La comunicación empresarial efectiva puede ser definida como un proceso bien
organizado y planeado para
compartir ideas, propuestas, información, datos y/o
informes dentro de una organización o fuera de ella, para lograr un objetivo
predeterminado. En otras palabras, es el flujo de mensajes que existe dentro de
una empresa entre sus empleados y también con sus clientes, proveedores, etc.,
para asegurar un buen funcionamiento.
¿Por qué es necesaria una buena comunicación empresarial?
Muchos de nosotros nos hemos enfrentado a una situación en la que nuestros
familiares y amigos aplauden y festejan nuestras ideas, pero no pueden
ofrecerlas efectivamente en una empresa u organización profesional.
Los demás
simplemente no parecen tan entusiastas ni seguros de esta idea como uno mismo.
No alcanza con diseñar una propuesta para un negocio brillante en nuestra mente,
sino también poder expresarla con palabras o por escrito de manera tal que pueda
convencer a la gente de que es apropiada.
El propósito
Los propósitos de transmitir la información de manera efectiva se resumen a
continuación:
Para poder expresar los propios pensamientos mejor, para que sea bien
considerado por los demás.
Para poder crear una relación positiva con sus colegas y con las autoridades
para dar una buena impresión.
Para mejorar la comunicación con sus subordinados, y poder motivarlos y
orientarlos para lograr un máximo rendimiento
Para mantener buenas relaciones con los proveedores, vendedores, financistas,
etc. que pueden llegar a resultar ventajosas en el futuro
Para llegar a los clientes de manera efectiva.
Los tipos de comunicación empresarial:
Antes de lograr que sus habilidades de comunicación mejoren, usted debe saber
que los tipos son los siguientes:
1. Comunicación interna
La comunicación dentro de la misma
estructura organizativa de una empresa
corporativa se denomina comunicación interna. Es un factor que no puede
descuidarse si usted desea asegurarse el éxito de su negocio.
Modos para desarrollarla:
a) En papel: Memos internos, boletines, folletos o revistas pueden utilizarse de
acuerdo a las necesidades de su negocio.
b) Electrónico: presentaciones de PowerPoint, video-conferencias, teléfono,
fax, correo electrónico e incluso chats de Internet pueden ser utilizados para
comunicarse dentro de una empresa.
c) Comunicación personal: reuniones periódicas, conferencias, sesiones de
intercambio de ideas e incluso charlas informales pueden ser consideradas como
herramientas efectivas de comunicación dentro de su lugar de trabajo.
Pueden clasificarse en tres categorías:
Comunicación ascendente: la comunicación que se da dentro de la organización que
fluye desde una jerarquía inferior hacia una superior. Cuando los subordinados
le pasan información a sus superiores es un claro ejemplo de comunicación
ascendente.
Comunicación descendente: la comunicación que fluye desde una jerarquía superior
hacia una inferior. Un jefe compartiendo información con sus subordinados es un
claro ejemplo de comunicación descendente.
Comunicación horizontal: es la comunicación que se da dentro de un grupo de
personas de la misma jerarquía, como por ejemplo, entre empleados del mismo
rango.
2. Comunicación externa
El intercambio de información que se da con gente ajena a la organización puede
ser denominado como comunicación externa. Incluye la transmisión de mensajes a
los clientes, inversores, o hacia cualquier otra organización, que esté directa
o indirectamente relacionada con el rendimiento de su empresa.
Modos para desarrollarla:
Publicidad: la publicidad es una forma muy eficiente de comunicarse con los
clientes de la empresa. Puede desarrollarse en muchas maneras (volantes,
anuncios en televisión o radio, etc.) y se utiliza para transmitirle mensajes a
los clientes/usuarios.
Hacer publicidad de sus productos o servicios le ayudará
a mantener a sus clientes actuales, y también le dará la oportunidad de atraer
nuevos clientes.
