Ordene y separe el encuentro
según los diferentes asuntos o temas a tratar, teniendo en cuenta permitir la discusión pero
desalentando la dispersión o las repeticiones. Mantenga siempre un ojo en los
tiempos.
Fomente la
discusión, y extraiga conclusiones anotadas en un papel, para luego formular
los planes de acción.
Frene y aplace
las discusiones que se gesten por fuera del tema propuesto hasta el final de la
reunión, agregando un tiempo extra para todos estos temas si lo considera
necesario. Caso contrario, el debate de un asunto podrá tomar un tiempo
extraordinario, y posiblemente ni siquiera se sepa bien cuál es el punto en discusión.
Por último,
para mantener una continuidad de las charlas, circule copias de todo lo
expuesto, y sus conclusiones, un tiempo después de efectuada la reunión, para
recordar a todos las conclusiones e incentivarlos a desarrollar nuevas
propuestas.
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