Consigue que tus observaciones logren el impacto que se merecen mediante la
forma y el abordaje que usas para realizarlas. Tus observaciones pueden hacer
una gran diferencia si logras evitar una respuesta defensiva.
Cómo lograr el impacto
·
Las observaciones efectivas son aquellas de carácter específico, no general. Por
ejemplo, di “El reporte que me entregó ayer estaba bien escrito, era claro
conceptualmente, y logró establecer sus puntos sobre el presupuesto con gran
efectividad”. Por el contrario, evita frases vacía como “Buen reporte”.
·
Las observaciones efectivas siempre hacen foco en una
conducta o comportamiento
específico, no en la persona o sus intenciones. Por ejemplo: “Durante la reunión
de hoy, cuando Alicia tenía la palabra, distrajiste a la audiencia con tu
comentario”.
·
Las mejores observaciones son formuladas con la intensión sincera y honesta de
ayudar. Créeme, la gente puede darse cuenta cuando las objeciones esconden
segundas o terceras intensiones.
·
Las observaciones exitosas describen acciones o comportamientos sobre los cuales
el individuo puede hacer algo.
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Siempre que sea posible, intenta solicitar permiso para hacer tus comentarios.
Puedes decir algo como: “Sabes, quisiera hacerte algunos comentarios sobre la
presentación de ayer, ¿hay algún
problema con eso?”
·
Las observaciones efectivas son realizadas con precisión. Esto quiere decir que
deben realizarse en el momento adecuado.
Siempre que sea posible, intenta
proveer información constructiva o positiva de forma inmediata al evento o
situación que ha provocado la necesidad de platicar.
·
Las observaciones bien formuladas tratan sobre algo que se hizo o sobre la forma
en que esto se hizo, y no por qué. Preguntar por qué es preguntar a las personas
sobre sus motivos, y esto es algo que seguro va a ponerlas a la defensiva.
·
Procura asegurarte de que la otra persona haya comprendido lo que le has
comunicado. Para ello, formula alguna pregunta concreta o mantente atento a sus
cambios de actitud.
·
La comunicación efectiva es lo más consistente posible. Si las acciones
estuvieron bien hoy, entonces lo estarán mañana.
Si la violación de las
políticas de la empresa ameritan sanciones disciplinarias hoy, entonces deberá
ser igual mañana, pasado mañana, y siempre.
Consejos
·
Proporcionar feedback es comunicar a la persona o a un equipo de personas algo
relacionado al efecto que sus conductas están teniendo sobre otra persona,
organización, sobre un cliente o sobre el mismo equipo.
·
El feedback o la observación no debe ser siempre negativa. Desde luego, será
bienvenido (y acertado) hacer un comentario sobre algo que se ha hecho bien.
Procura que esta clase de observaciones positivas sean oportunas, específicas, y
frecuentes.
·
Una observación o comentario constructivo
alerta al individuo acerca de algo que
puede mejorar. No confundas constructivo con crítico. Debes describir el
problema y sugerir un curso de acción para la solución. Las cuestiones
personales quedan de lado invariablemente.
·
El objetivo principal de la comunicación constructiva es ayudar a las personas a
comprender a las personas dónde están ubicadas en relación con lo que se espera
de ellas (tanto en el plano productivo como en el conductual).
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El reconocimiento de un buen rendimiento es un poderoso motivador. La mayoría de
las personas quiere un mayor reconocimiento, y en consecuencia el reconocimiento
acertado impulsará mayor cantidad e acciones dignas de ser reconocidas.
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