No hay que temer a las palabras, basta encontrar los balances de una  empresa y dentro de  estos las cantidades que intervienen en el cálculo de ratios para poder utilizarlos. A continuación explico que es y de que se componen los balances que nos interesan para entender mejor el resto. Donde encontrar los balances o aprender contabilidad, no es el objeto de este trabajo, sino intentar ofrecer  una herramienta útil al inversor y por supuesto mi respeto al análisis técnico o cualquier otro método de intentar rentabilizar las inversiones en bolsa, en la última parte de este trabajo hay algunas curiosidades al respecto.

El balance de situación se distribuye en dos columnas: Activo y Pasivo.

Imaginemos una empresa que va a constituirse. Sus promotores estiman que con 10.000.000 puede formarse. Los dueños de la empresa ponen 7 y los tres restantes los pone el banco con un préstamo a pagar en 7 años. Ya tenemos el Pasivo que se compone de Capital Social (o capitales propios) 7.000.000 y Acreedores a largo plazo (deudas a largo plazo, o exigible a largo  plazo): 3.000.000. Total pasivo: 10.000.000.

Lo que hagamos con este dinero será el activo: pongamos 7.000.000 para adquirir los  terrenos, edificios y maquinaria necesarios para llevar a cabo nuestro negocio.

Esto seria el activo fijo o inmovilizado. Los tres millones restantes formarán la cuenta  llamada tesorería (disponible) y distribuiremos dos en entidades financieras (banco o  caja de ahorros) y nos quedamos con un millón en la caja de caudales de la empresa: caja social.

Esto sería el activo circulante. Que sumado al fijo nos da un total activo de  10.000.000.

A partir de aquí comienza la actividad de la empresa. Compramos y vendemos mercancía y al terminar el año nos encontramos dos nuevas cuentas en el pasivo: 1º la de proveedores o  exigible a corto plazo (acreedores a corto plazo). Se trata de mercancías que hemos  comprado y aun estamos pendientes de pagar, y 2º la de perdidas o beneficios.  En el  activo tenemos dos nuevas cuentas: la de clientes o realizable (deudores  en la que se refleja la cantidad por mercancías vendidas y aun pendientes de cobro (Igual que a nosotros nos permiten unos días para pagar lo que compramos (por ejemplo con una letra a  3 meses), nosotros hacemos lo mismo a los que vendemos). Completamos el Activo con las existencias que son productos que compramos y aun no hemos vendido.

El Activo y el Pasivo siempre tendrán el mismo saldo. Diariamente hemos hecho las  anotaciones contables que reflejan la actividad económica de la empresa en el libro  diario. Su asiento de apertura o primer apunte coincidirá con el balance de situación de  inicio de actividad y el último asiento o de cierre, seria igual que el balance final de situación. Mientras tanto, cada empresa con la que hemos tenido operaciones tiene una cuenta propia en un nuevo libro que llamamos "mayor", si a final de año ni le debemos ni  nos debe, su cuenta esta cerrada a cero. Si por el contrario nos queda algo por cobrar o pagar, la cuenta queda abierta con saldo deudor o acreedor y se añade al balance, como  vimos anteriormente. Estas cuentas se corresponden con otras de ingresos o gastos que no  se refieren a la empresa con la que se opera sino al producto.

Cada tipo de compra o de venta tiene pues su propia cuenta y por ella veremos por ejemplo  cuanto hemos gastado a lo largo del ejercicio en electricidad, teléfono, gasolina, ... y cuanto hemos ingresado por uno u otro producto.  Estas cuentas no se saldan cuando se  pagan o se cobran como las anteriores sino que conforman el balance de pérdidas y  ganancias que también consta de dos columnas: el debe y el haber, es decir los gastos y  los ingresos. Como en el balance de situación, en este también coincide el total de las  dos columnas, pero es raro que la suma de los ingresos coincida con la de gastos. Si la cosa a ido bien, hemos vendido una cantidad superior a la gastada, entonces tenemos  beneficios que serán justo la diferencia entre una y otra columna. Lo mismo ocurre con  las pérdidas: es la cantidad que se gastó más que se ingresó.  Podemos tener ingresos por  las ventas, subvenciones o intereses a nuestro favor de cuentas en entidades financieras.

Los gastos también pueden serlo por compras, o por intereses o gastos financieros (también puede haber mermas, gastos o ingresos extraordinarios, pero no entraremos en  ello).

Otro gasto son los impuestos que como los gastos financieros tienen importancia a la hora  de calcular el beneficio bruto (ingresos menos gastos), beneficio antes de impuestos (no  restaríamos a los ingresos los gastos del impuesto de (beneficios) sociedades, que es  como la declaración de renta de la empresa. También podemos hablar de beneficios antes de gastos financieros, con lo que nos centraríamos ya en el beneficio neto de la entidad, es decir solo entradas y salidas por la actividad que desarrollamos al margen de impuestos o  prestamos que se entrometen.

Los edificios o las máquinas de la empresa sufren un desgaste por el uso: podemos pensar  que la máquina habrá que sustituirla a los 10 años y el edificio nos durará treinta.

Esto  implica que anualmente la máquina perderá un 10% de su valor y el edificio un 3%. Estos gastos son las amortizaciones que se van acumulando año a año restando valor al activo inmovilizado.