Palabras:
Se recomienda que usted use la frase, ‘Para propósitos de investigación
genealógica”, en su correspondencia. Esto dirigirá su pedido a la persona
correcta dentro de la institución, y le dará significado a sus preguntas. No le
hará daño incluir un por favor y un gracias.
La prueba:
Ciertos registros tienen archivos sólo aptos de revisar por los parientes o los
descendientes más próximos.
Cuándo solicite a los archivos registros
confidenciales de no son mas de 75 años de antigüedad, es importante incluir una
identificación personal y de parentesco con la persona buscada (fotocopias,
preferiblemente certificadas). Esto también puede ser un certificado de
nacimiento, de casamiento o de defunción del sujeto a investigar, para confirmar
ciertos datos que ya se poseen o para conformar el árbol genealógico.
Donaciones / honorarios: El “pago” parece ser una palabra prohibida
en nuestro mundo de libre información, la cual que se puede ubicar en Internet o
en una biblioteca pública. Sin embargo, debe tener presente que muchas
instituciones viven de estas contribuciones, y por lo tanto no realizarán los
servicios sin el honorario requerido.
En los casos de iglesias o instituciones
caritativas o no lucrativas, es bueno mandar también un pequeño donativo para el
trabajo que tendrán que tomarse por usted. Esto puede ser de $10 a $100,
dependiendo de su pedido.
Ser certero: Sea exacto en todos los aspectos de su pedido.
Escriba a la dirección correcta, de información clara de lo que sabe, y pregunte
concisamente lo que necesita saber. No sea demasiado retórico ni personal en sus
pedidos/requerimientos. Nadie tiene tiempo de leerlo y lograr entender lo que
usted trata de decir.
Sobres con estampillas: Actualmente, la mayoría de los pedidos de
investigación, suele enviarse junto a un sobre que contenga estampillas
internacionales y tenga inscripta la dirección a la que debe ser enviado. El
franqueo no es algo barato en ningún lugar, y enviar documentos y papeles puede
llegar a costar varios dólares en el franqueo.
De esta forma, si usted escribe a
una dirección en el exterior de su país, debe enviar el sobre, unos IRCs
(Cupones Internacionales de Respuessta, que se pueden comprar en cualquier
oficina de correos), y su dirección escrita en forma clara y precisa, para que
el destinatario deba tener el mínimo trabajo posible al contestarle.
Fotocopias:
Fotocopie o guarde en disquete una copia de su correspondencia y cualquier
archivo adjunto. Es importante tener un registro de lo que usted hizo y envió,
sobre todo para seguir con la correspondencia.
Confirmación de lo recibido: Usted quiere saber si ellos recibieron su
pedido, ¿no es cierto? Una manera de hacer esto es enviando una carta
certificada, o, para estar más seguro, incluir una postal pequeña (pre
estampillada, por supuesto) y solicitar que el destinatario llene la fecha en
que se recibió su pedido, la firme y se la envíe. ¡Entonces, al recibirla, usted
podrá empezar a contar las agujas del reloj!
Paciencia:
A veces es duro, pero la paciencia es un deber. Su pedido puede tomar de dos
meses a seis meses, dondequiera que vaya. Si es por ultramar, puede ser aún más
largo.
Si han pasado más de seis meses y usted todavía no ha oído nada, redacte
una nueva carta donde señale que usted no ha tenido noticias y necesita la
confirmación de que su pedido se está procesando. Envíe junto a esta carta una
copia del pedido original para que tengan referencias. A veces les ayudará a los
destinatarios saber que pueden llamarlo a usted por cualquiera pregunta o
consulta que les concierne.
Tenacidad:
No se frustre NUNCA. Intente lograr sus objetivos escribiendo y dirigiéndose al
correo todas las veces que pueda ¡Buena suerte!
