Objetivo: Transmitir a los participantes los conocimientos indispensables para acometer la elaboración, puesta en práctica y actualización sistemática del Manual de Organización y Regulaciones Internas (Manual) de cualquier entidad.

Destino:

•  Personas que se dedican a la actividad de normalización empresarial

•  Directivos de pequeñas y medianas empresas que lo elaboran personalmente con reducidos recursos.

Util:

•  Directivos interesados en ampliar sus conocimientos acerca de la utilización del Manual como herramienta de dirección y control.

•  Interesados en el tema que no se dedican profesionalmente a la actividad.

Resumen: A través de sus 28 clases se resumen los aspectos fundamentales asociados a la actividad de creación y modificación de regulaciones propias de una organización, destinadas a preservar y enriquecer en el transcurso del tiempo el «know how empresarial», así como regularizar el desarrollo de las actividades de la misma, las que pueden agruparse en las siguientes cuatro categorías:

•  Aspectos Generales: se presenta la importancia y principios que deben utilizarse para la elaboración del Manual, así como la estrategia a seguir en un Dpto. de Sistemas y Organización.

•  Contenidos imprescindibles: se describen los 17 temas que como mínimo debe abordar el Manual, conjuntamente con los contenidos que abarca cada uno de sus divisiones internas.

•  Documentos que componen el Manual: se analizan los tipos de documentos que debe contener el Manual y su destino, así como las características de formato y contenido de cada uno de ellos.

•  Procesos asociados a la creación y actualización del Manual: contiene la descripción y algoritmos fundamentales de los procesos requeridos para la creación y actualización del Manual.

Bibliografía utilizada

•  Berge, C.:« Graphes et hypergraphes »; Editorial Dunod; París; 1973.

•  Castro, M.; Cardet, L.: «Sobre la elaboración y presentación de ponencias a eventos científicos-técnicos de Economía»; Economía y Desarrollo; # 1; Cuba; 1989.

•  Castro, M.; Ruges, M.: «Sobre la metodología de la investigación económica»; Editorial Ciencias Sociales, Cuba, 1982.

•  Comes, P.: «Guía para la redacción y presentación científicos, informes técnicos y tesinas».

•  Jackson, M.A.:«Principles of Program Design»; Academic Press; New York ; 1975.

•  Krawchik, E.: «Líderes del Tercer Milenio»; Clarín y MERCADO, 2002.

•  Martín, G.:«Curso de Redacción»; Editorial Pueblo y Educación; Cuba; 1975.

•  Martínez, M: «ISO 14000.»; www.monografias.com ; 2001.

•  Mesa, J.: «La capacitación como herramienta del desarrollo de los Recursos Humamos en la empresa: consideraciones básicas », deGerencia.com, mar/ 2005 .

•  Mesa, J.: « El Modelo Zener: un enfoque sistémico de la capacitación de los Recursos Humanos en la empresa, https://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/
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•  Mesa, J.; del Busto, J. L.: «El registro de Incidencias Operacionales como parte del Sistema de Inteligencia Empresarial », deGerencia.com, feb/ 2005.

•  Mesa, J.; López, F.: «Características del Manual de Organización y Regulaciones internas y procedimientos para su confección y empleo», https://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs
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•  Mesa, J.; López, F.: «El Manual de Regulaciones Internas como herramienta en los negocios», Revista ValorFog, ago/2003.

•  Mesa, J.; López, F.:«Planificación y organización de actividades de intercambio profesional en las entidades»,
https://www.monografias.com/trabajos19 /eventos/eventos.shtml .

•  Mesa, J., López, F.; Díaz, R.: «Términos y definiciones», aceptado para publicar en el portal monografías.com

•  Mesa, J.; López, F.; Iduate, L.: « Estrategia de creación y desarrollo de un Dpto. de Normas, Procedimientos y Organización », Revista Partida Doble, #130, pp:40-7, feb/2002, Madrid, España.

•  Mesa, J.; Rivas, C.: « Auditoría a Distancia » , Cifras, pp:5-8, #3, año I/2000.

