Aunque en
un principio uno no se lo imagine, uno de las pasos que más dificultad conlleva
a la hora de encontrar la información deseada es decidir en dónde buscar: ¿cuál
es el archivo que podría tener lo que busco?, ¿cómo hago para saber si
realmente lo tiene?, ¿cómo lo contacto?
Quienes buscan información de Iberoamérica cuentan con un
valioso instrumento de ayuda para solucionar este problema, el Censo-Guía de
Archivos Iberoamericanos de la Subdirección de Archivos Estatales a través del
Centro de Información Documental de Archivos (CIDA), del Ministerio de Cultura
de España, disponible desde hace un tiempo en el sitio Albala Web (http://www.mcu.es/cgi-bin/ALBALA/AlbalaCGI/X6502?CMD=PRIMERA_PAGINA)
El Censo-Guía de Archivos Iberoamericanos tiene
actualmente registrada información de España, de Argentina, de Bolivia, de
Colombia, de Costa Rica, de Chile, de Paraguay y de Venezuela.
El censo proporciona información de:
· El centro institucional que posee fondos archivísticos.
- Los
fondos documentales que contiene esa institución.
Esta doble faceta de los datos permite que a la hora de
abordar una búsqueda se pueda optar entre seleccionar una o varias
instituciones archivísticas (opción "Directorio de Archivos") o
seleccionar uno o varios fondos documentales, independientemente del centro en
que se hallen (opción "Localización de Fondos").
Directorio de Archivos
Se ha de elegir esta opción cuando se desee comenzar
la búsqueda por uno o varios centros institucionales custodios de documentación.
Primeramente, se puede restringir el universo de búsqueda
bien a los archivos españoles, bien a los de Iberoamérica, o entrar en el
directorio completo ("todos los archivos"). Cualquiera de estas
entradas conducirá a una pantalla en la que se podrá realizar una selección
por el nombre y tipo de la institución, así como por criterios geográficos.
Una vez realizada la búsqueda, de cada institución se
ofrece:
· Datos que permiten localizar y contactar con el centro (dirección
postal, telefónica, correo electrónico, página web, nombre del responsable)
- Condiciones
y horarios de acceso - Año
de fundación e historia del archivo - Referencia
bibliográfica de su guía.
Por otra parte, dos botones ubicados en la zona
inferior de la pantalla permiten ampliar la información:
El botón "Cuadro de organización"
ofrece la relación de los fondos documentales que se custodian en el centro
seleccionado, con la posibilidad de acceder a la información de cada uno de
ellos.
El
botón "Localización de fondos" permite realizar búsquedas
específicas de documentación existente en la institución seleccionada.
Localización de fondos
Esta opción ha de elegirse cuando se desee información
de una determinada documentación.
La pantalla de búsqueda permite hacer la selección por el
nombre del centro archivístico que alberga la documentación, por el título y
fechas de la misma, así como por cualquier otro criterio a través de la búsqueda
libre.
Realizada la búsqueda, de cada unidad descrita se ofrece:
Volumen y fechas de la documentación
Su contenido y organización
Información sobre el contexto en que se ha generado
esa documentación:
o Historia
institucional o biográfica del productor
o Historia
de la custodia
Datos necesarios para su acceso:
o Lengua
de los documentos
o Tipo
de escritura
o Instrumentos
de descripción
Datos sobre otra documentación asociada:
o Existencia
de documentos originales
o Existencia
de copias
o Documentación
relacionada existente en el mismo archivo
o Documentación
relacionada ubicada en otros archivos
o Bibliografía
Por otra parte, cuatro botones ubicados en la zona inferior
de la pantalla permiten ampliar la información:
El botón "Cuadro de organización"
ofrece la relación de todos los fondos documentales que existen en el centro
que alberga la documentación seleccionada, con la posibilidad de acceder a la
información de cada uno de ellos.
El botón "Cuadro de clasificación"
permite visualizar la unidad descrita en el contexto de la descripción
multinivel, hasta el nivel de fondo.
El botón "Archivo"
proporciona la información de la institución que custodia la documentación
seleccionada.
El botón
"Localización de fondos" permite realizar una nueva búsqueda,
restringida en este caso al archivo que custodia la documentación que se
visualiza.
