Cómo aprovechar al máximo las ferias y exposiciones

Si ha decidido participar en una Feria, Salón o Exposición, felicidades. Está ante un evento que requiere una gran atención y dedicación y que, si. cumple Vd. con todos sus requerimientos, le va a ayudar a aumentar sus cifras de negocio.

Las Ferias y Exposiciones permiten establecer contacto con un gran número de Clientes Actuales o Potenciales en un período de tiempo y espacio muy corto, con un coste por contacto muy bajo y con un rendimiento que puede ser altamente favorable.

Una feria se divide en tres partes fundamentales, y con infinidad de detalles a tener en cuenta si lo que realmente desea es obtener un alto rendimiento en su participación.

Piense que una feria se prepara durante meses, dura unos pocos días, y sus resultados se aprovechan durante años.

Estas partes, importantísimas todas, son “el Antes”, “el Durante” y “el Después”.

Veremos algunos de los puntos más importantes en cada una de ellas:

EL ANTES

Decidir dónde exponer, para ello es necesario tener toda la información posible del evento e historial de años anteriores. Comprobar que el tipo de público asistente coincide en su mayor parte con nuestro Público Objetivo, la cantidad de visitantes, y toda la información que pueda conseguir de expositores de años anteriores.
Elección del Stand: Primordial alquilar un Stand.. Pero no cualquiera, sino uno estratégicamente situado, que nos permita captar la máxima atención de clientes. Y eso sólo se consigue escogiéndolo con tiempo. Concretamente se necesitan ocho o diez meses de antelación, para alquilar un "Stand con vistas", aunque hay quien incluso espera finalizar una Feria para reservar el espacio del año siguiente. El mejor espacio para instalar su stand no está esperando a que Ud. Llegue. De hecho, posiblemente ya lo eligió la empresa que se inscribió justo antes. La elección del espacio donde se ubicará el stand es el primer paso, y con prisa, que debe hacer tras su inscripción. Y recuerde que “El mejor stand es el que está situado en el pabellón más importante, no lejos de la entrada principal y en el cruce de los principales pasillos”.
Marcarse objetivos a conseguir. Lo fundamental es definir los objetivos. Tenerlos claros. Esa es la garantía del éxito. Se puede asignar esta tarea a un Responsable de Ferias, que se encarga de trazarlos. También hay que seleccionar qué productos se expondrán en la Feria. Y decidir cómo aprovechar el salón: para presentar un producto nuevo, lanzar ofertas o simplemente generar más ventas. Una vez decidido, hay que tener preparadas las partidas de producto. No participe en una feria o exposición sin definir claramente qué objetivos pretende conseguir. Esto es fundamental para determinar el Presupuesto de Participación, la Estrategia de actuación y, posteriormente, calibrar el éxito obtenido.
A quién nos dirigimos?. Hay que definir el tipo de visitante al que nos dirigimos (distribuidores, usuarios finales, representantes, etc...), de esta forma aligeramos trabajos y conseguiremos mucho más alto porcentaje de acierto con nuestros objetivos.
Seleccione los productos a presentar en la Feria: Un error clásico es aprovechar al máximo el espacio para poner “todo lo que quepa”. Con ello se consigue desviar la atención de los productos principales (objetivos).
Planning. Quién hace qué. Fundamental para el buen desarrollo de la Feria. Hay que seleccionar al personal que asistirá, distribuir el trabajo, y establecer los horarios dentro del Stand. Con un fin: que siempre esté bien atendido. La infraestructura: imprescindible. Sin ella, no se va a ninguna parte. Desde los dossieres informativos hasta el resto del material necesario. Lo mejor es recopilar toda esa información en un manual de consulta de cara a la Feria. También conviene decidir cuantas azafatas/os y traductores necesitaremos, y contactar con la agencia para contratarlos.
Diseño del Stand: Diseñe el stand pensando principalmente en los visitantes, en mayor medida que en la comodidad de los que lo van a atender. Prevea que, en momentos de aglomeración, los visitantes no se estanquen y se pueda mantener el flujo de paso.
Comunique su participación en el evento: Determine la campaña de comunicación y captación de visitantes. Para los clientes actuales o contactos de interés, lo mejor es hacerlo por correo ordinario y, a ser posible, adjuntando una invitación. No olvide indicar qué días, y en qué Stand y pabellón les podrán encontrar durante la celebración del certamen.
Preparar el Dossier de Prensa: La prensa del sector acreditada en el evento agradecerá su información. Y la publicará.

EL DURANTE

Ser puntuales en la apertura del Stand. Cada mañana. Retrasar la apertura del Stand significa, aparte de una merecida posible sanción por parte de la organización, perder clientes potenciales, además de dar una imagen poco fiable.
Actitud impecable. Atentos a todo. Ésta es la consigna. Hacer grupos en el Stand para hablar o ponerse a leer, es contraproducente y ahuyenta al visitante.
Establecer estrategias. Hay que llamar la atención. Si tenemos un Stand, tenemos que saber aprovecharlo. Una buena técnica para captar público interesado es anunciar a bombo y platillo nuestros productos más novedosos, también es interesante el programar demostraciones de producto a horas concretas.
Empatice con sus visitantes: Somos Personas que trabajamos para las Personas, ¡hagamos notar la diferencia!
Evitar las aglomeraciones. Más de veinte minutos delante del Stand, aburren a cualquiera. Hay que procurar ser diligentes e "ir al grano" para evitar que clientes potencialmente importantes pasen de largo.
Seleccione a los Visitantes. Hay que ser un poco selectivo y distinguir entre el visitante interesado y el que acumula folletos sin apenas interés. De esta forma ahorramos costos y tiempo.
Organice: horarios y turnos de comida, logística del stand, etc.
Evite los errores frecuentes en un stand: Abrir tarde, “asaltar” al visitante, evitarlo en momentos de cansancio, ser demasiado agresivos, formar grupos, sentarse, leer en el stand, mostrar prisa ante el visitante, repartir documentación sin criterio, cerrar antes de hora (sobre todo el últimos día)
Procure: Extremar la cortesía, demostrar entusiasmo, conocer bien el producto, interesarse por el cliente, mirarle a los ojos, sonreir…
Recopilar datos. Indispensable las hojas de contacto con los datos del cliente o visitante. Son la base para realizar el seguimiento posterior. No olvidar pedir la tarjeta de visita.
Contactar con la oficina. El mundo sigue moviéndose. Telefonear a la oficina servirá para averiguar como continúan los pedidos y las ventas, y si hay algún imprevisto que resolver.

EL DESPUÉS

· Y ahora ¡Qué?: Atención, la Feria aún no ha terminado. Este es el punto en donde muchos expositores fracasan y malogran todo el esfuerzo económico y personal invertido en la Feria.

· Atención al cliente. Lo primero. Hay que actuar en calentito. Enviar una carta de agradecimiento personalizada tras la visita al Stand puede ser muy efectiva. Y mucho más si la recibe al volver de la Feria. Causa una impresión de efectividad.

· Pedidos fuera. No tardar más de dos días en enviar los pedidos que hayamos cerrado en Feria. Así fidelizamos al nuevo cliente.

· Actuar… ¡Ahora!: Clasificar los datos de los contactos obtenidos. Elaborar la estrategia de seguimiento de los contactos. Empezar a usar el teléfono, la agenda…

· Puesta en común. Reunión interna. Objetivos: Evaluar aciertos y errores durante la celebración de la Exposición. Es la manera de evitarlos para próximas ediciones.

· Aprovechar los contactos habidos. Amplía tu cartera de clientes. ¿Cómo? Con un seguimiento exhaustivo de los contactos realizados durante la Feria. Puedes aprovechar para realizar un nuevo plan comercial.