La habilidad de crear y mantener una agenda eficiente y efectiva no es debidamente valorada: ¿acaso has escuchado a alguien recibir felicitaciones por su planificación de las tareas?

Desde luego, esto no quiere decir que no tenga valor o importancia. A decir verdad, se trata de una de esas habilidades asociadas con características —como “responsable”, “eficiente”, “confiable”— que te servirán a lo largo de toda tu carrera profesional. 

A la hora de desarrollar la habilidad de una planificación efectiva, la utilidad de herramientas como PDAs no está en duda, al igual que incapacidad de estas herramientas de llevar adelante tu carga laboral.

En vista de alinear tu agenda organizada con la inexactitud de la realidad, sigue los siguientes consejos de la planificación efectiva. 

Prepara y clarifica tus objetivos

Cuidadosamente considera de antemano cuáles son tus objetivos para los eventos y las reuniones venideras. Anota precisamente qué quieres lograr y qué preguntas necesitas formular. Al hacerlo, podrás asignar la cantidad correcta de tiempo a los eventos en tu agenda. 

Al momento de llegar o, si es posible, antes que se produzca la reunión, clarifica estos objetivos haciéndoselos saber a otros. 

Sé siempre puntual

Haz que llegar en horario sea una prioridad y desarrolla una reputación bien ganada de “persona puntual”. Pocas reputaciones pueden precederte con mayor eficacia o hablan mejor de tu profesionalismo que la adherencia y la dedicación a la puntualidad.

Esto no significa llegar exactamente en la hora estipulado o demandar que los demás hagan lo mismo. Más bien, es una función de tu credibilidad. Muestra que puedes manejar una agenda ocupada, que respetas el tiempo y la atención de los demás, y que insistes en que los demás hagan lo mismo. 

Sé realista

El tiempo es el factor primario aquí, así que hacer una evaluación poco realista de un evento o reunión pueden acabar con tu agenda y, en consecuencia, con tu día entero.

Además, mientras sería bueno despachar rápido algunas reuniones desagradables o tediosas, no es adecuado que organices tu agenda de esta manera.

En pocas palabras: aprende a planificar en forma realista, y no según lo que quieres que sea. Realiza un estimado de tiempo, luego agrega entre un 10% y 20% más de este tiempo para permitirte viajar, y coordina la siguiente reunión para después. 

Envía confirmaciones

Una agenda que incluye reuniones y encuentros con otras personas puede salirse de tus manos y acabar con la eficiencia de la planificación original. Un recurso para tener parte del control es enviar correos electrónicos recordatorios el día anterior o en la misma mañana para confirmar los encuentros con las personas involucradas. Asimismo, te servirá para reorganizarte en caso de cancelaciones. 

Considera los entretiempos

Los espacios para cada hora coloreados en distintas tonalidades pueden servirte en tu intento de organizar tu día. Sin embargo, la realidad es muy diferente.

En este sentido, debes prepararte para los inconvenientes y los imprevistos de toda clase a la hora pasar esas palabras en el papel a la práctica en la realidad. Asimismo, debes tener en cuenta los entretiempos entre cada una de tus actividades. 

Si bien anotar en tu agenda “caminata por la plaza: tres minutos” puede ser ridículo y potencialmente indicativo de un desorden psicológico, deberías, de cualquier manera, tomar notas mentales de estos entretiempos al momento de crear tu agenda, de modo que tu programa no vaya retrasándose progresivamente. 

Lleva un registro

Lleva un registro de cuánto tiempo de tu trabajo semanal es consumido por reuniones y encuentros profesionales. Si la cantidad excede al 50%, deberás considerar que las agendas de las otras personas podrían estar imponiéndose a la tuya. 

Esto suele darse con frecuencia, por lo que lo apropiado es incluir en tu agenda tiempo para trabajar solo. 

Sé profesional

Más allá de con quiénes te reúnas, haz tu parte y mantén una agenda efectiva sosteniendo la imagen de una persona profesional. En otras palabras, no seas el iniciador de charlas inútiles, llenas de chismorreos y temas que no están relacionados al trabajo, que no hacen otra cosa que llevarse todo el día.

Desde luego, no seas tan tajante cuando estas pláticas sean iniciadas por tus superiores. Pero cuando te encuentres entre colegas, termina con todo intento de conversación no profesional  y ahorrarás un tiempo valioso en tu día.

Tú puedes hacerlo…

Existen, desde luego, 24 horas en cada uno de nuestros días. La planificación poco inteligente puede hacer que algunas jornadas parezcan mucho más largas, tediosas, y complicadas que otras.

Si notas que tus días laborales terminan cada vez más tarde, entonces es posible que estés necesitando planificar tu agenda con un poco más de seriedad. 

No esperes que la suerte golpee a tu puerta y diga: “Tengo un trabajo para ofrecerte; uno que te hará sentir feliz y completo”. Tú puedes (y debes) organizar el futuro de tu carrera profesional. Este curso gratis de Planificación de tu Carrera Profesional te ayudará a lograrlo.