En estos días, el e-mail se ha convertido en una herramienta habitual de las comunicaciones, tanto personales como laborales.

Sin embargo, la redacción y las formas de un correo electrónico no pueden quedar libradas al azar.

El e-mail dice mucho sobre usted, y todo sobre su empresa.

Un documento de e-mail lleno de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos agotará la paciencia del lector y usted perderá su credibilidad. En la lucha por mantener la atención del lector en la pantalla, un e-mail escrito cuidadosamente y libre de errores seguro que saldrá adelante.

Su habilidad para escribir un mensaje claro, conciso, siguiendo el estilo correcto o del antiguo mensaje no electrónico, determinará la efectividad de sus documentos de e-mail.

Planteos previos

Aunque usted considere que el mensaje en sí es la parte más importante del e-mail, hay asuntos preliminares que debe plantearse antes de escribir. ¿Es el e-mail la mejor manera de comunicar esa información? ¿Quiénes serán sus lectores? ¿Debe enviar una copia a alguien más? Las siguientes líneas le ayudará a responder tales cuestiones cada vez que se plantee escribir un mensaje electrónico.

El e-mail y el trabajo

Si la primera vez que usa el e-mail es en el lugar de trabajo, le advertimos que aunque es la comunicación escrita más rápida, está lejos de ser la más segura. Puede intentar enviar un e-mail confidencial a una persona, pero es fácil apretar una tecla equivocada accidentalmente y enviar su mensaje a docenas o a cientos de lectores. Aunque también puede que su mensaje sea inmediatamente enviado sólo a su receptor.
Además, puede ser una buena ocasión para que el Gran Jefe lea por encima de su hombro electrónico.
Acoso sexual y otros pleitos laborales han sido el resultado de e-mails impropios enviados por los trabajadores. Mucha gente trata el e-mail de manera despreocupada, enviando mensajes que no pondría en un papel. Vaya a lo seguro. No escriba a alguien nada que no pueda decirle a la cara. Si su empresa no ha desarrollado una política concreta respecto a los e-mails escritos, ahora es el momento.

¿Cuándo conviene usar el e-mail?

Aunque tenga la intención de usar el e-mail, no cuente con él cuando una llamada de teléfono o un encuentro sea mas apropiado. El e-mail es útil y rápido, pero no siempre es la mejor manera de comunicación. Opte por la llamada telefónica o por el encuentro cara a cara si se da alguna de las siguientes circunstancias:

• Su mensaje es extremadamente importante o confidencial, y no puede arriesgarse cara a la indiscreción. Si no quiere que sus palabras las lea un público al que no le incumbe, no use el e-mail. Simplemente no es seguro.

• Necesita enviar noticias desagradables y no quiere parecer frío e indiferente. Como norma, dé las malas noticias por teléfono o en persona. Esto le da la oportunidad de acompañar su mensaje con expresiones faciales apropiadas, lenguaje corporal e inflexiones de la voz. Por ejemplo, el e-mail sería la manera más efectiva para notificar al departamento de contabilidad que se convoca una reunión obligatoria para todo el personal. Pero el encuentro mismo —no un frío e impersonal e-mail— será el modo apropiado para notificar la reducción de plantilla.

• Hay posibilidades de que su mensaje no se entienda.

• Necesita una respuesta inmediata. El e-mail es la mejor manera de mandar noticias de forma rápida, pero no es necesariamente la mejor ruta para recibir respuestas rápidas. Para una respuesta inmediata, use el teléfono o encuéntrese cara a cara.

Antes de que usted escriba su primera palabra electrónica, piense sobre su mensaje y sobre el lector. Considere factores externos —tales como barreras de lenguaje, diferencias de horario y lectores escondidos—; esto puede afectar al modo en que es recibido su mensaje. Entonces decida si el e-mail es o no el camino que debe seguir.

Haga que su e-mail se entienda en todo el mundo

Usted puede enviar un e-mail a todas partes del continente o alrededor del mundo tan fácilmente como puede comunicarse con un vecino. ¿Está preparado para los desafíos de la comunicación electrónica internacional? Tenga en cuenta los siguientes estándares:

Tanto si usted está enviando un mensaje a familiares de otro país o a asociados de negocios en el extranjero, la comunicación internacional plantea desafíos únicos de lengua, cultura y tiempo. Los escritores de e-mails deben pensar cuidadosamente sobre las necesidades de sus lectores antes de escribir y enviar un mensaje al extranjero.

Cuando componga su mensaje, no suponga que su audiencia va a leer y entender su lengua. Averigüe quién es su lector antes de empezar a escribir. Si es necesario, traduzca su mensaje a la lengua que más entienda su audiencia.

Mantenga su mensaje centrado en el tema y escriba lo estrictamente necesario para aumentar así las posibilidades de ser entendido por lectores internacionales. Si escribe: Nuestra videoconferencia empezará a las 6 p.m. del 3/7/99, por ejemplo, puede tener resultados desastrosos. Los americanos leerán la fecha como 7 de marzo de 1999, los europeos como 3 de julio de 1999. Y los japoneses, que usan el orden año/mes/día, tendrán una gran confusión. Para evitar malas interpretaciones en el e-mail internacional, por lo tanto, asegúrese de escribir las fechas y horas enteras de acuerdo con el reloj militar de 24 horas. «Nuestra videoconferencia empezará a las 6 p.m. del 3/7/99» se convertirá en «Nuestra videoconferencia empezará a las 18.00 del 3 de julio de 1999».

Del mismo modo, las unidades de medida pueden plantear problemas cuando se envía un e-mail al extranjero. Para eliminar confusiones en las medidas métricas, escríbalas seguidas de su equivalente en el país de destino entre paréntesis. Por ejemplo: Pablo corrió 10 kilómetros (4 millas) en una carrera.

Los británicos que hablan inglés difieren culturalmente de los hablantes de inglés de América, Australia y Canadá. En realidad, los norteamericanos de habla inglesa difieren culturalmente entre sí según las partes del país en las que viven y/o tienen diferentes antecedentes étnicos. También difieren culturalmente los hispanos mexicanos del resto de los hispanos y los hablantes franceses del Canadá difieren culturalmente de los franceses. Incluso cuando envíe un e-mail a un empleado a una de las centrales internacionales de su empresa, nunca use acrónimos, jerga técnica, abreviaciones o chistes. Dada la diferencia de lengua y cultura, si lo hace, hay más posibilidades de que se den malentendidos y confusiones. Por lo tanto, sea específico: evite usar términos o referencias a su cultura que puedan no ser familiares para lectores extranjeros.