27. Aprenda a diferenciar lo importante de lo urgente. Es fácil ser víctima de la urgentivitis en la vida laboral y cotidiana y perder de vista aquello que es verdaderamente necesario. Es el criterio de cada directivo o ejecutivo de definir o tener claro qué es importante o urgente y sobre esa base actuar.

RESERVA DE TIEMPO PARA LA CREATIVIDAD:

28. Usted, como empleado puede organizar o aumentar su tiempo disponible así: Aislándose: Que consiste en crear una barrera y protegerse de las exigencias empresariales durante períodos limitados. Retirándose: La más radical es separarse del sitio habitual de trabajo, cerrar la puerta de la oficina, trabajar en la casa una vez por semana, oficina virtual, prohibir toda llamada, aprovechar los viajes de negocios. Lo anterior dependerá de las exigencias del cargo, de la magnitud de las emergencias potenciales y de la confianza que se tenga en los subalternos. La reserva de tiempo: Consiste en reservar por lo menos dos horas a la semana libres de interrupciones para concentrarse en los asuntos claves. Utilización de fracciones de tiempo: La clave para aprovechar los períodos de tiempo disponible es tener los elementos de trabajo a la manoo planes B que le llaman. Protección del tiempo optimo: Son esas horas del día cuando el directivo está más vivo y con los cinco sentidos afinados, no permitir que los problemas rutinarios se traguen este tiempo. El manejo único: La idea es que los papeles y los asuntos se tramiten de una vez, sin darles tantas vueltas, por eso se recomienda escribir en el original recibido, utilizar formatos preimpresos para responder, darle la idea a la secretaria para elaborar las respuestas, buscando un tiempo determinado como caída la mañana o empezando la tarde.

TENGA CLARO SU PLAN ESTRATEGICO O DE NEGOCIO:

29. Un negocio sin un plan es como un barco sin rumbo. Se dan vueltas de un lado a otro, sin objetivo, sin llegar a ningún destino, porque no se ha preparado el curso necesario para llegar a alguna parte. En realidad, ni siquiera se ha determinado su destino. Su plan de negocio no tiene por qué ser largo y complicado; no hay ninguna necesidad de que sea complejo. Pero tiene que ser claro, tanto para usted como para cualquiera que esté interesado. Y, naturalmente, tiene que quedar expresado por escrito. Empiece por una breve y concisa declaración de misión. Hágala todo lo idealista que quiera, todo lo grandiosa que desee. A continuación, describa su negocio: qué es, qué hace como empresa. Describa con claridad en qué anda metido en la actualidad.

30. Concéntrese en una tarea. Asegúrese de terminar cada paso antes de dar el siguiente. No dedique tiempo productivo en actividades rutinarias.

EFECTO DE LA CUCHILLA:

31. Tenga en cuenta el efecto de la cuchilla, donde si alguien es molestado o interrumpido continuamente durante su trabajo, aunque sólo sea un instante, para reemprenderlo donde lo había dejado se necesita un tiempo adicional de arranque y entrada. Si se suman estas pérdidas de rendimiento se puede llegar a perder, por esta causa, hasta un 28% de nuestro tiempo.

32. Evite el desorden y los distractores sobre el escritorio. Tenga allí sólo lo que necesita para trabajar. Despéjelo.

APRENDA A DECIR NO:

33. Aprenda a decir “no”, con respeto y evaluando las circunstancias y la persona.. Hay que tener criterio; si hay una planificación previa en su agenda, puede explicar que tiene para tal o cual momento la posibilidad de atenderle u orientar en algo a un colaborador. Al decir sí a peticiones irrazonables, puede que pierda en lugar de ganar respeto. En caso del no, responda: “Usted sabe que me gustaría ayudarle, pero estaría rompiendo mi propia regla: no me comprometo con nada a menos que pueda entregármele ciento por ciento”. Explique que primero debe atender otras cosas programadas y añada: “Estoy seguro de que me entiende. Usted no quedaría satisfecho si yo no hiciera todo lo que espera de mí. Pero le agradezco que me lo haya pedido”.