Pero si su respuesta es afirmativa, y la única manera de dar a conocer ese nuevo producto o esa nueva medida es a través de una presentación, lo mejor es seguir los siguientes pasos:

1- Establecer los objetivos

Lo primordial es establecer los objetivos principales que usted quiere conseguir con su presentación.

a) En primer lugar, tiene que establecer cuál es el objetivo principal de la presentación.

Los grandes oradores establecen dos preguntas básicas:

¿Qué quiero conseguir con esto?
¿Cómo se comportará la audiencia si consigo los objetivos deseados?.

Por ejemplo:
- ”Conseguir que la mayor cantidad posible de asistentes termine contratando mis servicios profesionales”, o
- “Convencer al departamento de marketing de iniciar una campaña publicitaria por Internet”

b) A continuación, precise qué es exactamente lo que quiere conseguir con la presentación.

Se trata de establecer el propósito de la presentación.
Este propósito la mayoría de las veces será impuesto por algún superior o por el contexto en que esa presentación debe hacerse.
Por ejemplo, si su jefe le pide que le explique a unos futuros clientes el desarrollo de la empresa y la manera de producir todos sus productos, y usted lo explica con lujo de detalles sin saber que previamente su jefe y esos clientes habían recorrido las instalaciones y ya se habían enterado del funcionamiento de la empresa, lo más probable es que al explicarles todo de nuevo no presten atención a lo que usted dijo.

Por eso lo más conveniente es tener un conocimiento previo y preciso de lo que va a presentar. Usted debe recabar información (¡no se embarque antes de tener conocimientos sólidos sobre el tema de la misma!) acerca de lo que va a tratar, y a partir de ahí establecer el propósito de su presentación.

El propósito, puede ser, por ejemplo:

• Saber el punto de vista de la gente (si es dentro de la compañía: que opinan los empleados sobre las nuevas medidas; si se presenta un producto: qué opina la gente acerca de este lanzamiento).
• Dar a conocer lo que realmente se está presentando y que quede una idea clara y acabada de esto.
• Vender (si se trata de un producto nuevo), o convencer a las personas para que acaten la medida aunque no lo deseen.
• Dar información y ejemplos para transmitir un progreso o concientizar a la gente sobre algo.
• Dar a conocer un problema para lograr su solución en conjunto o para minimizarlo.

c) A continuación, infórmese sobre quienes asistirán a la presentación.

Luego de establecer el propósito, lo que debe hacer es concentrarse en la audiencia a la que su presentación va dirigida. Porque esta puede constar desde un solo empleado al que debe enseñarle las nuevas tareas, hasta altos directivos de la compañía o nuevos clientes.

Uno de los aspectos importantes es establecer y conocer previamente a la/s personas a las que se va a dirigir, obtener la mayor información posible sobre lo que ya saben y lo que no de su presentación.

Al comenzar a delinear una presentación también debe tener en cuenta con quién va a tratar. Hay personas a las que le gustan que se ahonde en detalles, mientras otras prefieren la información general.
Por ejemplo, si usted debe indicarle a un empleado nuevo lo que tiene que hacer, lo más probable es que usted tenga que explicárselo detalladamente para que no cometa errores en su trabajo.
Si, en cambio, usted se dirige a una audiencia de altos directivos que quieren saber cómo va ir la empresa de acá a cinco años, éstos querrán tener una idea más general para luego ir a los detalles específicos.

Lo primero es asegurarse bien a quién se va a dirigir, pero si usted no está seguro todavía sobre el enfoque que le dará a su presentación, entonces lo más razonable es empezar con algunos detalles para llevar a una idea más general de lo que usted quiere decir.

También es importante que entre detalle y detalle deje un espacio para que la gente pueda formularle preguntas sobre lo que usted acaba de decir. De esa manera logrará que su relato no sea tan tedioso y que la audiencia se interese en lo que está diciendo.

Y ahora, pregúntese: ¿cuáles son las necesidades de su audiencia? ¿y las suyas al realizar la presentación?

d) A continuación, debe tener en cuenta es la necesidad. Todas las presentaciones además de tener sus razones, también tienen sus necesidades. Las preguntas que usted debe formularse para saber las necesidades de su presentación son, por ejemplo:

¿Se necesita que usted dé indicios detallados sobre lo que va a decir o simplemente debe ir a los aspectos generales?
¿ Se trata de una presentación sobre aspectos rutinarios o es una posibilidad que usted tiene para lucirse y lograr un ascenso?
¿Se siente capaz de tratar ese tema o debe acumular mucha información para lograr familiarizarse con el mismo?

Una vez definidas sus necesidades acerca de la presentación, usted podrá lograr ser más efectivo en lo que diga y dar justo en la tecla de lo que quieren escuchar de usted.

e) Establecer las necesidades materiales de la presentación.

Para esto usted tiene que estar seguro de contar con todos los recursos que la empresa le pueda brindar y tenerlos disponibles en el momento que los precise.
Por ejemplo: si usted necesita que algunos empleados se queden horas extras para ayudarlo con su presentación es necesario asegurarse que le paguen ese tiempo extra; tendrá que contar con recursos materiales como videos, gráficos, etc. para hacer de su presentación algo más ilustrativo; etc.
Debe cerciorarse que los directivos de su empresa le brinden la máxima ayuda posible y tiempo disponible para armar una buena presentación y no resolver todo a última hora.

f) Una vez resuelto todo esto lo principal ahora es que la presentación sea lo más clara posible. Todo el mundo debe entender lo que usted dijo, lo que espera de acá en más acerca de lo que dijo, y poder tener interactividad con el público para despejar dudas.

Ahora sí, es momento de precisar: ¿Qué diré en la presentación?

Una vez que tenga en claro a quién va dirigida la presentación y el porqué de la misma, el siguiente paso es el de la información.
De ahora en más usted tiene que definir qué información deberá incluir y cual obviar de su presentación, para que ésta sea más efectiva. Si usted brinda poca información su audiencia estará decepcionada y será una pérdida de tiempo para todos.
También en el caso contrario, si la información es excesiva al otro día la gente se olvidará de la mitad de su discurso, y por lo tanto también será una pérdida de tiempo.

Esto está muy ligado al punto anterior, o sea que cuanto más claros tenga sus objetivos y sus necesidades mejor sabrá qué información debe incluir en su presentación.