Este es el procedimiento
para revisar un informe de gastos
1. Compruebe el formulario
Compruebe si el empleado la completó de forma correcta. A veces las compañías
cambian los formularios, y si el empleado envía el formulario antiguo, el
proceso se retrasará, lo que implicaría más trabajo para el empleado y para
usted.
¿El empleado presentó un formulario de papel, pero la compañía ahora
utiliza formularios informáticos?
2. Revise los datos de identificación
¿El empleado ha completado correctamente la información de identificación en la
parte superior del formulario? Además de su propio nombre, ¿ha completado
correctamente el nombre del departamento correspondiente?
Si alguno de esos
datos es erróneo, o no ha sido completado, pídale a su empleado que lo arregle.
De lo contrario, el proceso se retrasará.
3. Revise que todos los aspectos estén completados de forma correcta y
completa
Verifique:
–
la fecha del gasto
–
la categoría del gasto (comidas, alojamiento, etc.),
–
la descripción (como por ejemplo "una habitación en el hotel xx")
–
el costo en la moneda adecuada (muchas empresas internacionales requieren que el
costo sea anotado en la moneda en que fue pagado y luego sea convertido a la
moneda nacional).
4. ¿Es razonable?
Compruebe que todos los artículos incluidos y el monto de cada uno sean
razonables. Si el empleado gastó $100 para el desayuno, eso no es un gasto
razonable y no debe ser reembolsado.
Su compañía probablemente tenga una
política de
reembolso de los viáticos. Utilice eso como su guía. Si la empresa
no tiene una política definida, use su propio sentido común.
5. Compruebe los recibos
¿Están adjuntos los recibos de todos los
gastos? La mayoría de las empresas
tienen un gasto mínimo (por ejemplo, $25) por debajo del cual los recibos no son
necesarios.
Asegúrese de que se adjunten los recibos de todos los gastos que
superen este monto.
6. ¿Está firmado?
Asegúrese de que el empleado haya firmado el formulario en el lugar adecuado.
Algunos formularios también requieren que el empleado agregue la fecha.
7. Fírmelo y envíelo
Firme el formulario en el lugar adecuado. Incluya la aclaración de su firma,
incluso si el formulario no lo requiere.
A continuación, envíe el formulario y
los recibos adjuntos a su superior para su aprobación, si es necesario o
directamente al departamento de contabilidad para su pago.
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