Cuando a un
empleado se le asigna una computadora personal portátil para el trabajo,
generalmente también se le ofrecen disquetes, libros de software, y por
supuesto, el número de teléfono del departamento de soporte técnico para el
caso de que tengan un problema.
Sin embargo, son
muy pocas las compañías que proporcionan, además, información adicional
destinada a proteger del robo la propiedad de las compañías, es decir estas
computadoras portátiles, mientras los empleados las utilizan en sus viajes.
De hecho, la
mayoría de las compañías presuponen que sus empleados están enterado de todos
los trucos y estafas utilizados por los delincuentes profesionales, por lo que
no se les da una mayor información sobre como cuidar estos ordenadores
portátiles durante los viajes, es decir en los aeropuertos, hoteles, y agencias
de alquiler de automóviles.
Otra razón por la
qué muchas compañías no ponen demasiado énfasis en hacerle estas sugerencias a
sus empleados, es porque el robo de los mismos nunca les ha sucedido a sus
trabajadores, sin entender que, siendo el robo de computadoras portátiles uno
de los más frecuentes, las chances de que le sucedan son realmente muy altas.
Sin embargo, como
se ha visto en las estadísticas citadas anteriormente, es fundamental capacitar
a los empleados en todo tipo de estrategias orientadas a la prevención de robos
de ordenadores portátiles, proporcionándoles sencillas y efectivas sugerencias
de seguridad para cuidar sus computadoras, lo cual podría, potencialmente,
ahorrarle a la compañía de una innumerable cantidad de problemas.
Sucede que si uno
de los ordenadores portátiles de la compañía es sustraído, no sólo se estará
perdiendo el valor del hardware, que podría ser de hecho lo menos importante,
sino también toda la información guardada en ella, como ser las estructuras de
precio, la lista de ventas y cliente, y las perspectivas de desarrollo, todo lo
cual podría ser difícil de recuperar sino se tiene copia de la información, y
podría ser también utilizado por los delincuentes para atentar contra las
compañías, mediante acciones personales o vendiendo los datos a un competidor.
Lo cierto es que
la mayoría de las compañías que asigna ordenadores portátiles a sus empleados,
están más concentradas en proporcionar información sobre el uso del equipo
antes que con respecto a la seguridad.
Sucede que, como
se ha dicho, habitualmente se da al empleado unos manuales de software,
disquetes y CD`s para la computadora y el número de teléfono del soporte
técnico, pero ninguna información sobre la prevención de su robo o bien alguna
cerradura para asegurarla mientras está fuera de la oficina.
Sin embargo, los
empleadores que lleven en sus manos un costoso ordenador portátil tendrán, como
resultado de este equipaje, un significativo aumento de sus chances de ser
víctima a un robo, por lo que ellos deben ser capacitados en todos los aspectos
referentes a cómo a mejorar el cuidado
de sus computadoras portátiles, junto con información a menudo confidencial que
los mismos contienen dentro.
Probablemente,
dos de los medios más efectivos para prevenir el robo de ordenadores
portátiles, será capacitando al viajero de negocios en el conocimiento de
normas de seguridad para su computadora, así como incorporando en el ordenador
portátil cerraduras y/o claves de seguridad que sólo puedan ser abiertas por
los usuarios asignados. Asimismo, debería tener en cuenta los siguientes
puntos:
1. Cree una
atmósfera donde los empleados se actualicen regularmente sobre las nuevas
metodologías de robos, sustracciones, y estafas de ordenadores portátiles. Esto
puede ser logrado realizando seminarios de prevención y utilizando medios de
información como boletines y sistemas de correo electrónico internos.
2. Establezca una
política que haga a los empleados responsables de la pérdida de sus ordenadores
portátiles, si es que ellos no siguen al pie de la letra la política de la
compañía para prevenir las sustracciones de estos equipos cuando estén fuera
del edificio de la empresa. Comunique esta política por escrito y obtenga una
declaración firmada de su conocimiento por parte de los empleados.
3. Proporcione a
los empleados ciertas áreas con seguridad adecuada dentro de la empresa para
guardar sus ordenadores portátiles, como ser, por ejemplo, armarios o gabinetes
con cerraduras de seguridad, o dispositivos de fijación para los escritorios de
trabajo.
4. Cree un
procedimiento mediante el cual los responsables de la seguridad de la compañía o los directores puedan sacar de la
empresa los ordenadores portátiles temporalmente sin uso, pegando en su lugar
una etiqueta o letrero de “seguridad”, para que los empleados sepan que se sacó
el ordenador portátil por medidas de seguridad, y que le mismo puede ser
recogido en alguna oficina o área designada. Esto prevendrá los robos de
ordenadores portátiles temporalmente sin uso, y posibilitará que el empleado
esté más enterado sobre como se podría haber hurtado el ordenador portátil.
5. Mantenga un
inventario de todos los ordenadores portátiles y computadoras poseídas por la
compañía. Sepa donde a quienes fueron asignadas. Mantenga un registro de los
números de serie, inclusive de los que correspondan a los discos rígidos.
6. Los empleados
que viajen con ordenadores portátiles que tengan una información sensible para
la empresa, debe utilizar discos rígidos desmontables y llevarlos separadamente
de sus ordenadores portátiles. También se deben hacer regularmente backups (copias
de archivos a CD u otro disco rígido).
7. Todos los
ordenadores portátiles deben ser grabados o marcados permanentemente para que
puedan, mediante este recurso, ser más fáciles de recuperar si son encontrados
por la policía. Consulte al fabricante con respecto a los criterios apropiados
sobre lugares para marcar y garantías antes de marcarlos o grabarlos.
8. Existen actualmente en el
mercado muchos productos disponibles para asegurar los ordenadores portátiles.
Uno de los más útiles, son las cerraduras de cable para ordenadores portátil,
así como las alarmas sonoras. Otros productos incluyen dispositivos de
cerraduras para fijar las computadoras a los escritorios, o softwares de
rastreo. Todos estos productos se pueden encontrar utilizando un buscador de Internet
y poniendo las palabras “prevención” “robo” “computadora portátil”.
Sin embargo, tenga mucho cuidado de los productos baratos, que pueden
finalmente ser los más caros, si no brindan la mínima seguridad necesaria.
