La distribución del e-mail es diferente a cuando envía el correo tradicional a través de la oficina de correos. Con el correo tradicional, usted simplemente dirige un sobre a un destinatario y después deja caer la carta en el buzón o en la sucursal del correo más cercana. En el e-mail, incluso el acto de dirigir el mensaje conlleva previsiones, puesto que usted tiene la opción de enviar el mismo mensaje a una persona o a todo un grupo entero de lectores.

Un sólo destinatario

Hay dos modos de dirigir un e-mail a destinatarios individuales:

1. Escriba la dirección electrónica del destinatario en la línea de las direcciones cada vez que envíe su mensaje. Ésta es una delicada manera de enviar un e-mail si no lo hace con frecuencia, pero ineficaz cuando se comunica repetidamente con alguien.

2. Use un libro electrónico de direcciones. Casi todos los programas de correo electrónico permiten a los usuarios crear un libro de direcciones con los nombres y direcciones electrónicas de la gente contactada con frecuencia. Simplemente seleccione el nombre en el libro de direcciones electrónicas y el software hace el trabajo de dirigirlo al destinatario.

Varios destinatarios

La mayoría de programas de correo electrónico le permiten enviar sus mensajes «con copias» a varios destinatarios y mensajes «con copias confidenciales» también a varios destinatarios. Generalmente es tan fácil como seleccionar CC o CCC cuando dirija su e-mail.

Para evitar polémica y susceptibilidades, liste los nombres de los destinatarios CC en orden alfabético.

Recuerde, el solo hecho de que sea posible enviar copias y copias confidenciales no quiere decir que sea apropiado en todas las circunstancias. Envíe copias sólo a aquellos que necesiten leer su documento. Los usuarios del e-mail están inundados con correspondencia legítima y con correo basura. Enviar una copia a alguien que realmente no necesite leerla hace perder el tiempo a todos.
Las copias confidenciales suponen un riesgo adicional. Enviar una copia confidencial de un mensaje a la persona equivocada puede provocar una idea desfavorable sobre quien lo escribe, puesto que puede ser percibido como molesto.

Grupos de destinatarios

Muchos programas de correo electrónico le permiten crear y mantener listas de distribución. Si, por ejemplo, usted frecuentemente envía un e-mail a miembros de su equipo de proyecto, puede añadir sus nombres y direcciones electrónicas a una lista llamada equipo de proyecto. Cuando quiera enviar un e-mail al equipo entero, simplemente seleccione el nombre del grupo.