La función de aprovisionamiento se inicia con la petición de materiales al proveedor de acuerdo a los diferentes programas del área de producción y luego proceder a su almacenamiento antes de ser enviados a la planta para el proceso productivo.

Incluye una serie de actividades como son:
1).- Estimación de las necesidades de materiales para cada período.
2).- Tramitación de los pedidos.
3).- Recepción de la mercancía.

La función de aprovisionamiento generará unos costes derivados de estas actividades: sueldos y salarios, consumo de teléfonos, amortizaciones del mobiliario, material de oficina, electricidad, etc.
Departamento de compras

Control del Costo de Materiales
La etapa inicial para la incorporación de las materias primas a los almacenes y a la contabilización, es su pedido y posterior compra. Para efectos de su adquisición deben cumplirse requisitos tales como calidad, oportunidad, precio y fechas de entrega.

Estos materiales cuando ingresan a la empresa requieren de una coordinación de labores y de un conjunto de formas y registros contables que sirvan de instrumento de control en cada una de las etapas de su utilización. Al momento de la adquisición de los materiales debe contarse con los documentos tales como solicitud de compra u órdenes de compra. Es necesario que en registro de control de inventarios se tengan referencias de niveles máximos y mínimos que permitan determinar rápidamente el estado de esos materiales o insumos.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO ADQUISITIVO DE MATERIALES
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Exigencias respecto a la compra de elementos productivos:
1. Que haya un departamento donde se centralicen las adquisiciones.
2. Que los materiales sea adquieran en virtud de especificaciones.
3. Que se requiera de los proveedores el cumplimiento de una serie de requisitos necesarios para la correcta contabilización y liquidación del pago (entrega de la factura junto con la mercadería, adaptación de las entregas a los días y horas de recibo).
4. Que se envíe copia de las órdenes de compra emitidas a los centros que controlarán la recepción y a los que efectuarán los registros contables y la liquidación de los pagos.

Formatos de requisición y orden de compra

FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA

FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA