La Administración de
Seguridad Social (SSA) otorga credenciales a individuos que sean ciudadanos de
los Estados Unidos, o a quienes no sean ciudadanos pero estén legalmente
admitidos en el país para residencia permanente, o que tengan permiso del
registro del Departamento de Seguridad Interior (DHS) para trabajar en los
Estados Unidos, casos tales como refugiados, asilados, quienes posean visa de
trabajo y ciudadanos de países incluidos en el Pacto de Libre Asociación.
¿Qué
constituye “motivo no laboral válido”?
Anteriormente, la SSA emitía
números de seguridad social por algunos “motivos no laborales válidos”, como por
ejemplo para obtener una licencia de conducir. Según las normas actualizadas, un
“motivo no laboral válido” bajo la sección 422.104 será aquella instancia en la
cual un estatuto o regulación federal requiera que un extranjero posea un Número
de Seguridad Social (SSN) para poder recibir un beneficio de origen federal para
el cual el extranjero de otro modo tiene derecho, o cuando una ley estatal o
local requiere que un extranjero que está legalmente en los Estados Unidos que
tenga un SSN para poder recibir beneficios generales de asistencia pública para
los cuales el extranjero de otro modo tiene derecho.
En consecuencia, la SSA ya
no asignará un SSN a un extranjero por ningún motivo no laboral que no sea
recibir beneficios federales, estatales o locales según se describe en la
sección 422.104.
La Administración de
Seguridad Social respondió a las inquietudes acerca de individuos que no podían
hacerse acreedores a un SSN para luego poder obtener su licencia de conducir
afirmando que ésto ya no constituía “razón no laboral válida”.
La SSN decidió cambiar su
política porque el fraude y el abuso en lo que refiere a los SSNs para motivos
no laborales se había dado casi exclusivamente en casos de SSNs emitidos para
licencias de conducir. Es más, muchos estados han alterado sus requisitos y ya
no obligan a tener una tarjeta de Seguridad Social para obtener la licencia.
¿Cuáles
son los requisitos para postulantes de menos de 18 años?
Anteriormente, un niño menor
de siete años no tenía que presentar ninguna evidencia de identidad y a
cualquier menor de 18 años no se le requería una entrevista en persona. Sin
embargo, las nuevas leyes eliminan la exención de evidencia de identidad para
niños de menos de 7 años que se postulen para una tarjeta de SSN original.
El objetivo de esta
entrevista a niños de edades tempranas es evitar que se obtengan tarjetas de
seguridad social mediante métodos fraudulentos. La SSA pensó además que los
chicos necesitan seguridad social a edad temprana para poder recibir beneficios
y ser reportados sobre sus recibos de retorno de impuestos.
Sin embargo, la agencia
decidió fijar el límite en 12 años porque pensaron que obligar a niños más
pequeños a realizar entrevistas en persona sería demasiado pesado para los
chicos y poco productivo para la SSA.
Adicionalmente, la evidencia
de identidad debe contener suficiente información física o biográfica para
identificar al individuo. La SSA determinó que los certificados de nacimiento no
son suficientes para establecer la identidad debido a los problemas de
documentación fraudulenta. El postulante necesitará evidencias tales como
historias clínicas o documentación escolar para poder establecer fehacientemente
su identidad.
¿Cómo
puede un inmigrante postularse para obtener un número de Seguridad Social al
mismo tiempo que se postula para una visa de inmigrante?
Los no ciudadanos que se
postulen para ingresar a los Estados Unidos pueden pedir un número de Seguridad
Social como parte del trámite para una visa de inmigrante. Para poder hacer
esto, el postulante debe tener 18 años o más en el momento de ingresar a los
Estados Unidos y debe ser un residente permanente legalmente admitido. Al llenar
el formulario DS-230, Formulario para Registro de Extranjeros y Visa de
Inmigrante, el postulante debe contestar “sí” a las preguntas 33a y 33b.
La pregunta 33a simplemente
confirma que el postulante quiere que la Administración de Seguridad Social le
asigne un número de Seguridad Social y emita una tarjeta. La pregunta 33b
autoriza el revelamiento del formulario DS-230 al Bureau de Servicios de
Inmigración y Ciudadanía, la Administración de Seguridad Social y cualquier otro
organanismo estatal que se requiera para poder obtener un número de Seguridad
Social.
Según la Administración de
Seguridad Social, una vez que el postulante llega a los Estados Unidos, una
tarjeta de Seguridad Social debe llegar su casilla de correo en aproximadamente
tres semanas. Si el postulante cambia su dirección luego de llegar al país pero
antes de recibir su tarjeta, deberá llamar a la Administración de Seguridad
Social.
¿Qué pasa
si el inmigrante no cumple con los requisitos para poder acceder a un SSN en el
momento de postularse a una visa, o si el inmigrante simplemente no lo hizo?
Si el inmigrante no pidió un
número de Seguridad Social como parte de su solicitud de visa o el postulante lo
hizo pero tenía menos de 18 años, deberá pedir una tarjeta en una oficina de
Seguridad Social. Cuando el postulante tenga una dirección permanente, entonces
podrá ir a la oficina de la SSA más cercana.
Para encontrar estas
oficinas, el postulante puede dirigirse al sitio de la SSA,
www.socialsecurity.gov o llamar al
número gratuito de Seguridad Social 1-800-772-1213 de lunes a viernes entre las
7 A.M. y las 7 P.M. (horario de la costa Este).
Cuando el postulante visite
la oficina de Seguridad Social para pedir una tarjeta de Seguridad Social,
deberá llevar la siguiente documentación original para cada miembro de la
familia que desee obtener un número:
1. El pasaporte o documento
de viaje.
2. La tarjeta de Residente
Permanente (formulario I-551), si la ha recibido
3. Certificado de nacimiento
4. Registro de
partida/llegada, formulario I-94
Cuando el postulante llegue
a las oficinas de la SSA, deberá completar el formulario SS-5, Formulario para
una Tarjeta de Seguridad Social. Además, todos los documentos deben ser
originales o copias certificadas por la agencia emisora. Fotocopias y copias no
autorizadas por escribano no son aceptables.
Alguien en la oficina
ayudará a que el postulante complete el formulario. El postulante deberá luego
recibir la tarjeta en alrededor de dos semanas después que la SSA tenga todo lo
que necesite para procesar el pedido. Sin embargo, si la SSA necesita verificar
cualquier documento con la agencia emisora el trámite puede llevar más tiempo.
Si a un
postulante le fue emitida una tarjeta que dice “no válida para empleo” la
primera vez que se postularon, pero ahora el Departamento de Seguridad Interior
le ha dado permiso laboral, ¿qué debe hacer?
Si el Departamento de
Seguridad Interior (DHS) ha otorgado al postulante permiso para trabajar,
entonces la persona tendrá que pedir una tarjeta que reemplace a la que ya
posee, sin la leyenda “no válida para empleo”. La tarjeta de reemplazo tendrá el
mismo número que la original.
Para pedir una tarjeta de
reemplazo, se deberá completar el formulario SS-5, que está disponible para ser
descargado en
http://www.socialsecurity.gov/online/ss-5.html. El postulante puede obtener
un formulario SS-5 llamando al 1-800-772-1213 o visitando la oficina local de
Seguridad Social. El postulante debe enviar el formulario SS-5 con evidencia de
identidad y el permiso actual para trabajar del DHS. Todos los documentos deben
ser originales o copias certificadas por la agencia emisora. La SSA no puede
aceptar fotocopias de documentos.
Si el postulante no es
ciudadano, la SSA deberá verificar los documentos con el DHS antes de emitir una
tarjeta de reemplazo de SSN. La SSA emitirá la tarjeta dentro de los dos días
posteriores a que reciba la verificación del DHS.
¿Cuánto
cuesta una tarjeta de Seguridad Social?
La Administración de
Seguridad Social no cobra una tarifa para asignar un número de Seguridad Social
o para emitir una tarjera de Seguridad Social. La SSA reemplazará la tarjeta de
forma gratuira en caso de que sea extraviada.
¿Necesita el postulante
tener un número de Seguridad Social antes de empezar a trabajar?
No hay una ley federal
administrada por ningún organismo federal que prohiba contratar a una persona
basándose en el solo hecho de que la persona no posee un SSN. De manera similar,
no existe ley federal que prohiba que se efectúe un pago a una persona basándose
en el solo hecho de que la persona no posee un SSN.
Sin embargo, hay leyes y
normas federales que requieren informar el Número de Identificación Tributario (TIN)
de un contribuyente, que puede ser o bien el SSN o un Número de Identificación
Tributario Individual (ITIN), en recibos de información federales o
declaraciones de pago como los formularios W-2, 1099, 1042-S, etc.
¿Qué
potenciales problemas existen en un trabajo sin un Número de Seguridad Social?
