En un mundo que se transforma sin pausa, cuya evolución es incesante y vertiginosa, en el cual en todos los niveles la competencia es feroz, las finanzas de las empresas no pueden quedar al margen, dado que ellas son el motor, el corazón que debe bombear el flujo continuo que permite a las empresas invertir y transformarse.
Dentro del esquema de las finanzas, un rol determinante y fundamental es el que cumple el área de cobranzas. Para que esta función se desempeñe en toda su magnitud y con altas posibilidades de mantener un éxito continuo, debemos aprender a innovar, buscar, investigar, aprender y de ser necesario en algunos casos, copiar de los mejores lo mejor, es decir, conseguir y aplicar las mejores formas y fórmulas de cobranzas que apliquen otras empresas.
Este método, sistema o como prefiera llamársele, es aplicado por todas las empresas y en todas las áreas, el mismo consiste en efectuar una búsqueda permanente de mejores sistemas de trabajo y de realizar una evaluación periódica de todas las normas, métodos y procedimientos empleados en otras organizaciones de cobranzas y ver su adaptabilidad a la propia organización.
Esta tarea tiende a llevar a cabo un proceso de mejora de resultados, aprendiendo de aquellas que demuestran tener un nivel de cobranzas elevado, con relación a los créditos otorgados.
Para lograrlo es preciso:
1) Buscar organizaciones con productos similares y plazos de cobranzas reales más cortos en relación de los propios.
2) Investigar aquellas empresas que sin tener similitud con la nuestra, cumplan con el objetivo de tener y conseguir giros adecuados en sus cobranzas.
Para lograr el éxito, debemos evaluar y organizar la búsqueda de manera tal que podamos obtener la información necesaria sobre los siguientes aspectos de la empresa sobre los cuales se efectúa el informe.
a) Cantidad de clientes
b) Calidad de clientes
c) Plazos de pagos otorgados
d) Tiempo real de cobranzas
e) Índice de morosidad
d) Sistemas de computación utilizados
e) Información brindada por los sistemas
f) Periodicidad de la información
g) Cantidad de cobradores y/o gestores
h) Calidad y entrenamiento de los mismos
i) Incentivos otorgados sobre cobranzas
j) Cantidad de personal administrativo
k) Tareas del personal de administración
l) Información brindada por el área
m) Organización y métodos usados
Luego de esta informacion:
Una vez recabada toda la información, la misma deberá ser analizada y comparada con los sistemas propios en uso y efectuar aquellas reformas que se consideren necesarias para adaptarlas a las necesidades y sistemas de nuestra empresa.
Efectuados los pasos anteriores, se deben poner en marcha los nuevos sistemas, analizando los resultados obtenidos en forma periódica y readaptándolos, mejorándolos con las modificaciones necesarias a los efectos de corregir errores.
Este manual se ha realizado efectuando una labor similar a la descripta, es el fruto de la experiencia y transito por distintas empresas, cursos y seminarios sobre el tema, recopilando lo mejor de lo aprendido y aquello que lógicamente dio los mejores resultados.
La idea del mismo, surge después de haber constatado la escasa información disponible sobre esta área y que exponga los procedimientos actualizados y criterios generales que sirvan a empresarios y gerentes del área para estructurar la gestión general de cobranzas.
Por Miguel Angel Fernandez Felitte
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