Manual de organización y regulaciones internas - enplenitud.com  

Manual de organización y regulaciones internas

Principios para la elaboración del Manual de Organización y Regulaciones Internas
 
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Como se ha expresado, las Regulaciones Internas tienen entre sus objetivos el de facilitar el adecuado desempeño de la entidad cumpliendo con los Principios de Control Interno y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Para alcanzar este objetivo, la elaboración del Manual debe cumplir, como mínimo, con los principios siguientes:

- Sustituir el enfoque de un «Manual de Normas y Procedimientos» por el de «Manual de Organización y Regulaciones Internas», que integra en un único sistema todos los tipos de Regulaciones así como el análisis de la estructura y funciones de la entidad, lo que facilita la coherencia de éste en su conjunto y contribuye, lo que contribuye a disminuir el tiempo de detección de fallas organizacionales.

- Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, pero con una redacción que no conduzca a interpretaciones ambiguas y una forma de presentación que garantice la rápida comprensión por parte de todos los destinatarios.

- No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con las regulaciones de carácter estatal o internacional vigentes, lo que demanda de la existencia de un supervisor a nivel de la entidad que se encargue de velar por el cumplimiento de este aspecto.

- Definir claramente el destino de cada uno de los tipos de regulaciones autorizadas.

- Permitir el acceso a la información disponible de forma rápida, lo cual se puede obtener mediante una adecuada división del Manual en Subsistemas, donde se agrupen las regulaciones asociadas a un tema o aspecto específico.

- Garantizar el sistemático y pleno acceso de todos los miembros de la organización a esta información.

- Establecer el formato y alcance de cada tipo de regulación utilizada en el Manual.

- Definir los procesos asociados a la actualización y preservación del Manual.

- Evitar, siempre que sea posible la recursividad, entendida como la utilización en el texto de reiteradas referencias a otros documentos. Si es necesario, se deben incorporar en el nuevo documento lo ya aprobado, siempre que se logre un adecuado balance que garantice que la nueva regulación constituya el centro y no se convierta en una recopilación de aspectos regulados vigentes.

- El Manual debe constituir una herramienta de capacitación de la empresa, por lo cual debe ser didáctico. Para alcanzar este objetivo puede establecerse en los diferentes tipos de regulaciones una sección de definiciones, que recoja el significado de los términos utilizados, así como una de Aspectos Generales donde se describan brevemente los fundamentos teóricos que sustentan el objeto de regulación abordado en el documento, de manera que despierte el interés por su lectura. Adicionalmente, la norma cero de cada subsistema estará destinada exclusivamente a presentar los fundamentos y las propuestas más recientes en la literatura especial y su elaboración o no para cada subsistema es opcional.

- Siempre que sea posible utilizar esquemas tales como diagramas de flujo, árboles de decisión, etc., ya que facilitan la interpretación de lo regulado al mismo tiempo que permite identificar a través de una simple inspección inconsistencias en la propuesta. El empleo de esta herramienta puede requerir de un entrenamiento previo de todo el personal a nivel de la organización, no obstante lo cual las ventajas de su empleo compensan ampliamente este esfuerzo inicial.

 
 
 
 
   
 
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