Sitio web oficial: tener un sitio web oficial se ha convertido en una obligación
para los negocios que transmiten información sobre acontecimientos de la
actualidad, historia, detalles de contacto y otros datos vitales para la gente
en general.
Comunicados de prensa y entrevistas: los medios de comunicación juegan un papel
importante en la proyección de imagen que una empresa genera en el público. Las
empresas pueden aprovechar los medios de comunicación para hacer anuncios
importantes y para compartir el crecimiento del negocio para incrementar su
popularidad.
Algunas habilidades y técnicas requeridas para la comunicación empresarial
Para que un negocio funcione con éxito y pueda mantener su crecimiento, es
importante hacer hincapié en la forma en que se comunica con sus clientes, tanto
como en la comunicación interna. Algunas de las habilidades necesarias para
poder llevar a cabo una efectiva comunicación de las ideas de su negocio son:
Conocer a los clientes potenciales: este es el primer paso para llevar a cabo
una buena comunicación en su entorno empresarial. Para esto debe tener en cuenta
que la información, el modo, el tono y el lenguaje en que se la comunica varía
dependiendo de a quién esté destinada.
Escuchar: es importante entender que la comunicación es un proceso
bidireccional, que requiere no sólo hablar sino también escuchar las ideas, los
pensamientos y las preguntas de los demás, que pueden ayudarle a mejorar su
empresa.
Gestión del tiempo: en el mundo moderno, el tiempo es el bien más preciado, y
una vez perdido ya no se puede recuperar, por lo que tiene que respetar el
tiempo de los demás, dando y recibiendo la información útil de manera efectiva
dentro del tiempo estipulado.
Preparación: usted debe conocer a sus clientes potenciales y asegurarse de estar
preparado para tener una reunión de negocios con su cliente, y dejar una
impresión positiva en sus oyentes.
Innovación: es recomendable probar diferentes formatos y maneras innovadoras de
comunicarse con sus clientes o subordinados, para mantenerlos entusiasmados.
Investigación efectiva: antes de una reunión importante o una presentación es
absolutamente necesario comprobar los hechos, las cifras, las estadísticas y
otros datos de los que se vaya a hablar, y mantenerse actualizado sobre las
tendencias y los informes actuales.
Respuesta: es importante brindar una respuesta rápida y efectiva a los problemas
y las quejas que presenten sus clientes o inversores, y atender a sus
necesidades con eficacia y a tiempo.
Consejos breves para mejorar la comunicación de negocios
Éstos son algunos consejos que seguramente le ayudarán a comunicarse mejor en el
ámbito profesional.
Esté bien informado sobre el lugar y la hora de sus reuniones de negocios y
compruebe el cronograma de nuevo antes del evento principal.
Tenga confianza en usted mismo al dirigirse a los oyentes. Para que ellos tengan
fe en sus ideas, usted debe tenerla también y presentarlas sin dudas ni
confusiones.
Sea conciso y preciso durante la comunicación, porque nadie tiene la paciencia
para leer 100 hojas de información que podrían haber sido explicadas en 30.
Evite utilizar lenguaje específico, ya que esto dificulta el flujo de la
comunicación entre las personas que no tienen conocimiento de los términos
concretos y típicos de esa área.
Sea cortés si debe enfrentarse a preguntas o interrupciones, y evite responder
con gestos groseros o enojados, que podrían incomodar a sus interlocutores.
Haga contacto visual con sus oyentes y procure que se sientan cómodos, para que
le presten mayor atención.
Use ejemplos de la vida real y experiencias personales para que los oyentes
puedan relacionarse con sus ideas y pensamientos de mejor manera.
Cuando la comunicación sea por escrito, asegúrese de que el material escrito
esté libre de errores de ortografía, gramática, puntuación, etc. Exprésese de
manera clara y que resulte fácil de leer.
Y, por último, exprésese de manera sencilla y profesional, en cualquier forma de
comunicación ya sea con los clientes, entidades financieras, etc.
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