Si bien es cierto que hay que considerar la privacidad que se le debe tener a los documentos, herramientas, y espacios, que le son confiados a la secretaria, también es absolutamente necesario, de que toda secretaria, mantenga todo su trabajo, recursos, y ambiente, dispuestos de manera accesibles, para el momento, en que la empresa amerite que otro personal se encargue de determinada labor que corresponda al acceso a esa documentación, a esos archivos, a esos espacios, o a esos recursos,  o en caso de que amerite, una suplente en el cargo, una ampliación del personal en esa área, ascensión, remoción o la sustitución de la secretaria, estos recursos, ambientes y documentos puedan estar disponibles, para las personas que  ameriten usarlos, para el cumplimiento de sus funciones.

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