•  Mesa, J.; Rivas, C.:«Auditoría a Distancia», Revista Auditoría Pública, # 25, pp:76-82, sep-dic/2001,Navarra, España.

•  Mesa, J.; Rivas, C.: «D iagramas de flujos » , https://www.elprisma.com , mar/2004.

•  Peña, J.; Martínez, Y.; Mesa, J.: «Requerimientos de un Sistema de Inteligencia Empresarial », https://www.gestiopolis.com/canales5/ger/requesis.htm ; ago/2005.

•  National Computing Centre Ltd.:«Manual de Normas de documentación».; Gran Bretaña; 1980.

•  NC-ISO 9000-2000:«Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario»; Instituto Cubano de Normalización; Cuba; 2000.

•  NC-ISO 9001:2001:«Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos»; Instituto Cubano de Normalización; Cuba; 2000.

•  NC-ISO 9004:«Sistema de Gestión de la Calidad - Directrices para la mejora del desempeño»; Instituto Cubano de Normalización; Cuba; 2000.

•  Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios.

El Manual de Regulaciones Internas: Generalidades

En el caso de las organizaciones, la documentación contribuye a realzar la capacidad de éstas de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo que se aplican a todos sus tipos, forman parte de la política estratégica y su diseño abarca condiciones geográficas, culturales y sociales diversas, brindando cobertura total a todas las áreas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacíos que constituyan una oportunidad para los competidores.

En términos prácticos, el empleo de un sistema de regulaciones que abarque todas las categorías antes mencionadas beneficia a toda la empresa, debido a que:

•  Legalmente contribuye a evitar la imposición de multas y sanciones; demandas y costos judiciales al reducir los riesgos de incumplimiento de la legislación vigente; ordena y facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales exigidas por ésta.

•  Contribuye a realizar un empleo más eficiente de los recursos financieros y humanos, con lo cual se reducen los costos.

•  Incrementa la confianza de los clientes y proveedores, con lo cual se facilita el aumento de la cuota de mercado y el incremento de los márgenes comerciales, al mejorar la imagen comercial de la entidad.

No obstante, es importante señalar que la documentación no debe ser un fin en si misma, sino una actividad que añada valor, por tanto para obtener los beneficios antes señalados es necesario que cumpla con un conjunto de requisitos tales como: lenguaje claro, preciso y sin ambigüedades; debe estar disponible donde se utilice; mantenerse actualizada; disponer de un sistema de niveles de acceso que se encuentre en correspondencia con las necesidades del desempeño de los miembros; conservación de los originales durante el periodo establecido reproducción controlada; cuando se requiere de la introducción de datos estos deben claros, legibles, indelebles y incorporados cuando se ejecuta la acción; las enmiendas deben acompañarse de la fecha, firmarse y justificarse, así como mantener el dato original objeto de modificación;.y dejar trazas que permitan reconstruir el pasado.

Cuando se trata de documentos en soporte electrónico, muy común en la actualidad atendiendo al acelerado desarrollo de las técnicas informáticas y su introducción en la práctica diaria, a las características antes señaladas deben adicionarse el chaqueo sistemático de las operaciones de entrada de datos; registro de todos los cambios, modificaciones y destrucciones realizadas; conservación de copias, sistema de validación de empleados y codificación adecuada.

Otro aspecto relacionado con la Regulaciones Internas , es su carácter dinámico, que pone de manifiesto en la experiencia obtenida durante puesta en práctica o a causa de cambios en el modo llevar a cabo las operaciones o debido a la introducción de nuevas tecnologías o modificaciones de cualquier tipo en la entidad.

Lo antes señalado evidencia que las regulaciones internas puede quedar obsoletas o requerir de modificaciones, para garantizar el adecuado desempeño de la organización en la nuevas condiciones imperantes, como resultado de lo cual con el de cursar del tiempo puede resultar conveniente sustituir una o varias regulaciones existentes por una totalmente nueva u otra que recoja todas las modificaciones aprobadas vigentes.