Su programa o su proveedor de correo electrónico tiene un encabezado con los campos que se deben completar antes de enviar el mensaje. Los elementos del encabezado son:

A...: Use esta opción para el destinatario principal de su mensaje.

CC...: Es la abreviatura de con copia, y se usa para enviar varias copias a diversos destinatarios. Ponga la dirección de quienes quiere que reciban una copia de su e-mail en la línea CC.

CCC...: Significa con copia confidencial. Si usted quiere enviar una copia de su e-mail a varios destinatarios sin que ninguno de ellos vea la dirección del resto de destinatarios, ponga las direcciones en la línea CCC.

La opción "Responder"

A veces puede ser más apropiado responder a un mensaje recibido que escribir y enviar uno de nuevo. Contestar un mensaje es tan fácil como hacer clic con el ratón en «Responder». El mensaje original será reenviado con las líneas de A: (receptor) y De: (emisor) cambiadas y el trabajo de mandar ese mensaje estará terminado.

Deje la línea del tema original intacto, aunque su respuesta cambie el tema. Haciendo esto proporciona continuidad al escritor original y a previstos y escondidos lectores que encuentre por el camino.

Añada su respuesta encima o debajo —nunca entre— el mensaje original. Y siempre incluya un saludo y su firma para asegurar que sus comentarios sean identificables; así no importará cuántas veces es respondido y adjuntado su mensaje. Si su programa le permite remitir su respuesta a otros lectores, haga clic en «Responder», escriba la nueva dirección en la correspondiente línea A, CC o CCC y luego haga clic en enviar.

Sepa si su e-mail ha llegado a buen puerto

Suponga que ha escrito un mensaje crucial que debe ser enviado sin falta. Antes de recibir una respuesta del receptor, ¿cómo puede estar seguro de que su mensaje ha sido recibido y leído?

La ruta más rápida y fácil para su tranquilidad es seleccionar la opción «Acuse de recibo» de su pantalla. Cuando el lector abra su mensaje, usted recibirá una notificación automáticamente. Muchos programas de correo electrónico ofrecen esta característica. Sin embargo, hay ciertas incompatibilidades con algunos programas que pueden impedir la notificación.

Asimismo, piense en sus lectores antes de escoger la opción «Acuse de recibo». Algunos lectores pueden tomárselo a mal pensando que usted no confía en que ellos abran sus e-mails.

Mensaje urgente

Muchos programas de correo electrónico le permiten asignar prioridad alta, normal o baja a sus mensajes. Esto no quiere decir que los envíos electrónicos vayan a enviarse con mayor velocidad; la señal de prioridad simplemente ayuda al lector a decidir lo rápido que tiene que ser leído y contestado un mensaje. Use la característica de prioridad de manera consciente. Si cada mensaje que envíe lleva la señal de alta prioridad, los lectores empezarán a no hacer caso del nivel de prioridad que asigne y se cuestionaran la importancia de toda su correspondencia.