Las presentaciones digitales son una herramienta indispensable que ayudan a organizar ideas, y reflejar lo puntos principales de la argumentación.

Microsoft PowerPoint, utilizada correctamente posibilita que el interés del público se mantenga alto. A continuación detallaremos una serie de consejos prácticos a la hora de realizar presentaciones para una negociación:

La cantidad de diapositivas es esencial: siempre se busca no superar las 15 diapositivas a la hora de exponer, independientemente del tema tratado. Esto tiene que ver con la capacidad de atención que puede mantener una persona. En el caso de que la exposición necesite de muchos gráficos, puede considerarse una cantidad mayor de diapositivas. No obstante, deberá buscar compensar esa extensión con su agilidad al exponer.

El tiempo: es un elemento que juega un papel esencial; la presentación debe ajustarse a los tiempos establecidos para la negociación. Una presentación eficaz no debería superar los 30 minutos.

Cada diapositiva debe mantener armonía con el conjunto y debe ser vista como parte del todo: debe existir simetría en la cantidad de información de cada segmento o diapositiva y respeto por las líneas generales de la presentación (colores, tipografía, márgenes). Una buena manera de lograr esto es utilizar la regla conocida como 7x7. Se trata de no trabajar hasta un máximo de siete ideas por diapositiva. Cada idea debería poder expresarse en un máximo de siete palabras.

Evite la sobrecarga de información en las diapositivas: lo ideal es presentar títulos e ideas fuertes. Como negociador usted deberá explicarlas verbalmente siendo la pantalla un resumen de lo que expondrá.

No use los tiempos de transición automáticos: Si usted y su presentación no van al mismo ritmo su presentación puede resultar en un caos.

Evite los efectos visuales y sonoros: La experiencia indica que debe evitar esto en tanto no arroje algún beneficio real a su presentación.

Estructura y argumentación: antes de realizar su presentación en el programa conviene bosquejar en papel cómo será su presentación.

Las tipografías que elija para hacer la presentación deben estar en la computadora que se usa en la presentación: si al armar su presentación elije un tipo de letra no convencional, la visualización en otro computadora podría fallar por la deformación del tipo de letra. Tome como tipografías estándar la Arial, Times New Roman, o Verdana. Asimismo, un tamaño adecuado para títulos será de 20 puntos, y para el resto de los puntos con un tamaño 14 o 12 será suficiente.

Testee la presentación: una vez que tenga todas las diapositivas diseñadas, es recomendable que ensaye su presentación.

Traslade su presentación: una vez que tenga la presentación lista, si debe trasladarse a otro lado, lo ideal es llevar más de una copia. Esto ayuda a evitar posibles inconvenientes. Es recomendable que guarde su presentación en un CD o pendrive. Otra opción será enviar el archivo por e-mail.

Comparta su presentación: Antes de empezar la exposición, entregue a cada miembro de la contraparte una copia impresa de la misma así podrán tomar nota de su exposición en cada momento.

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