La mayoría de las personas acostumbran a apoyarse en una
programación diaria
ya
sea en un trozo de papel, un bloc de notas, una agenda normal, agenda digital o
electrónica.
En una
ocasión estaba con un cliente con el que estaba llevando un programa de coaching
para aumentar su
productividad personal. Desde nuestras primeras sesiones mi
cliente siempre llegaba con su agenda en mano y lápiz o bolígrafo a la mano. A
veces tomaba nota de fechas y otras solo las memorizaba.
¿De atrás
para adelante? o ¿de atrás para el frente?
Un día le
pregunte a mi cliente si podía compartir conmigo como organizaba sus
actividades. Mi cliente se puso a reír y me dijo: ‘Mira esta casi toda vacía’.
Aunque mi cliente vivía con mucho estrés pues todo el tiempo estaba en función
de urgentes y constantemente se pasaba apagando incendios.
Era claro
que al dedicar casi todo su tiempo y energía a los urgentes le era my difícil
hacer otras actividades por lo cual no podía organizarse ni a medio o largo
plazo solo podía hacer las cosas del momento. Esto tenía un efecto aterrador en
su productividad. Bajísima!!!!
¿Te estoy
diciendo que debemos programar hacia atrás?. Sí, así es.
Sé que te
parecerá raro, pero seguro que tú también lo haces. Por ejemplo, imagina que tu
avión sale a una hora determinada. ¿A qué hora debes salir de tu oficina o de tu
casa?. Te plantearás a qué hora tienes que presentarte en el mostrador del
aeropuerto, cuánto tardas en el taxi desde tu despacho, cuánto en conseguir el
taxi… y puede que le añadas unos minutos de margen por si acaso.
¿Qué has
hecho?: Programar hacia atrás.
Lo mismo
deberás hacer para abordar un proyecto. ¿Cuándo quieres tenerlo terminado?,
¿Cuánto tiempo prevés para cada fase?. Eso supone empezar con un plan anual, o
como poco, trimestral, y en casos infrecuentes, mensual. De ahí puedes pasar,
pero no antes, al diario. No es malo precisar compromisos en la jornada, pero
deben ir precedidos por una visión general.
El anual
aparece como imprescindible para quien tiene responsabilidades. Y un segundo
nivel, mensual o semanal, deseable para mantener la visión de conjunto.
¿Lo más
útil?: funcionar con los dos.
Programar
la agenda
Hemos dicho que planificar
implica decidir qué se va a hacer y cuando debe quedar terminado. Programar
es decidir cuándo hacerlo y qué recursos se precisan.
- Qué etapas preveo.
- Qué recursos precisaré, qué ayudas.
El tiempo
pasa de ser considerado solo en su aspecto de plazo a participar seriamente en
su calidad de RECURSO.
Hemos
pues de aprender a programar no las tareas sino el recurso: el tiempo y aprender
a enfocar este tiempo en aquellas tareas que realmente son productivas.
Es la
única solución sensata, y aunque pueda sonar extraño, con el tiempo, como con el
dinero lo que hay que programar es el recurso escaso. ¿De cuánto tiempo
dispongo? ¿En qué lo quiero invertir? Y en función de esas decisiones debo
asignar un tiempo a cada tarea, especialmente a visitas, reuniones, consultas,
es decir a lo que se me puede alargar si no lo controlo.
Probablemente en pequeñas cosas poco importantes es donde, insensiblemente, se
nos va más de lo conveniente.
Empleamos
del 50 al 75 por ciento de nuestra jornada en atender imprevistos. Y lo que es
peor, abordamos compulsivamente del 50 al 90 por ciento de nuestras actividades.
Es decir,
que la priorización no es deliberada, enfocada a alcanzar los objetivos, sino
meramente compulsiva.
Lo
correcto e inteligente es priorizar en función de los objetivos, entre los que
puede aparecer en un momento determinado la decisión de descansar, divertirte,
atender a tu familia o a otra persona. Es tu derecho porque se trata de tu vida.
Controlar
el tiempo y el reloj
Es una
idea común creer que controlar el tiempo supone ser un esclavo del reloj.
Nada más
alejado de la realidad. Controlar el tiempo no supone ser un esclavo del reloj.
Supone, en todo caso, utilizar adecuadamente la brújula, es decir, saber donde
se quiere ir, qué objetivo se pretende alcanzar.
Para
aprovechar cada instante, para que cada instante resulte rentable y provechoso
en cualquier sentido, incluidos el descanso, el placer, la diversión y todo
cuanto se decida libremente, es suficiente el reloj interno.
El reloj
convencional, por el contrario, sólo cobra importancia cuando hay otra persona
(cita, visita, reunión) a la que debemos respetar.
Controlar
el tiempo y las oportunidades
Es falsa
la creencia de que controlar el tiempo haga perder muchas oportunidades
inesperadas pero interesantes. Precisamente el control facilita una mayor
capacidad de decisión, sabiendo qué se hace y por qué se hace, y facilitando
holguras.
Un mal
manejo del tiempo impide disponer de él cuando aparece una oportunidad. Si se
asigna tiempo suficiente para los imprevistos se está en mejor condiciones de
aprovechar cualquier oportunidad que pueda surgir.
Por Arnu Rodríguez Ayala
www.SalesPlus.es
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