A medida que el tránsito de su casilla de correo electrónico vaya aumentando, su bandeja de entrada y de salida empezará a cargarse de mensajes. Si no aprende a tener organizada su oficina electrónica le será difícil encontrar documentos enviados o recibidos justo en el momento que los necesite. Aquí encontrará algunas sugerencias para tener los documentos a mano además de consejos para adjuntar archivos a su correo electrónico y algunos peligros que se deben evitar.

Adjunte documentos a sus mensajes

La mayoría de los mensajes de correo electrónico aparecerán en una sola pantalla y ocuparán un pequeño espacio de la misma. Sin embargo, en algunas ocasiones puede que escriba algún mensaje que sea tan largo que el receptor tenga que desplazarse por la pantalla para poder leerlo. Eso no es necesariamente malo. Algunos temas requieren un poco más de espacio. No obstante, si piensa que su mensaje es ya bastante largo o necesita añadirle una cabecera o algún gráfico, es el momento de adjuntar un documento aparte. La opción de adjuntar, disponible en casi todos los programas de correo electrónico, le permite añadir o adjuntar documentos, creados en un archivo separado. Cuando adjuntamos un documento, el software aumenta las posibilidades del correo electrónico, permitiendo al usuario enviar documentos más extensos y fáciles de entender, incluido el tratamiento de textos, hojas de cálculo y toda clase de gráficos. Sin embargo, antes de adjuntar un documento, deténgase un
momento a considerar si es lo más apropiado.

• No tiene sentido enviar un archivo adjunto si el destinatario no puede abrirlo. Antes de adjuntar el documento al mensaje, recapacite sobre el software que usa su destinatario. Si tiene dudas, envíele un mensaje breve o llámele por teléfono. Ese pequeño esfuerzo previo puede ahorrarle tiempo y frustraciones posteriores.

• En el mensaje de su correo electrónico, describa brevemente el documento adjunto. Pero resista la tentación de entrar en detalles; ésa es precisamente la función del archivo adjunto.

• Utilice esa breve descripción para convencer a su destinatario del interés del documento adjunto. Explique en una o dos frases la naturaleza del documento y por qué el destinatario debe emplear su tiempo en leerlo.

• Antes de adjuntar un documento, pregúntese si es realmente necesario. Si un mensaje breve cumpliese la misma función, no se moleste en adjuntar un archivo.

• Cuando los documentos adjuntos son demasiado largos (bases de datos, gráficos, hojas de cálculo...), le pueden ocasionar problemas. El tiempo y las prestaciones necesarias para transmitir documentos excepcionalmente largos pueden irritar a los administradores de la red de comunicación local y a los proveedores del servicio de Internet. Como alternativa, utilice un programa de compresión y así reducirá el tamaño de los archivos adjuntos. No obstante, asegúrese primero de que el destinatario tiene el programa adecuado para descomprimir el archivo.

Libere la bandeja de entrada

Los mensajes se le amontonarán en su bandeja de entrada a no ser que se organice. La bandeja de entrada es el lugar apropiado para conservar mensajes actuales o relativamente recientes que requieran su inmediata atención. Una vez que pierdan relevancia, bórrelos, imprímalos o guárdelos.

La eliminación de mensajes es la forma más rápida y fácil de limpiar su bandeja de entrada de su correo electrónico. A no ser que la política de su empresa establezca lo contrario, no necesita guardar todos los mensajes que reciba. Si un mensaje no es importante, no precisa una acción o respuesta, o no es más que basura publicitaria, bórrelo.

La impresión de una copia de su mensaje electrónico puede resultar apropiada en las siguientes circunstancias:

• Si piensa que puede necesitar el documento más tarde cuando no tenga acceso a su PC.
• Si su empresa le exige que guarde copias impresas de toda la correspondencia con clientes o proveedores.
• Si quiere compartir un mensaje de correo electrónico con alguna persona que no está en la Red.

Archivo y clasificación de los mensajes recibidos

Para guardar el correo electrónico en su ordenador sin sobrecargar su bandeja de entrada, archívelos en una carpeta.

• La clasificación de archivos en carpetas le permite guardar sus mensajes activos para que usted pueda acceder a ellos cuando crea oportuno.

• El archivo le permite guardar aquellos mensajes antiguos que ya no necesita tener a mano en el ordenador, pero que no quiere eliminar.

El primer método es tan fácil como crear una carpeta nueva para guardar mensajes individuales. Los pasos que hay que seguir dependerán del programa de su correo electrónico, pero probablemente sean más o menos los siguientes:

1. Seleccione el documento que quiera guardar.
2. Seleccione la carpeta en la que quiera guardar el documento.
3. Póngale un nombre a su documento.
4. Haga clic en «Guardar».

Es recomendable llevar a cabo una revisión anual de todos los documentos que tenga guardados en carpetas. Archive aquellos documentos que ya no necesite guardar en su ordenador, pero que no quiera eliminar.

Para archivar un documento, guarde las carpetas o documentos en un disquete y después elimine los archivos de su ordenador. Le resultará todavía más fácil organizarlos si utiliza algún programa de compresión. Guarde los disquetes con los archivos en un sitio seguro, sobre todo si contienen información valiosa.

No olvide hacer una copia de seguridad de sus carpetas con regularidad. Toda la organización del mundo no le servirá de nada si no puede recuperar datos urgentes en caso de emergencia.

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