Usted por fin ha logrado
sentarse a trabajar en eso que tiene pendiente hace tanto tiempo, y cuando
comienza a poner manos a la obra, ¡suena el teléfono!
Vuelve a su hogar luego de una dura jornada de trabajo, se apresta a relajarse
frente al televisor, y… ¡suena el teléfono!
Llega el fin de semana,
por fin un poco de descanso y… ¡adivinó: suena el teléfono!
Seguramente estas escenas
le resultan más que conocidas, pero posiblemente no sea consciente del grado de
estrés al que nos someten estas situaciones, que se repiten en forma cotidiana
y más a menudo de lo que podemos manejar sin tensionarnos.
Aunque usted sienta
“culpa” por no responder el teléfono, o piense que puede afectarlo en lo
laboral, también debe tener presente que nadie puede trabajar en forma
eficiente cuando el teléfono (o el fax, o el beeper, o cualquier otra cosa) lo
interrumpe constantemente.
Estos simples consejos lo ayudarán a estar conectado y ser productivo sin
aumentar sus niveles de estrés más de allá de lo aconsejable.
El teléfono
a su servicio, y no al revés
El teléfono continúa siendo el medio de comunicación por
excelencia, y más aún a partir de la aparición de los teléfonos celulares. Pero
su utilidad como medio de comunicación va de la mano de su capacidad para
interrumpir y para ocasionar estrés.
Cualquier medida que adopte, dependerá en primera instancia del puesto que
ocupa y de la posibilidad real que tenga para manejar estas cuestiones (si
tiene la orden de su jefe de atender siempre el teléfono, no será mucho lo que
se pueda hacer, lamentablemente), pero siempre tendrá algún margen para aplicar
estas ideas-guía:
- Reserve como mínimo una o dos horas, en
las que usted hará saber a quienes tienen contacto con usted que no estará
disponible para contestar el teléfono.
Si tiene contestador automático, grabe un mensaje que simplemente informe
“estaré disponible hoy de dos a cuatro de la tarde” o “no podré responder
llamadas de diez a doce”.
- Si tiene secretaria, o hay telefonista en la oficina,
indíquele que sólo recibirá llamados a ciertas horas del día (es claro que
pueden haber excepciones, siempre que se deje bien en claro que se trata
de excepciones, y no de la regla).
- Si tiene teléfono celular, apáguelo y
desactive la transferencia de llamadas durante las horas estipuladas, y
haga lo mismo con su radiollamada. Informe a las personas que le envían
radiomensajes con más frecuencia que necesita no ser interrumpido en
ciertos horarios.
Para lograr esto, es necesario vencer el temor de que no responder el teléfono
durante algunas horas pueda traerle problemas.
Todo depende, como ya dijimos, de su profesión (no es lo mismo un médico que
atiende urgencias que un carpintero), del puesto y la jerarquía que ocupe y de
las horas que elija (de más está decir que no puede elegir “aislarse” en las
horas que más llamados de clientes se reciben, por ejemplo), pero en realidad
hay pocas probabilidades de que alguien se ofenda si sabe que en lugar de
llamarlo a las 8,30 tiene que hacerlo a partir de las 10 (pero asegúrese de
estar realmente disponible después de las 10): después de todo, usted le está
haciendo conocer los horarios en que podrá atenderlo mejor !!
Más consejos
para reducir el estrés telefónico
1- No sólo responder el teléfono causa estrés. Basta el sonido
del teléfono para distraerlo de lo que está haciendo y hacerle perder la
concentración (y causando estrés): si quiere estar realmente tranquilo, ponga
en off la campanilla del teléfono (el contestador automático igualmente
responderá la llamada, usted no la perderá).
2- Si su trabajo se lo permite, evite el identificador de
llamadas (caller ID), a menos que usted esté seguro de poder resistir la
tentación de rastrear al autor de cada llamada recibida (y que no dejó un
mensaje).
3- Disminuya el volumen del teléfono hasta lo mínimo indispensable. El sólo
hecho de que suene ya puede molestarlo, lo conteste o no.
Solo recuerde que el volumen del teléfono debe ser el apropiado para su
ambiente de trabajo, si usted trabaja en una fábrica y su trabajo es responder
el teléfono, un volumen demasiado bajo puede ser un problema.
4- Si tiene dos líneas de teléfono, utilice una para las llamadas entrantes
(que es la que debe figurar en toda su papelería comercial o de presentación
personal) y otra para las salientes.
De este modo podrá:
– Evitar perder llamadas mientras está en el teléfono (no, la llamada en espera
no es una buena idea),
– Monitorear quién lo llama para continuar trabajando si así lo desea y, sobre
todo,
– “Pensar antes de
responder”, y solo hacerlo cuando esté realmente preparado para ello.
5- Saque el teléfono del dormitorio. Salvo que usted realmente tenga una
situación de vida o muerte en el futuro muy inmediato (un familiar enfermo, por
ejemplo), las emergencias suceden muy rara vez… o nunca.
Son años de bien (o mal dormir) contra la posibilidad de escuchar esa llamada
que probablemente nunca suceda.
Y la gran mayoría de las veces (sino todas) esa llamada nocturna será… número
equivocado. Pero las palpitaciones y el sobresalto que sentirá por esa llamada
equivocada que recibió serán difíciles de olvidar.
Ahora bien, y como suele suceder, esta regla depende también de usted: si usted
no dormirá en toda la noche porque siempre teme que algo malo pase (y piensa
que si se duerme no escuchará el teléfono), es mejor tener el teléfono en la
mesita de luz.
6- Y, si está de vacaciones, descansando, en una cena con amigos, jugando al
fútbol, en el club, o en una cita: ¡apague el teléfono!
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