Compartir archivos y administrar
proyectos
Compartir información es una parte
vital de nuestros trabajos. En este mundo globalizado y virtualizado, trabajar
en un mismo proyecto con colegas que están físicamente lejos de nuestro lugar de
trabajo se está convirtiendo en algo de todos los días.
Existen numerosas herramientas que
nos permiten no sólo compartir archivos, sino acceder a la misma información en
el mismo momento y trabajar sobre ella.
Son aplicaciones amigables, que
facilitan el trabajo sin requerir de mucho entrenamiento ni conocimientos
tecnológicos.
Compartir archivos
Aplicaciones con carácter de
necesidad básica. Sirven para intercambiar archivos que quedan almacenados en la
“nube” virtual.
Algunas aplicaciones te permiten no sólo compartirlos online,
sino también crearlos y editarlos de esta manera. La gran ventaja de estas
aplicaciones es que podemos acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar
y computadora, e inclusive desde teléfonos inteligentes.
Algunos ejemplos:
– GoogleDocs: aplicación ofimática, podemos compartir y crear
documentos con procesadores de texo, planillas de cálculo, presentaciones en
slides. Acepta sus equivalentes de Microsoft Office.
–
Google Calendar: tu agenda en línea. Puedes agendar tareas,
recordatorios de citas importantes, cumpleaños, etc. Incluso puedes configurar
alertas para que te notifiquen esos recordatorios. Esta información la puedes
compartir y enviar por mail.
– 4shared.com: uno de los tantos lugares de almacenamiento de
información, la cual subes a un servidor para luego compartir con quienes
desees, mediante email o enlaces en la propia red. Puedes almacenar archivos de
texto, audio, video, fotos.
La diferencia con los anteriores, es que esa
información que subes, la tienes ya en un lugar físico, sea tu computadora, tu
teléfono, tu cámara. No puedes crearla ni editarla allí.
–
Dropbox.com: sirve para almacenar, sincronizar y compartir
documentos. Al igual que la anterior no es una aplicación para crear
documentos.
Estos archivos se comparten de forma instantánea. A diferencia de
4shared, en la que si quieres acceder a ellos debes bajar la información a tu
computadora y recién allí puedes verlos y editarlos, aquí accedes de forma
inmediata e instantánea a ellos.
La otra persona con la que compartes la
información puede editarla y tú lo ves al instante. De igual manera si eres tú
quien la edita, tu colega ve los cambios inmediatamente.
Esta sincronización es la
característica más importante, tanto de google docs, google calendar y
dropbox, pues evita la duplicación de los archivos al trabajar todos sobre un
mismo documento.
Trabajo
colaborativo
Cuando hablamos de trabajo en
grupos más grandes, o de proyectos empresariales, necesitamos aplicaciones “all
in one”.
Este tipo de herramientas permiten gestionar proyectos en forma
colaborativa. Son redes privadas virtuales que usan protocolos de internet
para compartir de forma segura información con empleados, proveedores, clientes,
socios, etc.
Algunos de estos programas son:
–
Central Desktop: es una plataforma que nos permite la posibilidad de
crear conversaciones privadas, proteger esa red privada a través de passwords,
gestionar contenidos y hacer un seguimiento de los proyectos con los clientes en
un entorno seguro y reservado. Se pueden organizar documentos, compartirlos,
editarlos y archivarlos online.
– Basecamp: aplicación con una eficacia increíble a la hora de
gestionar proyectos en forma colaborativa. BaseCamp es una aplicación que
funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse
desde cualquier lugar con acceso a Internet.
Adicionalmente se pueden gestionar
aplicaciones para equipos móviles, celulares y hasta clientes de correo como
Gmail.
–
My Client Spot: es un software online de gestión de proyectos,
ideal para pequeños grupos. Incluye seguimiento de tiempo y tareas, puedes
compartir archivos y calendarios; rastreas y accedes fácil y rápidamente a la
información buscando por tareas, comentarios o archivos. Mantiene organizada y
actualizada la gestión de clientes y proyectos.
Acceso remoto a
computadoras
Este tipo de programas pertenecen
a otro tipo de categoría. Sirven para que puedas acceder a las computadoras
(tuya o de un tercero) de manera remota y ver que está pasando en la esa
computadora.
Es muy útil para las asistentes virtuales en casos en los que el
cliente tiene un problema con su computadora: es más rápido saber cuál puede ser
el problema accediendo tú a esa máquina desde donde sea que estés.
Ejemplos:
–
GoToMyPC: permite acceder a una computadora desde cualquier
máquina con internet o desde un iPhone. Es compatible con PC (Windows) y Mac
(Apple).
–
Logmein: muy similar a la anterior con la ventaja de que
posibilita acceder hasta a cinco máquinas. Tiene una versión gratuita.
–
Team Viewer: con este programa puedes compartir el escritorio
de una computadora de manera rápida y sencilla.
¿Por qué utilizar
estas herramientas?
Como te decía al principio,
estamos viviendo en una sociedad siempre conectada, siempre online. Cada vez son
más las empresas -grandes o pequeñas-, profesionales, y emprendedores que suman
estas aplicaciones a su entorno de trabajo. Te decimos por qué:
- Son útiles, fáciles de usar y,
en la mayoría de los casos, tienen versiones gratuitas.
- Permiten que todo el equipo de
trabajo tenga acceso a los archivos que necesita para desarrollar la tarea.
- Son tu copia de respaldo. Ante
cualquier inconveniente con las máquinas, puedes estar tranquilo al saber
que podrás acceder a esa información en el espacio virtual.
- Ofrecen variedad. Haz un
balance de las necesidades de tu negocio, compara características y precios.
La mayoría de estas aplicaciones ofrecen versiones de prueba por un tiempo
limitado (generalmente 30 días). Elige programas confiables que garanticen
la seguridad de tus archivos.
A medida que tu negocio crece,
también crece el número de personas con las que debes mantener información
actualizada.
Es por ello que compartir archivos, sincronizar documentos y
tareas, y administrar canales de comunicación se vuelve cada vez más importante
para alcanzar el éxito.
Ahora es tu turno, ¿probaste estas
u otras herramientas? ¿Cuál nos recomiendas?
Por Bárbara Langer
Asistencia-Virtual.com
