11. Escriba una
explicación adecuada para el objetivo de la encuesta. También préstele atención
a las instrucciones del cuestionario, o incluso podría dar algunos detalles
sobre el proceso de seguimiento de la encuesta.
Las personas son
más propensas a responder si pueden ver y entender un propósito significativo en
la encuesta. Conseguir una buena respuesta a un cuestionario siempre es un reto,
así que cuanto mejor sea su explicación, mejor será su tasa de respuesta.
Esto también le
ayudará a mejorar sus relaciones con el
personal
o con los clientes, ya que les
demostrará que le interesan sus puntos de vista, así que no desaproveche su
oportunidad para explicarse y comunicar sus motivos.
12. Considerar y decidir acerca de la publicación del análisis de la encuesta (o
un resumen), y cuál es la mejor forma de transmitir los resultados y de llevar a
cabo las acciones de seguimiento.
Esto es
especialmente importante en las encuestas a los empleados. Para ciertos tipos de
estudios de mercado o encuestas de actitudes tenga en cuenta también el valor y
las oportunidades de las
relaciones públicas y publicidades que surgen de la
encuesta.
Siempre
apegándose a las reglas de privacidad, y con un acuerdo previo con los
encuestados, una encuesta suele generar una excelente publicidad.
13. Probar la encuesta y el/los método/s con pequeñas cantidades de personas,
preferentemente representantes del grupo al que esté destinada su encuesta.
Compruebe que se
pueda aplicar el sistema de puntuación y que se pueda llevar a cabo el análisis
de los datos. Esto es especialmente importante si la encuesta es grande,
costosa, o crucial para la estrategia de la organización y la toma de
decisiones.
La necesidad de
realizar pruebas es una de las principales razones por las que conviene
planificar las encuestas con bastante anticipación con respecto a la fecha
límite para obtener los resultados.
14. Si usted prueba la encuesta, obviamente mejore las preguntas, la estructura
y los métodos de acuerdo a los resultados de dicha prueba.
15. Llevar a cabo la encuesta. Controlar su funcionamiento. No espere hasta el
final para descubrir un problema que podría haber solucionado al principio.
Si se acude a
una agencia, empiece a comprobar su progreso poco tiempo después de empezar, y
hágalo de nuevo a intervalos breves. Recuerde, no espere hasta el final para
descubrir que había un error importante en la encuesta.
16. Realizar el seguimiento telefónico, en caso necesario. Esta es otra razón
para realizar el seguimiento: comúnmente los niveles de respuesta no son tan
altos como estaba previsto, en cuyo caso si se puede añadir un poco de impulso
extra, mejor.
17. Analizar los resultados y poner en práctica las medidas de seguimiento
correspondientes, que pueden implicar una retroalimentación por parte de los
encuestados.
Si usted está
luchando con el análisis porque el formato estuvo mal diseñado, todavía puede
solicitar la ayuda de un experto en hojas de cálculo, en lugar de meter la pata.
Si los datos
están ahí, de una u otra forma, una persona experta en hojas de cálculo puede
llegar a lograr un pequeño milagro y salvar el proyecto, o simplemente ahorrarle
el trabajo de varios días.
18. Escribir el informe de manera imparcial y objetiva, y distribuirlo de
acuerdo a lo pactado, sobre todo si presenta algunas sorpresas desagradables,
que en realidad son los resultados más valiosos de una encuesta.
19. Asegúrese de que todas las quejas específicas y las cuestiones que surjan de
los clientes individuales sean objeto de un seguimiento apropiado.
20. Revisar el proyecto y los resultados de la encuesta, para aprender la
lección corregir los errores para la próxima vez.
"Copie" las
encuestas de los que saben
Otra buena manera de entender cómo organizar la estructura de una encuesta o un
cuestionario, es fijarse cómo lo hacen en otras organizaciones. Fíjese en los
diferentes cuestionarios que usted recibe, ya sea por medio de cartas, en los
productos que usted compra, en un aeropuerto o estación o en una revista. Las
encontrará en todas partes una vez que empiece a buscarlas.
Fíjese también en las notas relacionadas con el diseño y la organización de
encuestas de motivación de los empleados. Estas encuestas se basan
principalmente en la comprensión de las actitudes de motivación del personal, y
se basan en técnicas y reglas similares a las de las encuestas y los
cuestionarios en general.
El indicador de la fortaleza del personal, es otro ejemplo (muy básico) de un
formato simple de encuestas, que es adecuado si la encuesta es pequeña y no
requiere un gran análisis estadístico.
Si bien el análisis y la estructura son elementos de vital importancia,
principalmente en las encuestas de mayor tamaño, en última instancia, lo más
importante es simplemente tomarse la molestia de preguntar acerca de los
diferentes puntos de vista que existen en relación a temas importantes, en lugar
de adivinar o suponer, o peor aún, decirle a la gente lo que usted piensa que
deberían hacer.
Los estudios bien diseñados e implementados siempre producen un efecto positivo
en la organización. La gente, ya sean empleados o clientes, tendrá una mejor
opinión sobre la organización por la que fueron consultados, sobre todo si
sienten que han sido escuchados, y que ha hecho todo lo posible para cumplir con
las quejas recibidas.
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Cómo hacer cuestionarios para saber qué piensan tus clientes
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