Paso 1: Registre en un solo cuaderno todas las ideas, tareas, llamadas, proyectos, misiones o recados que surjan, sin atender a su entidad o importancia. Esta es su lista maestra.

Paso 2: Repase diariamente la lista maestra. Divida los proyectos largos en cometidos a menor escala. Elimine y delegue en la medida de lo posible, anote las tareas aplazadas en su agenda y las tareas inmediatas en la lista diaria. Elimínelas entonces de la lista maestra.

Paso 3: Elabore la lista diaria del día siguiente. Diez tareas que pueda terminar en una sola jornada con su agenda, lista diaria y el trabajo que surja durante el día. Clasifique cada tarea en distintas categorías, 1,2,3, o A, B, C…. según la prioridad y el grado de urgencia.

Paso 4: Evalúe las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa (se derivan consecuencias negativas si no se realizan), media o baja. Procure introducir en su lista diaria una tarea de alta rentabilidad todos los días y reduzca las de baja.

Paso 5: Determine el período de mayor actividad, asigne al mismo las tareas de prioridad 1 de la lista diaria y otras actividades prioritarias. Lleve a cabo los cometidos no prioritarios en las horas de baja actividad, según las circunstancias lo permitan, o diseñe su programa de tiempo más preciso, clasificando las actividades en “públicas” y “privadas”.

3. Analice cómo está invirtiendo su tiempo hoy, autoevalúese, puede utilizar cualquier formato, o una hoja en blanco, lo importante es que las anotaciones sean frecuentes y en lo posible que se hagan a medida que se presenten, revíselo por quince o veinte días y detectará dónde está su tiempo. También puede hacerlo dividiendo una página en dos columnas, en la de la mano derecha escriba las tareas que realiza comúnmente en un día y en la columna de la izquierda, evalúe qué tan bien cumple con éstas. El llevar hojas de control de tiempos o emplear un programa de computador que registre las horas dedicadas a tareas específicas, constituyen métodos concretos para medir su eficiencia como directivo o ejecutivo o en el cargo que esté. Haga una evaluación racional, consciente, no se diga mentiras. Ello le dará la posibilidad de cambiar de hábitos y de aprovecharlo mejor.

4. Es importante utilizar una herramienta para manejar, administrar el tiempo, el reloj que gira las horas indeteniblemente, por lo tanto: planifique por escrito con el planificador o agenda, organizador, sistema de cualquier marca, pero que se identifique con usted, que no sea tan complicado, ya sea en papel o digital, pero que cumpla las expectativas, plan de vida y de un buen manejo. No se olvide que los planes del tiempo que sólo se tienen en la cabeza no son muy útiles, pierden en panorámica, desaparecen de la vista y de la cabeza y se desechan más fácilmente. Por ello lo escrito descarga de trabajo a la memoria porque ésta no se ocupa de información innecesaria.

5. Escriba a lápiz, en su agenda de papel o electrónica, los cambios de planes, cancelaciones de citas, “urgencias”, esto le facilitará borrar.

6. En su agenda diaria saque una lista de cosas por hacer, escríbalas, hágales seguimiento a las citas, a los proyectos, reuniones y a las cosas personales. Mantenga siempre a mano el calendario para que cumpla con el cronograma previsto. Si la cancelan o se la corren para otro día, vaya al día acordado y apúntela. Al planificar, usar una agenda, colocar las actividades, citas, calendarizar juntas, almuerzos, contactos. Es necesario de acuerdo con el tiempo que va a utilizar, bloquear, o reservar utilizando símbolos, colores, o lo que se le facilite según su estilo, ejemplo: si una cita es a las 9 a.m., examine el tema, la extensión, calcule el tiempo y reserve en la agenda así: de 9 a. m hasta las 10.30 a.m., hace un bloque a lápiz negro, o con color y sabe de antemano que no puede conceder citas hasta después de las 11.30 a.m., dependiendo del sitio, desplazamientos y demás. No se comprometa si no puede cumplir o no puede llegar puntual, avise por favor por cualquier medio. La puntualidad es el principio del cumplimiento.

7. Es imperativo formular su plan diario con anticipación, tomando como base lo programado en la semana. Cuanto más se planifique, menos intervendrá la casualidad. Para ello saque el tiempo que sea compatible con la forma de ver las cosas, usted escoge la hora de hacerlo, preferiblemente cuando caiga la tarde, así como para la semana ya sea el viernes a la caída de la tarde(salvo que labore los sábados), donde puede evaluar la semana y proyectar la siguiente, según el plan mensual, trimestral, anual; también lo puede hacer el lunes a primera hora antes de empezar su jornada laboral, pero le puede coger el día. El horario depende inevitablemente de la naturaleza del trabajo que se desempeña y de la estructura de la vida personal y familiar. Hay que hacerlo por escrito en el formato que se le acomode y que sea amigable para usted, que no lo enrede.

8. Haga una planificación realista, coherente, flexible. Recomendable hacerlo en tres bloques: 60% para actividades programadas, que sean prioritarias, actividades A, no se le pase: primero lo primero, que lo lleven a conseguir los resultados del negocio. El 20% para imprevistos y crisis, por lo tanto el directivo debe ser recursivo y adaptable a los imprevistos, maniobrar con el estrés. Y el 20% para tareas administrativas y períodos creativos o “tiempos de soledad”, para pensar y proyectar el negocio, pero “aterrizando” y concretando, no divagando, como es costumbre, una cosa es lo pensado y otra lo sucedido.

9. Trate los asuntos complicados e importantes por la mañana. El nivel de asimilación es mejor por la mañana, por eso es importante identificar su biorritmo. No olvide: “Al que madruga, Dios le ayuda.

10. Concéntrese en lo más importante, definitivamente en las actividades A, clientes A, que lo lleven a los objetivos, resultados, actúe como cuando “un bebé llora”, lo cual nos compromete de inmediato, actuamos rápidamente. sepa qué cosas son realmente esenciales y cuáles son primero. establezca prioridades que siempre lo acerquen a los resultados, a sus metas y las de la empresa. Otórguele un valor a cada actividad, como por ejemplo: A= vital, prioritaria que tiene que hacerse, B=importante, debe de hacerse o delegarse, C=trivial, puede hacerse si se quiere o botar a la caneca de la basura. Puede darle un valor numérico A1, A2, B1....B3....., así encuentra el orden de importancia y se va colocando ese valor en la agenda o planificador para poder orientarse e ir trabajando en ese orden. Y otra cosa, fije fechas y horas límite para todas las actividades. En caso de las reuniones que se citan permanentemente se deben de programar para fechas precisas y horas exactas para iniciar y finalizar, no tan extensas y con temas específicos conocidos con anterioridad.

11. Prepare su programa de actividades paso a paso. Termine todo y hágalo bien desde la primera vez. Todo es susceptible de mejorar continuamente.

12. Reserve para usted mismo las primeras horas de trabajo, preferiblemente antes de empezar la jornada de trabajo, para estar al “pie del cañon” según las necesidades de los clientes internos y externos. En estas horas programe reuniones, no conteste el teléfono o hágalo estrictamente en casos necesarios u obligatorios y no permita interrupciones durante este tiempo. Este le rendirá el doble y el trabajo lo hará dos veces más rápido y, sin distractores, por supuesto todo depende del trabajo que usted tenga.

13. Utilice en primera instancia su agenda para apuntar las cosas y las ideas que recuerda o hágalo en una libreta pequeña, grabadora, y después lo pasa al lugar adecuado. No use varias agendas, pues si con una no puede como será con más.

14. Esté bien mentalizado positivamente y preparado para su jornada, no improvise.