Casi todas las
organizaciones gubernamentales y empresas están instalando accesos a Internet
en sus redes. Muchos consideran que su uso debe ser regulado para que esta
herramienta sirva para optimizar el trabajo y no como forma de entretenimiento
para los empleados.
Pero ¿cómo aplicar un control sin convertir la herramienta en algo inútil?
Internet
es una herramienta que permite la comunicación y la búsqueda de información
desde la oficina donde se trabaja.
También sirve para tener contacto con colegas y personas fuera de la oficina,
clientes, y personas interesadas en informarse.
Estos son los beneficios que resultan de tener acceso a Internet, pero existen
circunstancias derivadas que deben tenerse en cuenta. La más preocupante es la
posibilidad de que esta herramienta sea usada para acceder a páginas
pornográficas, y que el contribuyente o la empresa sean los que estén pagando
por esto.
Pocos saben que el acceso a Internet está monitoreado y que muchas de las
personas que entran a una página pueden ser identificados por sus dueños. Si
pensamos que la mayoría de los empleados, públicos o de empresas privadas,
están identificados como tales, entenderemos que cuando están viendo
pornografía muchos sabrán que el dinero de los contribuyentes o de la empresa
no se destina adonde debería destinarse: primer foco de un escándalo público.
Dejando de lado las razones éticas, el acceso a Internet trae consigo una serie
de responsabilidades.
Es recomendable la implementación de una política de uso (llamada AUP, por sus
siglas en inglés que significan Acceptable Use Policy). Aquí quedará plasmado cuál es el comportamiento
adecuado para el uso de Internet.
Otro
punto que debe tomarse en cuenta es la cantidad de tiempo que es usado para
navegar en Internet. En un caso estudiado, se ha llegado a tres horas de
navegación improductiva.
Es decir, tres horas que pagaban los contribuyentes o la empresa para que un
empleado se entretenga en lugar de trabajar.
Algunos dirán que el empleador se convertirá en un policía que vigila el acceso
a Internet y obliga a que las reglas se cumplan.
Otros, que el problema no se encuentra en el acceso sino en otra parte mucho
más arraigada en la sociedad, y que un control del acceso no es la solución.
Supongamos que no existieran las páginas de pornografía, de todas formas esa
cantidad de tiempo usada para navegar por Internet haría imposible cualquier
nivel de eficacia en el trabajo. Ningún objetivo será cumplido, ninguna fecha
de entrega será respetada.
En este caso lo que se juzga no está restringido sólo al uso de Internet,
estamos hablando de las horas por día que se destinan a tareas improductivas.
Supongamos
que los objetivos son cumplidos, que todos los trabajos son entregados con
puntualidad. Entonces, hay que preguntarse si esa persona que puede dedicar
tanto tiempo de oficina a su propio entretenimiento tiene suficiente trabajo
que hacer.
Por
otro lado, algo que debemos tener en cuenta es que Internet es un universo de
información muchas veces desordenada. Es decir, puede encontrarse todo tipo de
información con una búsqueda orientada pero, muchas veces, los mejores frutos
se encuentran cuando se juega con Internet.
Entonces, aunque no es recomendable que los empleados pasen horas y horas
navegando, tampoco se puede aplicar una restricción que disminuya los
beneficios que trae esta herramienta.
Es difícil decir cuándo una persona está trabajando y cuándo sólo
entreteniéndose. Cuantas más restricciones haya y más esfuerzo se aplique en
implementarlas, mayores serán los recursos utilizados en una función de policía
que tal vez ni siquiera es deseable.
Por ello, se debe implementar una política de uso pero depositar cierto grado
de confianza en sus empleados a la hora de cumplirlas.
El
control y monitoreo puede traer mayores problemas que beneficios. El clima que
se crea es hostil y las personas dejarán de usar Internet para realizar sus
trabajos, y por razones justificadas.
En
el caso de accesos a páginas de pornografía, deben tomarse medidas más
drásticas: monitoreo y sanciones disciplinarias. En todo caso, puede ser
tratado como cualquier otro caso donde se encuentra que el nivel de
productividad del empleado no es el que se esperaba.
Aún siendo así, puede asignársele más trabajo, ya que se habrá demostrado que
dispone de muchas horas de ocio.
Muchas veces, el tiempo de uso de Internet es debido a que el empleado se
aburre. Tal vez lee todos los periódicos a la espera de la siguiente tarea que
le será asignada.
En
conclusión, debe intentarse implementar una política de acceso.
Tanto los empleados como los directivos deben entender el por qué de esta
política, y debe ser respetada sin tener que llegar al extremo de monitoreos y
restricciones.
Si usted cree que debe pagarse a los empleados en términos de productividad y
no de tiempo pasado en la oficina, así es como debe enfrentar este problema.
A medida que avancemos en esta década, este problema se va a ocupar centro de
las preocupaciones de una empresa u oficinas del estado.
Si está prevenido, y no trata de inventar soluciones a medida que este problema
se va agravando, va a evitarse grandes inconvenientes. Sólo debe sujetar las
riendas con fuerza antes de que la situación se encuentre fuera de control.
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