Una buena imagen es fundamental tanto si desea tener éxito al vender como al reclamar un producto o servicio. En este sentido, la carta que envíe podría jugar un papel muy importante. Consejos para redactarla
El formato de una carta
comercial puede ser útil en una variedad de circunstancias, pero es
especialmente importante para comunicarse formalmente con una compañía o
corporación.
Escribiendo
una carta de negocios
Escriba la carta en un
procesador de textos. Las cartas formales no se deben escribir a mano.
Use un formato sencillo y estándar,
de los más formales, en el que todas las oraciones comiencen desde el margen
izquierdo.
Este formato se debe utilizar
con membrete, no con una dirección de remitente en su lugar. Si no tiene
membrete, puede encontrar una plantilla para membretes en la mayoría de los
programas de procesamiento de texto.
Empiece escribiendo seis líneas
por debajo del texto del membrete esto puede necesitar ser ajustado si su carta
es larga).
Escoja su alineación: puede ser
hacia la izquierda o justificada en ambos lados.
Escriba su nombre en la primera
línea, alineada a la izquierda, seguida por su cargo y dirección comercial
(saltee este paso si utiliza un membrete, pues el mismo ya incluirá esta
información).
Salteé una línea y escriba la
fecha. Si utiliza un membrete, la fecha estará en la primera línea.
Salteé dos líneas y escriba el
nombre del destinatario, el cargo y la dirección, alineada a la izquierda.
Utilice un título formal, tal como Sr., Sra. o Dr., porque se trata de una
carta formal. Evita dirigirse al destinatario sólo por su primer nombre.
Siga con su saludo, otra vez
utilizando el nombre formal: por ejemplo, “Estimado Sr. Pérez”.
Preséntese en el primer párrafo,
si el destinatario no lo ha visto recientemente. Los ejemplos: “Nos
encontramos recientemente en una conferencia sobre plásticos reciclables”,
o “le vendí recientemente el quipo informático para su empresa”.
Continúe con el cuerpo de la
carta, indicando el propósito principal para escribirle. Esto puede ser desde
trasladar una queja hasta finalizar un negocio, pasando por solicitar información
sobre productos o servicios, entre muchas otras opciones. Sea tan conciso como
le sea posible.
Saltee dos espacios y concluya
la carta con “Sinceramente,” “Gracias” o “Los mejores
deseos,” seguido por una coma.
Deje cuatro líneas en blanco
para su firma, y entonces escriba su nombre y cargo. Una vez impresa la carta,
firme la carta con un bolígrafo en ese espacio de cuatro líneas.
Algunas personas prefieren
centrar la fecha y los saludos finales, en vez de alinearlos a la izquierda.
Intente mantener la carta en una
página. Generalmente, una carta corta obtendrá una respuesta más rápida que
una larga, donde se divague demasiado en lugar de ir al grano.
Corrija su puntuación, deletreo
y gramática para tener un texto perfecto. Utilice la función de corrección de
textos de su procesador, o recurra a alguien que le corrija la carta antes de
enviarla.
Por último, tenga en cuenta que
sin importar cuan enojado pueda estar, debe tratar de no mostrar su cólera en
la carta, pues es mucho más probable que obtenga respuesta si se mantiene cortés.
