Una de las características más atractivas del e-mail es que se puede comunicar con cualquiera que tenga un ordenador equipado. Por otra parte, uno de los problemas más grandes es que una vez que ha mandado el e-mail, usted pierde el control sobre él.

Cuando componga un e-mail, no suponga que su receptor será la única persona que lo lea. Los errores ocurren. Puede apretar la tecla equivocada sin darse cuenta y enviar un mensaje privado a todo un grupo de lectores. O, incluso, quien usted tenía la intención de que fuera su lector puede remitir su mensaje a otros lectores.
Evite problemas y aumente las comunicaciones con todos los lectores —tanto intencionados como escondidos— aplicando las cinco reglas de comunicación de la página siguiente.

Los cinco mandamientos

1. Escriba como si su madre lo fuera a leer. Olvídese del lector predispuesto. Escriba a la mayor audiencia imaginable. Sea concreto, pero escriba su mensaje como si su jefe, los medios de comunicación o su madre lo fueran a leer. Si su mensaje es demasiado personal, confidencial o importante para escribirlo de forma general, reconsidere si el e-mail es el vehículo apropiado.

2. Piense en grandes esquemas. Escriba de manera concreta, incluso técnica si la situación así lo requiere. Pero intente siempre hacer un resumen principal al comienzo del documento. Este resumen principal se elaboro por dos motivos: 1) para que cualquier lector, sin reparar en su formación técnica, entienda su mensaje; y 2) porque el resumen principal está escrito en un lenguaje coloquial y aparece al principio del documento; ello despierta un mayor interés del lector que quizá no quiera trabajar con un lenguaje técnico o complicado.

3. Fíjese en la ortografía, la gramática y la puntuación. Puede estar seguro de que sus lectores se darán cuenta de ello.

4. No use su e-mail para venganzas. Si está molesto por algún motivo o enfadado con alguien, tómese unos minutos para relajarse antes de ponerse a escribir su mensaje. Una vez haya pulsado «Enviar», su e-mail estará en camino en el ciberespacio y seguramente no puede ser recuperado. Si está de mal humor, tómese un respiro de 48 horas antes de volver a escribir o de enviar su e-mail. Como norma, no escriba nada que no se atrevería a decir cara a cara. Y jamás utilice un lenguaje molesto, abusivo u obsceno. Su mensaje podría verse en centenares, miles o incluso millones de pantallas de lectores desconocidos. ¿Acaso quiere que todos esos extraños le clasifiquen como un ser despreciable o irracional?

5. No lo envíe a todo el mundo. Los usuarios de e-mail generalmente se lamentan del correo basura (spam). Respete los otros espacios electrónicos como le gustaría que respetaran el suyo. Envíe su e-mail sólo cuando sea estrictamente necesario a aquellos que necesiten leerlo.