Powerpoint tiene varios modos tanto de trabajar como de visualizar el contenido de las diapositivas. Existen cinco botones en la esquina inferior e izquierda de la pantalla (también se puede acceder desde el menú Ver) que son los siguientes:



Si sitúas el cursor del mouse sobre alguno de ellos aparecerá la descripción de lo que significa cada botón.
Vista Normal: Es con la que estuvimos trabajando hasta ahora. La pantalla aparece dividida en dos partes, una con el índice de diapositivas y sus lemas y la otra con la diapositiva seleccionada.
Vista diapositiva: sólo podemos ver una diapositiva en pantalla. Es el mejor modo para ajustar los objetos del interior de la diapositiva.
Vista esquema: solo podemos ver los títulos y textos de la diapositiva. Es adecuado para la escritura del contenido en forma de esquema tal y como se hace con Microsoft Word
Vista clasificador de diapositivas: las diapositivas se muestran en miniatura de forma que podamos tener una visión generalizada del contenido completo de la presentación. Recuerda a una hoja de contactos de fotografías y resulta muy útil si se busca una imagen.
Vista página de notas: nos permitirá escribir notas y apuntes que nos pueden ayudar al hacer una presentación en público. En la parte superior observaremos la diapositiva y en la inferior nuestras notas.
Vista presentación con diapositivas: permite observar el resultado final en pantalla completa. Para volver al modo de edición desde esta pantalla podemos Haz clicr el botón derecho del mouse o bien la tecla Esc.
1. Haz clic en el último botón.
En pantalla aparece la primera diapositiva.
2. Haz clic con el botón izquierdo del mouse.
Aparece la segunda diapositiva.
3. Apreta la tecla Esc de tu teclado para finalizar el pase de diapositivas.

Finamente, para trabajar con la máxima precisión, se puede elegir entre las opciones Guías, Reglas y Zoom, a las que se accede también desde el menú Ver.

Guardar la presentación

Una vez que hemos terminado la presentación, podemos guardarla como cualquier archivo con las opciones Guardar o Guardar como... que se encuentran en el menú Archivo.
Las presentaciones se guardarán con la extensión ppt. Hay que tener en cuenta que si se guarda una presentación como una versión anterior es posible que algunos efectos o algunas fuentes de letras desaparezcan al no estar disponibles en versiones antiguas. La versión en que se guardará se elige en la opción Guardar como tipo de la ventana Guardar como.
Para guardar, elige en qué carpeta deseas guardarle, escribe el nombre del Archivo y haz clic en Aceptar (al igual que cuando guardas cualquier otro tipo de archivo).
Para guardar tu presentación en forma más rápida, también puedes utilizar los mismos atajos de teclado que para otros programas del paquete Office.
Aprieta primero la tecla Ctrl y –sin dejar de pulsarla- aprieta la tecla G, y la presentación se guardará automáticamente sin necesidad de utilizar el menú Archivo.

A fin de evitar la dispersión de todos los documentos, puede ser una buena opción crear una carpeta especial para guardar todas sus presentaciones.
Para ello vaya a Archivo / Abrir, haga clic en el botón de Crear nueva carpeta y, a continuación, asígnele un nombre (por ejemplo Mis presentaciones).

Abrir la presentación

Para abrir una presentación existente utilizaremos Archivo / Abrir o bien el botón equivalente en la barra superior de herramientas. También podemos abrirlo si entramos a la carpeta en la que se encuentra almacenado, y hacemos doble clic con el mouse sobre el icono que lo identifica.

Si ha olvidado donde guardó la presentación, Power Point posee una herramienta para ayudarlo a recuperarla:

1- Vaya a Archivo / Abrir.
2- En la barra superior de la ventana, despliegue el menú Herramientas y haga clic en el botón Buscar.
3- En la ventana abierta, busque el campo Valor y escriba el nombre de la presentación que desea buscar.
4- Elija la opción Buscar en subcarpetas.
5- Haga clic en Buscar ahora.