¿Está seguro de haber escrito su email con claridad? ¿No lo está? Entonces, es probable que pierda el partido en el último minuto...

Las claves del e-mail efectivo

Escribir documentos electrónicos no se diferencia mucho de escribir cartas comerciales tradicionales: deben ser claros, concisos e inofensivos para el lector. A pesar de la naturaleza «instantánea» del e-mail, es necesario pasar por un proceso de composición del documento que mantenga la atención del lector.

Frases cortas y simples

Las frases cortas son más fáciles de escribir, leer y entender. Las frases largas, que siempre son difíciles de leer, son especialmente complicadas de leer en la pantalla. Las frases largas ponen a prueba la capacidad que tiene el escritor de utilizar correctamente la gramática y la puntuación. Es más probable que un lector de e-mails que tenga prisa borre un mensaje confuso y lleno de errores, que no que se tome el tiempo de corregir los errores mecánicos del escritor y de descifrar el significado del documento.

Editar su escritura en la pantalla

Las frases largas tienden a enterrar las ideas. Recuerde la pirámide invertida. Utilice justo al principio del documento las frases y párrafos cortos que comuniquen con claridad su mensaje principal. Limite la mayoría de las frases a una idea principal, y reduzca la mayoría de las cartas y Clases a no más de tres puntos principales.

La siguiente frase larga y mal puntuada desafía la capacidad del lector de leer y de entender lo que el escritor está diciendo. ¿Podría culpar al lector por borrar este mensaje de la pantalla?

"Le escribo esta Clase de e-mail para confirmar que el departamento de autopistas comenzará el trabajo de pavimentar la Calle Principal la semana del 1 de mayo, y esperamos completar el trabajo en 30 días, pero es necesario que sea consciente del hecho de que las condiciones atmosféricas afectarán a nuestra capacidad de empezar y terminar con puntualidad, así que si tenemos una primavera especialmente lluviosa y fría, puede que no logremos cumplir la fecha límite del 1 de junio exigida por el Ayuntamiento."

Empiece su proceso de edición subrayando los puntos principales y haciendo un círculo en todas las conjunciones coordinadas innecesarias (y, o, ni, para, pero, así que, sin embargo), comas y palabras. El texto, escrito con propiedad, no debería ser muy distinto del siguiente:

"El departamento de autopistas empezará a pavimentar la Calle Principal la semana del 1 de mayo, completando el trabajo el 1 de junio, fecha límite exigida por el Ayuntamiento, a menos que el mal tiempo lo retrase."

Si usted lo desea, también puede escribir el mismo texto en dos frases cortas:

"El departamento de autopistas empezará a pavimentar la Calle Principal la semana del 1 de mayo. A menos que el mal tiempo nos retrase, completaremos el trabajo dentro de la fecha límite de 30 días exigida por el Ayuntamiento."

¿Palabras con fuerza o de cemento?

Una de las formas más efectivas de desarrollar un estilo de escritura limpio y claro es eliminar todo lo que sobra de sus frases. Hay dos tipos de palabras en el arsenal del escritor:

• Las palabras con fuerza transmiten el significado de sus frases.

• Las palabras de cemento unen las frases creando unidades gramaticales.

Su objetivo es escribir frases que contengan más fuerza que cemento. Las siguientes frases unidas crean un párrafo débil:

"Ésta es la respuesta que he escrito a un cliente que había compartido sus ideas acerca de sus preocupaciones por nuestra política de rendimiento. Se lo envío porque creo que necesitamos desarrollar y poner en práctica un enfoque del servicio más orientado hacia el cliente."

Estas dos frases tienen en total 25 palabras con fuerza y 21 palabras de cemento. Es demasiado cemento. El mensaje principal del escritor, la necesidad de desarrollar y poner en práctica un enfoque del servicio más orientado hacia el cliente, va al final del párrafo. De acuerdo con el formato de la pirámide invertida, el mensaje principal del escritor debería encabezar el párrafo:

"Necesitamos desarrollar y poner en práctica un servicio más orientado hacia el cliente. Como dijo recientemente un cliente preocupado acerca de nuestra política de rendimiento..."

Utilizar la voz activa

Como norma general, los documentos comerciales deberían escribirse en voz activa, no en voz pasiva. Escribir en voz activa le asegurará que las frases electrónicas sean cortas, simples y fáciles de leer.

¿Está seguro que no sabe qué es la voz activa? Simplemente, pregúntese: ¿Quién está haciendo qué a quién? Entonces escriba su frase, centrándose en las tres «q»: quién, qué y a quién.

Considere la siguiente frase pasiva:

"Es posible para los contables que sea dirigida y completada por ellos una auditoría dentro de 30 días."

Análisis

• Los contables son los agentes (quién).
• Dirigir y completar constituye la acción (que).

• Una auditoría es el objeto(a quién)

La frase escrita de nuevo en activa elimina todas las palabras innecesarias y se centra en el agente, la acción y el objeto:

"Los contables pueden dirigir una auditoría dentro de 30 días."

Observe que la frase activa de 10 palabras resulta mucho más corta que la pesada frase pasiva de 19 palabras. Las construcciones en voz activa son siempre más cortas que en pasiva. Si usted escribe en voz activa, inmediatamente sus documentos serán más ajustados y más enérgicos.