En una situación en la cual
un extranjero esté autorizado para trabajar por la ley de inmigración y puede
acceder a un SSN pero está sufriendo demoras en la obtención del SSN debido a
retrasos en la SSA, por desgracia la Dirección General Impositiva (IRS) no
emitirá el ITIN.
Con respecto a esto, el
hecho de que el pagador no tenga el TIN de la persona que recibe el pago para
reportarlo porque la SSA está demorando la emisión del SSN debido a
procedimientos propios del organismo, probablemente cause que la IRS sea más
favorable a considerar esta situación como una en la que existe causa razonable
para no imponer castigos. El pagador debe guardar la documentación para
demostrar que la causa de su incapacidad para suministrar el TIN de la persona
que recibe el pago se debe solamente a los procedimientos de la SSA en cuanto a
emitir SSNs para extranjeros.
Se debe recordar, sin
embargo, las siguientes dos cuestiones:
* Un formulario W-4 enviado
a un empleador que no reporta el SSN del empleado es un formulario W-4 inválido,
y al empleador se le requerirá que efectúe retenciones sobre el salario del
empleado a las tasas correspondientes, sin contemplarse exenciones personales de
ningún tipo. La retención a estas tasas continuará hasta que el empleado envíe
un formulario W-4 correctamente completado en el que informe su SSN.
* Cualquier agente de
retención (con ciertas excepcionees) que reciba un formulario 8233, formulario
8233, W-8BEN, o W-9 , o W-9 sin el TIN de la persona que recibe el pago con el
propósito de apelar al beneficio de un tratado impositivo no estará autorizado a
conceder tal beneficio hasta que reciba un formulario 8233, W-8BEN, o W-9 en el
que se informe el TIN de la persona que recibe el pago. Sin embargo, un
formulario 8233 o W-8BEN sin el TIN de la persona que recibe el pago conservará
validez para el propósito de declarar que quien recibe el pago es un ciudadano
extranjero, sujeto a las normas de reporte y retención que se aplican a los
pagos hechos a ciudadanos extranjeros.
¿Deben
tener un número de Seguridad Social los estudiantes extranjeros que se
encuentran estudiando en los Estados Unidos?
Los estudiantes extranjeros
que se encuentren temporariamente estudiando en los Estados Unidos no necesitan
tener un número de Seguridad Social. Las escuelas no están autorizadas a usar el
SSN para administrar programas educativos, entonces en el caso de que un
estudiante no tenga un SSN o prefiera no divulgarlo, el establecimiento le
asignará un número interno.
Una política que obligue a
poseer un SSN para anotarse en un curso escolar o universitario no constituye
razón no laboral válida para asignar un SSN a un individuo que de otro modo no
cumple con los requisitos de la SSA para obtenerlo. Nótese que un SSN es
necesario para poder trabajar dentro del campus.
Si un
estudiante extranjero trabaja en los Estados Unidos, ¿debe pagar Seguridad
Social?
El trabajo realizado por
algunos extranjeros no residentes que están en los Estados Unidos como
visitantes por un período de tiempo limitado no está cubierto por la Seguridad
Social y, en consecuencia, no está sujeto a impuestos de Seguridad Social.
Quienes posean visas F-1,
J-1 y M-1 y trabajen en conexión con sus estudios o con el propósito de su
visita a los Estados Unidos no están cubiertos por la Seguridad Social. Esto
significa que no habrá retención de impuestos por Seguridad Social o Medicare
del pago recibido por estos servicios.
Este tipo de servicios son
muy limitados, y generalmente incluyen solamente trabajo en el campus
universitario, entrenamiento práctico y empleo por dificultades económicas. Para
más información sobre cargas impositivas, se puede visitar el sitio web de la
IRS en www.irs.gov.
¿Cómo
puedo contactar a la Administración de Seguridad Social?
En los Estados Unidos,
llamando al número de teléfono listado para la oficina de Seguridad Social en la
guía telefónica local bajo “Gobierno de los Estados Unidos” o al número gratuito
de Seguridad Social 1-800-772-1213. Para ubicar una oficina o para más
información sobre números de Seguridad Social, dirigirse al sitio web de la
Administración de Seguridad Social,
www.socialsecurity.gov. Si se precisa contactar a la SSA antes de viajar, la
SSA es asistida fuera de los Estados Unidos por las embajadas estadounidenses y
consulados en todo el mundo.
Por
último, recuerde aprender algunas palabras y frases básicas en inglés. Puede
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