Identifique los desafíos a los que se enfrentan los empleados
Puede haber muchos factores obvios y esperados, pero también algunos muy
sutiles.
Y sea consciente de que si bien algunos problemas pueden ser internos
de la empresa, otros puede que se generen en la vida privada del empleado y
tengan un efecto "contagio" en el lugar de trabajo, haciendo que se sienta
cansado, irritable o preocupado.
Algunos problemas internos comunes son: la
política de la oficina respecto de los chismes, los productos anticuados o el
poco conocimiento de la empresa, mala atención al cliente, sistemas y equipos
viejos u obsoletos, problemas de comunicación o falta de información.
Para resolver el problema del escaso conocimiento sobre el producto, organice un
seminario de capacitación.
Si usted comercializa productos, muchos fabricantes y
proveedores estarán dispuestos a brindarle este tipo de formación de forma
gratuita, si eso ayuda a fortalecer la relación comercial.
En el caso de la política de la empresa, es el elemento más difícil de resolver
en cuanto a las
relaciones laborales.
La forma más perjudicial en que un
empleado puede dañar a otro es a través de ciertas acciones u omisiones, con el
objetivo de dificultarle las cosas a los demás miembros del equipo.
Para la
persona o personas afectadas por esta conducta, puede generarles una frustración
extrema e incluso puede provocar que empiecen a buscar otro puesto de trabajo.
En tal caso, es conveniente separar a los miembros más importantes del equipo,
para que no estén en el mismo entorno; si eso no es posible, vaya directamente
al origen del problema y vea si puede resolverlo mediante charlas, cursos o
advertencias.
Si su empresa no tiene un código de conducta, puede desarrollar
uno; de hecho, el proceso de desarrollo puede ser una experiencia catártica para
el personal, que lo tomará como una oportunidad para explorar nuevas formas de
prevenir estos comportamientos obstructivos.
La
política de la oficina
es algo
que es mejor resolver lo más rápido posible, ya que puede generar muchos
inconvenientes.
Para los nuevos empleados o para aquellos que no tienen grandes habilidades (por
ejemplo, si son lentos para tipear o para devolver las llamadas), o para
aquellos que tienen una forma abrasiva de tratar a los clientes, organice cursos
de capacitación.
Elija una formación que incluya juegos para simular actividades
cotidianas, que pueden ser individuales o grupales.
Estos juegos ayudan a los
participantes a aprender nuevas formas de encarar las cosas que les resultan
difíciles.
Si es posible, ponga a los empleados menos experimentados a trabajar
con compañeros con más experiencia, para que el conocimiento de uno se
transfiera al otro.
En caso de problemas personales ajenos al trabajo, hay muy poco que usted pueda
hacer, además de ofrecer todos los servicios con los que su empresa cuenta, como
consejeros de asistencia al empleado.
Lo mejor es apoyar a los trabajadores que
tengan dificultades tanto como sea posible, e intentar flexibilizar su horario
de trabajo para reducir la tensión en el hogar y en el trabajo.
Un miembro del
personal al que se le otorga flexibilidad y apoyo será leal y se esforzará más
cuando haya resuelto sus problemas.
Compruebe regularmente si se están utilizando los procedimientos y los sistemas
existentes, y si realmente funcionan
A veces, los sistemas pueden estar establecidos, pero pueden no funcionar, y los
miembros del equipo trabajan sin recurrir a ellos en lugar de "presentar una
queja" a la administración.
Sin embargo, esto puede reducir ampliamente la
productividad y aumentar los niveles de frustración (se limita el ingenio, la
buena voluntad y la creatividad del equipo).
Las comunicaciones defectuosas o
los sistemas operativos que obstaculicen las tareas, o incluso los que evitan
que los empleados trabajen con entusiasmo, estos problemas deben ser resueltos
lo antes posible.
Si le parece que el hardware funciona bien, pregúntele a los miembros del equipo
de forma individual que inconvenientes creen que tiene el sistema o por qué las
comunicaciones no fluye adecuadamente.
Podría ser preferible preguntarles esto
fuera de la oficina, en un café o en algún otro lugar, para mantener la
discreción.
Invierta para mejorar la distribución del edificio y el equipo
Los
pasillos demasiado pequeños y las instalaciones obsoletas pueden afectar la
moral del equipo, y pueden llegar a frustrar y alejar a los clientes.
Si bien
esto puede no parecer una prioridad, es dinero bien invertido – un pequeño gasto
para arreglar un pequeño problema, es mejor que un enorme gasto para solucionar
un gran problema.
· Verifique la ergonomía de las estaciones y espacios de trabajo de todos los
miembros.
· Revise las interacciones entre el personal y los clientes. ¿Estas interacciones
se ven beneficiadas o perjudicadas por los muebles y mostradores, la
distribución del edificio, etc.?
Instale un sistema para que los empleados puedan hacer sugerencias o
comentarios
Cualquier sugerencia (por ejemplo, una solicitud de renovación,
una idea de diseño, etc.) debe ser consensuada, para saber si es posible
llevarlas a cabo
Aliente las sugerencias grupales, así como también las
sugerencias individuales, ya que pueden generar debates y compromiso, lo que
puede ser muy positivo para su negocio.
Naturalmente, por diversas razones, no siempre es posible poner en práctica
todas las ideas.
Pero debatirlas implica que usted está abierto a escuchar
sugerencias, y al responder usted demuestra su disposición, además de demostrar
que el sistema es justo.
Y usted podría aplicar una versión modificada de
cualquier sugerencia, en lugar de no aplicarla en absoluto.
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