A veces uno se la pasa semanas preparando una presentación que finalmente durará dos horas como máximo. Pero esas dos horas mayormente se vuelven tediosas, ya sea por exceso de detalles, preguntas a los oradores al no entender algo que se dijo, discusiones banales sobre puntos insignificantes, etc. Cuando en realidad la información básica y principal se reduce a 4 o 5 hojas que no pueden durar más de 20 minutos de exposición. Entonces la pregunta que nos hacemos es ¿vale la pena dedicarle tanto tiempo a la presentación cuando realmente no lo necesita? ¿Vale la pena hacer una presentación?

Suele pasar que se hace una presentación solo por el mero hecho de que “queda bien” hacerla. Pero no siempre es recomendable este modo para presentar un producto nuevo o alguna resolución tomada por la empresa. A veces con sólo un memorándum alcanza y sobra, para comunicar a los empleados o futuros clientes del nuevo producto.
Por eso la pregunta que debemos hacernos es ¿es necesario hacer una presentación para lograr el objetivo?

Para llegar a una respuesta algunas preguntas básicas deben ser respondidas con anterioridad:

¿Hace falta que la gente pregunte para saber a fondo de que se trata el tema a presentar?
¿Existe alguna demostración práctica en la presentación que ejemplifique lo dicho?
¿Se necesita armar un debate para discutir sobre lo tratado?
¿Esa presentación está armada especialmente para vender un producto o para insertarse en un mercado nuevo?

Entonces una vez respondidas todas estas preguntas usted se dará cuenta si en realidad es necesaria una exposición oral. En algunos casos es mejor obviarla. Porque requiere un gasto significante de tiempo tanto para el orador como para los directivos de la empresa que querrán saber detalles de la misma.

Pero si su respuesta es afirmativa, y la única manera de dar a conocer ese nuevo producto o esa nueva medida es a través de una presentación lo mejor es tener en cuenta varios pasos:

Lo primordial es establecer los objetivos principales que usted quiere conseguir con su presentación:

• Saber el punto de vista de la gente(si es dentro de la compañía: que opinan los empleados con las nuevas medidas; si se presenta un producto: qué opina la gente acerca de este lanzamiento).
• Dar a conocer lo que realmente se está presentando y que quede una idea clara y acabada de esto.
• Vender(si se trata de un producto nuevo) y convencer a las personas para que acaten la medida aunque no lo deseen.
• Dar mucha información y ejemplos para transmitir un progreso o concienciar a la gente de algo.
• Dar a conocer un problema para lograr su solución en conjunto o para minimizarlo.

Para esto usted tiene que estar seguro de contar con todos los recursos que la empresa le pueda brindar y tenerlos disponibles en el momento que los precise, por ejemplo si usted necesita que algunos empleados se queden horas extras para ayudarlo con su presentación es necesario asegurarse que le paguen ese tiempo extra, contar con recursos materiales como videos, gráficos, etc. para hacer de su presentación algo más ilustrativo. Debe cerciorarse de que los directivos de su empresa le brinden la máxima ayuda posible y tiempo disponible para armar una buena presentación y no resolver todo a última hora.
Una vez resuelto todo esto lo principal ahora es que la presentación sea lo más clara posible. Todo el mundo debe entender lo que usted dijo, lo que espera de acá en más acerca de lo que dijo, poder tener una interactividad con el público para despejar dudas.