La información es la base de toda decisión y es por ello que la organización
empresarial precisa tener acceso a toda la información disponible antes de tomar
una estrategia adecuada.
Todos los agentes activos de la vida organizativa deben participar
constructivamente en este proceso: trabajadores, clientes, proveedores,
colaboradores, instituciones, etc., para lo cual es necesario fomentar la
comunicación interna.
La comunicación interna
Esta, la comunicación interna permite las interrelaciones entre los componentes
del grupo y la transmisión de información, con el objetivo de lograr el fin
propuesto por la empresa, mejorar la cohesión y las relaciones entre sus
miembros.
La función de comunicación interna surge en la organización como consecuencia de
varios factores y se caracteriza por estar sistematizada, estructurada y
diferenciada del resto de actos comunicativos de la empresa.
Generalmente la comunicación interna se clasifica en descendente, ascendente y
horizontal:
-
Descendente:
su fin es comunicar a los niveles inferiores de la organización las órdenes
o noticias que emanen de los niveles superiores (dirección, gerencia, etc.) -
Ascendente:
su fin es obtener datos y noticias relativas a la moral laboral del
personal, socios y colaboradores, sus aspiraciones, deseos y opiniones. -
Horizontal:
su fin es promover el intercambio de datos e impresiones entre los miembros
de un mismo nivel jerárquico, es decir, de su mismo grupo.
La comunicación descendente
La comunicación descendente es la más inmediata y la que todas las personas
desean recibir.
Es la que permite que cada persona se sienta partícipe de los problemas que
conciernen a la empresa, la oficina o el
departamento y condiciona a las demás
formas de información.
Su propósito, como se expresó, consiste en difundir los
mensajes (la información) de arriba-abajo, según el nivel jerárquico, con el fin
de asegurar una buena comprensión de los objetivos de la organización y la
marcha de la empresa en todos sus aspectos.
De hecho, su objetivo principal es
transmitir a los niveles inferiores de la organización instrucciones, datos,
órdenes, sugerencias e informaciones de diversa índole que afectan a la labor
realizada por éstos últimos.
Los medios de comunicación asociados suelen ser los soportes escritos:
-
Folletos o notas técnicas, -
informes de reuniones, -
boletines de difusión interna, etc.
La comunicación ascendente
Esta comunicación permite a los responsables de los distintos niveles tener un
contacto estrecho con los niveles inferiores.
De este modo se asegura el
conocimiento de las actividades y resultados de los colaboradores. La
comunicación ascendente supone establecer cierto clima de confianza que
garantice su sinceridad.
Los medios de comunicación efectivos que se pueden establecer:
-
un buzón o dirección de correo exclusiva para hacer llegar sugerencias -
un sistema de sondeo periódico en cuestiones diversas desde un nuevo
producto a pretensiones de los trabajadores en cuanto a sistemas de trabajo -
sistemas de incentivos en la empresa no económicos como servicio que den
calidad de vida personal como servicios de guardería, u otros.
La comunicación horizontal
Este tipo de comunicación persigue relacionar los departamentos y a las personas
entre sí con el fin de:
-
Mejorar la integración de los departamentos funcionales. -
Coordinar la acción de los distintos departamentos operativos, evitando las
repeticiones y fomentando la cooperación. -
Ayudar a cada individuo a situar su trabajo en función del de los demás y de
la organización.
Los instrumentos de comunicación horizontal pueden ser:
-
reuniones, -
grupos de estudio o comisiones que trabajan sobre temas específicos, -
reuniones de intercambio, -
seminarios de formación, etc.
De hecho, la información que se obtiene mediante esta vía influye decisivamente
sobre el clima de comunicación
existente en la empresa, y en consecuencia, sobre
el éxito de la información ascendente y descendente que se transmite.
Dentro de la organización, la comunicación interna se considera un instrumento
muy relacionado con varios aspectos de la gestión:
-
Como instrumento de mejora de la eficiencia. -
Como transmisor de la cultura organizativa. -
Como herramienta activa en la resolución de los conflictos organizacionales. -
Como elemento integrante de las estrategias de calidad organizativa.
Para finalizar
Puede afirmarse que una organización que posea una buena comunicación interna
equivale a decir que se trata de una organización que:
-
Conoce la importancia de la comunicación para lograr un mejor funcionamiento
de todas las áreas de la organización. -
Sabe atajar los conflictos que surgen en las organizaciones de una forma
clara y en ningún caso traumática. -
Conoce cada una de las herramientas de la comunicación interna y las aplica
según las circunstancias, sin dejar de lado ninguna de las formas de
comunicación (descendente, ascendente y horizontal) y que pondera su uso
según las necesidades de la organización. -
Es capaz de adaptar dichas herramientas a las características de la
organización, innovando nuevas formas de aplicación, sin negar el uso de las
nuevas tecnologías
para la mejora de la comunicación entre los miembros de
la organización. -
Es capaz de asignar recursos para la implantación y mejora de la
comunicación interna, pues con ello logrará el éxito estratégico.
Por Segundo López Linares
http://www.salesplus.es
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