Preparación: cómo lograr para que su presentación sea realmente eficaz... y que su audiencia preste atención a lo que usted dice.

Dar un discurso no es tan terrible, si se siguen ciertas ideas básicas para facilitárnoslo.
Y lo mismo se puede decir de otra experiencia íntimamente relacionada y que también puede producir temores e inseguridades, amén de un ataque de angustia cuando las palabras simplemente se niegan a aparecer: escribir un discurso.

Antes que nada, pregúntese ¿es realmente necesaria la presentación?

A veces uno se pasa semanas preparando una presentación que finalmente durará dos horas como máximo.
Pero luego esas dos horas se vuelven tediosas, ya sea por exceso de detalles, preguntas a los oradores al no entender algo que se dijo, discusiones banales sobre puntos insignificantes, etc.
Cuando en realidad la información básica y principal se reduce a 4 o 5 hojas y no debería durar más de 20 minutos de exposición.

Entonces, la pregunta que nos hacemos es ¿vale la pena dedicarle tanto tiempo a la presentación cuando realmente no lo necesita?
Más aún, ¿vale la pena hacer una presentación?

Suele pasar que se hace una presentación solo por el mero hecho de que “queda bien” hacerla. Pero no siempre es recomendable este recurso para presentar un producto nuevo o alguna resolución tomada por la empresa. A veces con sólo un memorándum alcanza y sobra, para comunicar a los empleados o futuros clientes el nuevo producto.

Por eso la pregunta que debemos hacernos es ¿es necesario hacer una presentación para lograr el objetivo?

Las preguntas básicas

Para llegar a una respuesta algunas preguntas básicas deben ser respondidas con anterioridad:

- ¿Hace falta que la gente pregunte para saber a fondo de qué se trata el tema a presentar?
- ¿Existe alguna demostración práctica en la presentación que ejemplifique lo dicho?
- ¿Se necesita armar un debate para discutir sobre lo tratado?
- ¿Esa presentación está armada especialmente para vender un producto o para insertarse en un mercado nuevo?

Una vez respondidas todas estas preguntas, usted se dará cuenta si en realidad es necesaria una exposición oral. En algunos casos es mejor obviarla, porque requiere un gasto significativo de tiempo tanto por parte del orador como de los directivos de la empresa que querrán saber detalles de la misma.