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- Establecer y expresar los fines.
- Determinar día, fecha, hora y lugar
- Nómina y cantidad de empleados
- Invitaciones: texto, diseño, impresión, plazos de envío y medios correspondientes, como ser, correo o mensajería.
- Oradores: temas discursos y su duración, coordinación previa
- Instalaciones especiales: tarimas, estrados, alfombras, iluminación, traducción simultánea, videos, computadoras, proyectores
- Seguridad: vigilancia y su ubicación, coordinación, contactos y teléfonos de referencia internos y externos
- Vehículos: cantidad y números de identificación, estacionamientos, horarios y turnos de los conductores, alquiler por día, hora o semana según el caso.
- Limpieza y aseo: estado de los baños, ascensores y pasillos de circulación, salas de reunión, disponibilidad apropiada de elementos higiénicos, como ser, jabón, papel higiénico, toallas, detergentes, desodorantes de ambiente
- Ornamentación: arreglos florales, plantas y cuadros
- Salud: botiquines y coordinación con servicio móvil de emergencia médica
- Incendios y otras emergencias: presencia y ubicación de los extinguidores, salidas de emergencia, teléfonos de los bomberos, llaves de puertas
- Prensa: acreditaciones e identificadores, o “solaperos”, fotógrafos, atenciones y refrigerios
- Personal auxiliar: azafatas, alcanza-micrófonos, acomodadores, cadetes, atención del guardarropas
- Sonido: micrófonos, parlantes, amplificación, grabación, CD`s.
- Comidas y bebidas: coordinación con servicios de confitería, vajilla, manteles, servilletas, cristalería y cubertería
- Traslados y actos sociales externos: recepción, inscripciones, vehículos, desplazamientos, tours y excursiones.
- Símbolos nacionales e institucionales: grabaciones o ejecuciones orquestales de himnos o canciones alusivas, disponibilidad y ubicación de banderas, escudos, afiches
- Papelería y fotocopiado de apoyo
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